Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.

Reto de negocio

Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd., como proveedor de soluciones de cadena de suministro en expansión, quería asegurarse de disponer de un sistema para gestionar sus requisitos de elaboración de presupuestos, previsiones e informes de gestión

Transformación

Goodpack optó por Planning Analytics con tecnología TM1 debido a sus funciones de reescritura y su potente complemento de Excel, que la empresa utiliza para generar informes estándar.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Informes de gestión manual

Con sede en Singapur, Goodpack ofrece soluciones de cadena de suministro eficientes e integradas a través de una red de depósitos globales estratégicamente ubicados y flotas de contenedores inteligentes y retornables patentados, conocidos como grandes recipientes a granel (IBC, por sus siglas en inglés). Los IBC se utilizan en industrias diversas, como el caucho, la industria alimentaria, los componentes, los productos químicos y los bienes de consumo.

En julio de 2018, se incorporó un nuevo CFO a la empresa, Alexander Tan. Este percibió que aunque Goodpack era capaz de elaborar informes financieros legales con su solución actual SAP Business Planning and Consolidation (BPC), el sistema no era apropiado para la elaboración de informes financieros de gestión. Además, para acabar de agravar el problema, a la compañía le estaba costando mucho preparar el presupuesto de su próximo año fiscal.

Para señalar la diferencia crucial entre los informes financieros legales y de gestión, Marcus Dietrich, consultor principal de PMsquare, Business Partner de IBM, afirma: "Las empresas se dirigen en función de los objetivos de gestión y los informes de gestión".

Goodpack se encontraba ante el reto de transformar sus informes legales en informes de gestión. "Lo estábamos haciendo en Excel. Lo único que conseguíamos eran errores y gastar tiempo", indica Tan.

Goodpack necesitaba atender los requisitos de preparación de los presupuestos y los informes de gestión del equipo de finanzas, lo que significaba que la empresa tendría que automatizar el proceso y, al mismo tiempo, lograr la flexibilidad necesaria para los ajustes de costes y de ingresos internos.

Descripción de la transformación

Elaboración conjunta de previsiones e informes

La preparación del presupuesto financiero del próximo año se avecinaba extensa y con dificultades para transferir los informes legales a informes financieros de gestión, así que Goodpack necesitaba una solución, y rápido.

En septiembre de 2018, Tan comenzó a buscar soluciones de gestión del rendimiento. Tras sopesar muchas soluciones competitivas, incluida la tecnología de Anaplan, el CFO optó por el software Planning Analytics basado en tecnología TM1. Desde su anterior cargo, Tan ya estaba familiarizado y satisfecho con las prestaciones de la solución de planificación con IA integrada. Seleccionó el software Planning Analytics porque "cubría nuestras necesidades de elaboración de informes financieros de gestión, así como los requisitos de elaboración de presupuestos y previsiones, en una sola solución".

Tan optó por la opción de nube porque permitía desplegar la solución más rápido que la opción local. La nube también permitía al equipo de TI de Goodpack evitar asumir responsabilidades adicionales en cuanto a la infraestructura de aplicaciones.

Una vez seleccionado el software de Planning Analytics, Goodpack recurrió a PMsquare, Business Partner de IBM, para que le ayudase a desarrollar su modelo de informes de gestión financiera.

"Todo fue muy de prisa, pero los resultados fueron muy buenos", recuerda Dietrich. "Comenzamos a finales de diciembre de 2018 y a mediados de febrero de 2019 ya teníamos todos los presupuestos financieros en marcha, y listos en IBM Planning Analytics. Goodpack inició su proceso de elaboración de presupuestos con la solución de IBM a principios de marzo". PMsquare ha estado ejecutando este tipo de implementación rápida de software Planning Analytics durante casi una década, con una metodología de despliegue de eficacia probada.

Dietrich señala que Goodpack adoptó la solución muy rápidamente porque el software es sencillo e intuitivo de usar. "Básicamente, solo les mostramos cómo iniciar sesión, y luego es como navegar por Internet. Es así de fácil", señala.

Declara que al automatizar una parte significativa de la elaboración de informes de gestión, Goodpack obtiene resultados más rápido y de forma más fiable que con su solución anterior. "La sede de Goodpack tardó menos tiempo en obtener los datos y proporcionar una comunicación más rápida y sencilla con las oficinas de otros países en torno a los resultados de gestión", indica Dietrich.

Añade, además, que los procesos estándar de gestión del rendimiento de la tecnología para la elaboración de previsiones, presupuestos, planificación e informes ayudan a optimizar las operaciones existentes, de modo que estas se agilizan y aumenta su fiabilidad.

Con la ayuda de PMsquare, Goodpack utiliza software de Planning Analytics para elaborar previsiones, planificaciones e informes detallados sobre ingresos a nivel de cliente y rutas comerciales. Este Business Partner de IBM también ayuda a la empresa a crear declaraciones consolidadas de balances y beneficios y pérdidas (P&L) legales y de gestión, de modo que toda la información puede verse fácilmente en una sola solución.

Como Goodpack opera en todo el mundo fuera de Singapur, los tipos de cambio son un factor fundamental que la empresa debe tener en cuenta. Por esta razón, Goodpack utiliza la tecnología de Planning Analytics para crear modelos de tipos de cambio y simular el impacto del tipo de cambio para analizarlo.

Con la llegada de la pandemia de COVID-19 y su impacto en el clima empresarial, resulta aún más crucial disponer de sistemas flexibles que puedan reaccionar rápidamente. "Hacen falta diferentes perspectivas", observa Dietrich. "Las repercusiones globales de la COVID-19 y otros factores externos transformaron el negocio de Goodpack por completo. Planning Analytics, con sus funciones de modelado de escenarios, les permitió adaptarse y reaccionar rápidamente".

Descripción de los resultados

Distribución rápida de informes financieros

En aproximadamente seis semanas, PMsquare reemplazó el sistema de planificación financiera manual de la compañía con el software Planning Analytics para ayudar a la empresa a transformar sus informes legales en informes de gestión.

La tecnología Planning Analytics automatiza los resultados de gestión del grupo y permite a Goodpack generar y distribuir los resultados al quinto día.

La empresa redujo el tiempo necesario para extraer datos y realizar ajustes manuales en los informes de gestión en 24 horas de mano de obra al mes. Además, aumentó la eficiencia en el cotejo de previsiones y presupuestos y logró ahorrar 108 horas por trimestre. Como resultado, el personal puede generar varias versiones del presupuesto y distribuirlas en todo el mundo más rápido que antes. Con la tecnología Planning Analytics, Goodpack también puede crear previsiones trimestrales con el mismo nivel de detalle que sus presupuestos.

El software Planning Analytics reduce significativamente el tiempo necesario para preparar informes de gestión mensuales —de días a unas pocas horas— porque están automatizados, en su mayoría, y apenas requieren intervención manual. "Antes, el proceso consistía en consolidar en SAP BPC y luego exportar y transformar en Microsoft Excel", explica Dietrich. "Se tardaba mucho tiempo. Hemos logrado que se desplome el tiempo total necesario para completar el proceso. Ahora Goodpack puede compartir los informes mensuales el mismo día de la consolidación del grupo".

Tan continúa: "El potente cliente de Planning Analytics for Excel nos permite crear informes de Excel flexibles con estadísticas de IBM Planning Analytics. Con la ayuda de nuestro centro de servicios compartidos, a continuación distribuimos la información a los países utilizando presentaciones de PowerPoint estándar. De este modo, se eliminan las incoherencias que nos solíamos encontrar. Se acabó desperdiciar el tiempo cuestionando la precisión de las cifras".

Goodpack ha adquirido una perspectiva más amplia de sus clientes. Ahora puede comparar fácilmente los resultados reales frente al presupuesto, analizar las rutas comerciales de los clientes y su volumen, la facturación y los devengos.

Aunque solo se tardaron seis semanas en implementar la solución, el departamento financiero de Goodpack notó el impacto casi de inmediato. "Percibieron el valor de la solución y las posibilidades que ofrecía muy rápidamente", señala Dietrich. "Nos arriesgamos a implementar la nueva solución de planificación a tan solo seis semanas del inicio del nuevo proceso de planificación. Los buenos resultados se hicieron patentes en dos o tres semanas", añade.

Otra ventaja de la solución es que ahora los usuarios pueden realizar sus consultas cómodamente con funciones de autoayuda, lo que ahorra cuatro horas de mano de obra al mes al equipo de planificación financiera. Este ahorro de tiempo, junto con los obtenidos en la extracción de datos, la clasificación, la precisión y la seguridad, se traduce en un notable aumento de la calidad de los informes y los análisis.

Jason Rankin, director general de ASEAN y CFO de grupo de PMsquare, afirma: "Como asesor de análisis de confianza de Goodpack, colaboramos para desarrollar y ofrecer innovaciones basadas en datos y ayudarles a descubrir información muy útil para aumentar la ventaja competitiva y obtener el máximo éxito empresarial. Goodpack, que ahora se basa en datos gracias a IBM Planning Analytics, está en una posición perfecta para tomar el pulso de su negocio en toda la región, así como crear modelos de situación de los factores disruptivos de negocio a nivel local y global. Les permite ajustar y responder rápidamente para garantizar la continuidad del negocio".

Goodpack IBC (Singapore) Pte Ltd.

Con sede en Singapur, Goodpack (enlace externo a ibm.com) es un proveedor de logística global que presta servicios a las industrias que requieren soluciones de cadena de suministro y envasado rentables y seguras. La compañía, que ha mantenido una expansión a nivel global durante más de cuatro décadas, ofrece soluciones integradas de cadena de suministro a los clientes de algunas de las industrias con más demanda, como el caucho, la industria alimentaria, los componentes, los productos químicos y los bienes de consumo. La empresa se fundó en 1980.

Acerca de PMsquare

Fundada en Australia en 2008, PMsquare(enlace externo a ibm.com), Business Partner de IBM, tiene más de una década de experiencia en consultoría líder en analítica de datos, y combina un alcance internacional con su experiencia a lo largo y ancho de Asia. PMsquare ofrece directrices a sus clientes para que pasen a basarse en los datos, y agiliza el acceso a información útil mediante soluciones innovadoras que maximizan los resultados empresariales. La compañía comenzó su actividad en Singapur en 2012 y abrió oficinas en Filipinas, Tailandia y Sri Lanka en los años siguientes. En la actualidad, PMsquare es el único Platinum Business Partner de IBM en la región de Asia.

Componente de la solución

• Planning Analytics

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