El descubrimiento de procesos basado en IA ayuda a impulsar la optimización del suministro al pago
Cómo detecta la solución IBM Process Mining los “puntos idóneos” para la automatización
Cuando se trata de procesos de aprovisionamiento interno, la conformidad es una virtud. Para minimizar los costes y maximizar la eficiencia, la mayoría de las grandes organizaciones crean políticas y flujos de trabajo estandarizados que dirigen a los empleados a enlaces predefinidos con los proveedores.
Cuando los empleados optan por seguir su propio camino, una práctica conocida como compra irregular, renuncian a todas las ventajas de precios y a otras eficiencias incorporadas en los canales de compra estandarizados. Cuanto mayor es la compra irregular, mayor es el impacto en los resultados finales.
Para esta compañía de fabricación global, un fabricante de cables avanzados con operaciones en 50 países, los incentivos para frenar las prácticas de aprovisionamiento no estándar fueron significativos. Como señala la responsable de procesos de la compañía, también lo fueron los retos. “Observamos a un alto nivel que la compra irregular era un fenómeno relativamente extendido”, afirma. “Lo que nos faltaba era una manera de precisar cómo, dónde y hasta qué punto estaba sucediendo”.
Una gran motivación para la acción fue el deseo de aplicar herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) al ciclo desde la adquisición hasta el pago (P2P). En el ámbito del aprovisionamiento, la compra irregular, por ejemplo, cuando se crea una factura sin una orden de compra (PO) coincidente, genera “excepciones” que requieren la gestión manual. Dado que la automatización depende en gran medida de procesos estandarizados, es evidente que las excepciones y la automatización no son compatibles. Por lo tanto, minimizar las excepciones es una prioridad.
Pero primero hay que encontrarlas. La mejor evidencia disponible son los flujos de datos de SAP ERP de la empresa.
De hecho, para la responsable de aprovisionamiento, ver lo que está sucediendo en un nivel granular y basado en datos es fundamental para la optimización de los procesos reales. “En el contexto de nuestra hoja de ruta de transformación digital a largo plazo —explica—, creemos que aumentar la transparencia de nuestros flujos de procesos es un requisito previo esencial para nuestras iniciativas de automatización”.
La reducción de la incidencia de la compra irregular ha permitido ahorrar
60 000 USD
en costes de retramitación de pedidos de aprovisionamiento
Se ha conseguido la automatización prevista del
75 %
de las actividades de creación de posiciones y entrega utilizando herramientas RPA
Como la infraestructura de IBM tiene un gemelo digital de la organización en su núcleo, proporciona una visión más profunda y basada en datos de nuestros flujos de trabajo operativos. Esto la convierte en una potente herramienta para acelerar la automatización.
Responsable de procesos de aprovisionamiento
Compañía de fabricación global
El modelado de procesos dinámicos proporciona información granular
Al reconocer la necesidad de una solución de descubrimiento de procesos, la compañía analizó varias opciones. Según la responsable de procesos de aprovisionamiento, la compañía eligió al final la solución IBM® Process Mining gracias a la potencia de la tecnología Gemelo digital de una organización (DTO) en la que se basa. “Lo que hizo destacar la oferta de IBM Process Mining fue la flexibilidad y la granularidad de su infraestructura de modelado de procesos dinámicos”, explica. “Como la infraestructura de IBM tiene un gemelo digital de una organización en su núcleo, proporciona una visión más profunda y basada en datos en nuestros flujos de trabajo operativos. Esto la convierte en una potente herramienta para acelerar la automatización”.
Descubra por qué. El atributo decisivo del DTO (la capacidad de duplicar con precisión los procesos mediante el análisis de flujos de datos) no solo es valioso para encontrar fallos en los procesos como las compras irregulares. También proporciona un mecanismo de simulación de hipótesis basado en IA que permite a los expertos en procesos visualizar cómo afectarán las mejoras específicas, incluida la automatización, a métricas como el coste, la productividad y la duración del ciclo de proceso.
Por esta razón, afirma la responsable de procesos, la solución IBM Process Mining representa una herramienta de planificación de automatización de gran valor. “La decisión de invertir en la automatización de procesos se basa, en última instancia, en el valor de negocio previsto. No obstante, lo más difícil es equilibrar las inversiones en recursos finitos de forma que se maximicen los beneficios y se minimicen los riesgos, que es la esencia de cada caso de negocio”, explica. “Ahí es donde la capacidad de simular estos resultados hace que destaque IBM Process Mining”.
IBM Process Mining se incluye como una funcionalidad básica en todos los productos IBM Cloud Paks for Automation, incluido IBM® Cloud Pak for Business Automation.
La transparencia de los procesos que hemos conseguido con la solución de IBM ha tenido un impacto revolucionario en las decisiones de automatización que hemos tomado sobre el ciclo desde la adquisición hasta el pago.
Responsable de procesos de aprovisionamiento
Compañía de fabricación global
Desde los puntos débiles a la automatización
Para poner estas funciones a prueba, la compañía trabajó con su socio de transformación para implementar la solución IBM Process Mining como una prueba de concepto (PoC). Usando datos en directo del sistema ERP de la compañía, los algoritmos de la solución expusieron prácticamente al instante las desviaciones del proceso que amenazaban con complicar su automatización.
Al observar los gráficos y los diagramas de flujo generados por el modelo, la responsable de procesos y su equipo observaron que la mitad de sus procesos de creación de pedidos clave, incluidas las actividades de creación de posiciones y entrega, eran manuales y, por lo tanto, irregulares. Es más, la exploración de procesos reveló una alta incidencia de retramitación en estas actividades debido a un error humano. Además de ralentizar el ciclo de aprovisionamiento, estos errores de proceso habían aumentado los costes en aproximadamente 250 000 USD al año.
Gracias a estas conclusiones, la compañía implementó herramientas de automatización en ambas actividades. Al automatizar el 75 % de la actividad de entrega, la compañía fue capaz de reducir drásticamente la retramitación de pedidos, a la vez que redujo los costes asociados en aproximadamente 60 000 USD. Una automatización comparable en las actividades de creación de posiciones acortó los plazos de entrega en tres días, lo que representa un ahorro de costes de 50 000 USD.
Al igual que la mayoría de las empresas que están inmersas en la transformación digital, esta compañía se guió por una visión general para que sus procesos fueran más ágiles, eficientes y basados en el cloud. Para la responsable de procesos, el hecho de que su empresa utilice un enfoque basado en datos para los aspectos específicos de las decisiones de automatización de procesos (saber dónde están los puntos débiles y cómo abordarlos) marca una gran diferencia en términos de eficacia. “La transparencia de los procesos que hemos conseguido con la solución de IBM ha tenido un impacto revolucionario en las decisiones de automatización que hemos tomado sobre el ciclo desde la adquisición hasta el pago”, señala. “A medida que nuestra transformación global continúa desarrollándose, vemos que la toma de decisiones basada en datos es fundamental para nuestro éxito”.
Acerca de la compañía de fabricación global
Fundada hace más de 100 años, la compañía de fabricación global tiene más de 100 plantas en 50 países y cuenta con más de 20 000 empleados. Los mercados objetivo de la compañía incluyen las industrias de telecomunicaciones, transmisión de energía, construcción y transporte.
Componentes de la solución
© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2022.
IBM, el logotipo de IBM, ibm.com e IBM Cloud Pak son marcas registradas de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones de todo el mundo. Otros nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM o de otras empresas. Una lista actual de marcas registradas de IBM está disponible en la web en “Copyright and trademark information” en https://www.ibm.com/legal/copytrade.
Este documento está vigente en la fecha inicial de publicación y puede ser modificado por IBM en cualquier momento. No todas las ofertas están disponibles en todos los países en los que IBM opera.
El cliente que aparece en este caso de éxito inicialmente se comprometió con myInvenio, que comenzó a desarrollar actividades de negocio como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto de myInvenio de este caso de éxito, myInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.
Los datos de rendimiento y ejemplos de clientes citados en el presente documento son únicamente a título ilustrativo. Los resultados reales de rendimiento pueden variar en función de configuraciones específicas y condiciones de funcionamiento. LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE PROPORCIONA “TAL CUAL” SIN GARANTÍA DE NINGÚN TIPO, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, INCLUIDAS, A TÍTULO ENUNCIATIVO Y NO LIMITATIVO, LAS DE COMERCIALIZACIÓN, ADECUACIÓN A UN PROPÓSITO DETERMINADO Y LAS GARANTÍAS O CONDICIONES DE NO INFRACCIÓN. Los productos de IBM están garantizados de acuerdo con los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan.