El descubrimiento de procesos con IA ayuda a impulsar la optimización desde la compra al pago
Descubra cómo la solución IBM Process Mining identifica "puntos óptimos" para la automatización
Ingeniero de telecomunicaciones, trabajando en altura, instalando una nueva antena en una torre de comunicación

Cuando se trata de procesos internos de aprovisionamiento, la conformidad es una virtud. Para minimizar los costes y maximizar la eficiencia, la mayoría de las grandes organizaciones crean políticas y flujos de trabajo estandarizados que llevan a los empleados a vínculos preestablecidos con los proveedores.

Cuando los empleados optan por seguir su propio camino (una práctica conocida como compra aleatoria) renuncian a todas las ventajas de precios y otras eficiencias incorporadas a los canales de compra estandarizados. Cuanto más generalizada sea la actividad aleatoria, mayor será el impacto en los resultados.

Para esta empresa de fabricación global, un productor de cables avanzados con operaciones distribuidas en 50 países, los incentivos para reducir las prácticas de aprovisionamiento no estándar fueron significativos. Como señala el propietario del proceso de la empresa, también lo fueron los desafíos. "Vimos que las compras no conformes eran un fenómeno relativamente generalizado", dice. "Lo que nos faltaba era una manera de determinar cómo, dónde y en qué medida estaba sucediendo".

Un impulso particularmente potente para la acción fue el deseo de aplicar herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) al ciclo de la compra al pago (P2P). En el ámbito del aprovisionamiento, las compras no conformes (como cuando se crea una factura sin una orden de compra coincidente o PO), genera "excepciones" que requieren una gestión manual. Dado que la automatización se basa en gran medida en procesos estandarizados, es evidente que las excepciones y la automatización no se llevan bien. Así que minimizar excepciones es una prioridad.

Pero primero tienes que encontrarlas. Y la mejor evidencia disponible es el flujo de datos SAP ERP de la empresa.

De hecho, para el responsable de compras, ver lo que ocurre a un nivel granular y basado en datos es fundamental para una verdadera optimización del proceso. "En el contexto de nuestra hoja de ruta de transformación digital a largo plazo", explica, "creemos que obtener transparencia en nuestros flujos de procesos es un requisito previo esencial para nuestros esfuerzos de automatización".

Ahorro de costes

 

Se redujo la incidencia de compras aleatorias, lo que ahorró 60 000 USD en costes de reelaboración de órdenes de compra.

Cumplir los objetivos de automatización

 

Habilitó la automatización dirigida del 75% de las actividades de creación y entrega de líneas utilizando herramientas RPA

Debido a que el marco IBM tiene el gemelo digital de una organización en su núcleo, proporciona una visión más detallada y basada en datos de nuestros flujos de trabajo operativos. Y eso lo convierte en una herramienta potente para acelerar la automatización. Procurement Process Owner Global Manufacturing Company
El modelado dinámico de procesos ofrece información detallada

Al reconocer la necesidad de una solución de descubrimiento de procesos, la empresa analizó varias opciones. Según el propietario del proceso de aprovisionamiento, la empresa finalmente eligió la solución IBM® Process Mining basándose en la tecnología digital gemela de una organización (DTO) en la que se basa. "Lo que realmente hizo que la oferta de IBM Process Mining destacara fue la flexibilidad y granularidad de su marco de modelado de procesos dinámicos", explica. "Como el marco de IBM se basa en el gemelo digital de una organización, proporciona una visión más profunda y basada en datos de nuestros flujos de trabajo operativos. Y eso lo convierte en una potente herramienta para acelerar la automatización".

He aquí por qué. El atributo definitorio de DTO (es decir, la capacidad de reflejar con precisión los procesos mediante el análisis de los flujos de datos) no sólo es valioso para encontrar fallos en los procesos, como las compras aleatorias. También proporciona un mecanismo de simulación "qué pasa si" con IA que permite a los expertos del proceso visualizar cómo las mejoras específicas, incluida la automatización, afectarán a métricas como el coste, la productividad y el tiempo del ciclo de proceso.

Por esa razón, dice el propietario del proceso, la solución IBM Process Mining representa una herramienta de planificación de automatización inestimable. "La decisión de invertir en automatización de procesos se basa en el valor empresarial previsto. Pero lo más difícil es equilibrar las inversiones en recursos finitos de una manera que maximice el saldo al tiempo que minimiza el riesgo, que es la esencia de hacer un business case", explica. "Ahí es donde la capacidad de simular estos resultados hace que IBM Process Mining destaque".

IBM Process Mining se incluye como una capacidad fundamental en todos los IBM Cloud Paks for Automation, incluido el IBM Cloud Pak® for Business Automation.

La transparencia del proceso que hemos obtenido gracias a la solución de IBM ha tenido un impacto revolucionario en las decisiones de automatización que hemos tomado en relación con el proceso de la compra al pago. Procurement Process Owner Global Manufacturing Company
De los puntos débiles a la automatización

Para poner estas capacidades a prueba, la empresa trabajó con su socio de transformación para implementar la solución IBM Process Mining como prueba de concepto (PoC). Utilizando datos en tiempo real del sistema ERP de la empresa, los algoritmos de la solución pusieron al descubierto casi al instante las desviaciones del proceso que amenazaban con complicar sus esfuerzos de automatización.

Observando los gráficos y diagramas de flujo generados por el modelo, la responsable del proceso y su equipo vieron que la mitad de sus procesos clave de creación de pedidos (incluidas las actividades de creación de líneas y entrega) eran manuales y, por tanto, no cumplían la normativa. Además, el análisis de los procesos reveló una elevada incidencia de reprocesamientos en estas actividades como consecuencia de errores humanos. Aparte de arrastrar el ciclo de aprovisionamiento, estos defectos de proceso habían aumentado los costes en aproximadamente 250.000 USD al año.

Informada por estos conocimientos, la empresa implementó herramientas de automatización en ambas actividades. Al automatizar el 75% de la actividad de entrega, la empresa pudo reducir drásticamente el reprocesamiento de pedidos, al tiempo que redujo los costes asociados en aproximadamente 60.000 USD. La automatización comparable en las actividades de creación de líneas acortó los plazos de entrega en tres días, lo que representa un ahorro de costes de 50.000 USD.

Al igual que la mayoría de las compañías en medio de la transformación digital, esta empresa se guía por una visión global de hacer que sus procesos sean más ágiles, eficientes y basados en la nube. Para el propietario del proceso, el hecho de que su empresa adopte un enfoque basado en datos para las decisiones específicas de automatización de procesos (saber dónde están los puntos débiles y cómo abordarlos mejor) supone una gran diferencia en términos de eficacia. "La transparencia del proceso que hemos obtenido a través de la solución IBM ha tenido un impacto revolucionario en las decisiones de automatización que hemos tomado en torno al proceso de la compra al pago", señala. "A medida que nuestra transformación más amplia sigue desarrollándose, vemos que la toma de decisiones basada en datos es vital para nuestro éxito".

Acerca de la empresa de fabricación global

Fundada hace más de 100 años, la empresa de fabricación global opera más de 100 plantas en 50 países y tiene más de 20.000 empleados. Los mercados objetivo de la compañía incluyen los sectores de telecomunicaciones, transmisión de energía, construcción y transporte.

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Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2018.

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El cliente que aparece en este caso práctico contrató inicialmente a myInvenio, que comenzó a operar como IBM el 1 de agosto de 2021. El producto myInvenio en este caso práctico, myInvenio Process Mining, ahora se conoce como IBM Process Mining.

Los datos de rendimiento y ejemplos de clientes mencionados se presentan únicamente con fines ilustrativos. Los datos reales de rendimiento pueden variar en función de las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE OFRECE "TAL CUAL ESTÁ" SIN NINGUNA GARANTÍA, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, INCLUIDAS, ENTRE OTRAS, LAS GARANTÍAS DE COMERCIALIZACIÓN, ADECUACIÓN A UN FIN CONCRETO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE INEXISTENCIA DE INFRACCIÓN. Los productos de IBM están sujetos a garantía según los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan.