Romper los silos en el sector público italiano

Formez PA es la agencia técnica del Departamento de Administración Pública de Italia y está especializada en procesos de transformación y modernización del sector público. La agencia identificó un desafío que prevalecía no solo en el sector público en Italia, sino también en otras instituciones no públicas a nivel mundial. A menudo, las instituciones públicas y los departamentos dentro de ellas operaban en silos, cada uno con sus distintos perfiles profesionales y terminologías. Esta falta de normalización, unida a un enfoque anticuado de la gestión de los recursos humanos que no favorece la flexibilidad organizativa ni el desarrollo profesional, obstaculizaba la colaboración eficaz y el intercambio de datos, causando confusión.

Formez PA identificó que, en ausencia de un marco consolidado que fuera aceptado en todas las instituciones, el uso generalizado de diferentes terminologías para categorizar los perfiles profesionales complicaba la comparación e integración de estos perfiles. En consecuencia, la colaboración interinstitucional se volvió difícil, lo que a menudo provocaba retrasos en la prestación de servicios y ralentizaba los equipos.

Esta falta de estandarización también dio lugar a la incoherencia de los datos. Las discrepancias en la terminología de las distintas instituciones provocaron imprecisiones en la recopilación, el análisis y la interpretación de los datos, lo que comprometió la calidad de los procesos de toma de decisiones. Estas incoherencias pusieron de relieve la necesidad de una solución integral que pudiera clasificar uniformemente los perfiles profesionales e incluir un conjunto de habilidades, también pertenecientes a un único diccionario, para cada perfil. Esta solución promovería conexiones más fluidas entre diversas administraciones públicas. Por lo tanto, Formez PA buscó crear una solución que pudiera unificar y estandarizar procesos, terminologías, perfiles y habilidades, para mejorar la colaboración interinstitucional y la eficiencia de la prestación de servicios en todas las entidades de gobierno de Italia.

Se confió a Formez PA el desarrollo de una solución práctica de IA para clasificar eficazmente los perfiles profesionales en el sector público. Formez PA colaboró con IBM Client Engineering para diseñar una solución avanzada impulsada por IA e integrada en el portal RiVa existente. El objetivo general de RiVa es el diseño, la construcción, la experimentación y el desarrollo de un modelo de gestión de recursos humanos (GRH) basado en competencias para la implementación de procesos de planificación y gestión estratégicas, válido para todas las administraciones públicas y adaptado a las especificidades de los distintos sectores. El proyecto de colaboración en curso pretende identificar una metodología unificada e integrada para la gestión estratégica de los recursos humanos basada en modelos de competencias, así como promover la evolución del mercado laboral y el desarrollo profesional en la administración pública. La IA puede ayudar al Departamento de Administración Pública a clasificar los perfiles profesionales y normalizar las terminologías profesionales, fomentando un entendimiento unificado en todo el departamento.

La solución aprovecha el portfolio de productos IBM watsonx para traducir las consultas de los usuarios en incrustaciones. Al utilizar el modelo de lenguaje de gran tamaño (LLM) de Llama en IBM watsonx.ai, la solución permite la comprensión e interpretación de solicitudes en lenguaje natural. Esto se complementa con IBM watsonx.data, que aprovecha Milvus como su base de datos vectorial para ejecutar búsquedas semánticas dentro de espacios vectoriales. Esta funcionalidad permite que la solución identifique perfiles profesionales que comparten similitudes semánticas, incluso cuando las palabras clave no coinciden exactamente.

Para facilitar una integración perfecta con el portal RiVa, el equipo de IBM–Formez ideó un microservicio para exponer las API. Este servicio actúa como intermediario, recurriendo a watsonx.ai para convertir las solicitudes de los usuarios en incrustaciones y utilizando watsonx.data para realizar búsquedas semánticas.

El equipo mejoró aún más la orientación al usuario mediante la implementación de filtros basados en áreas contractuales, dimensiones profesionales y familias profesionales, lo que permitió a los usuarios centrarse en criterios de búsqueda específicos. Hoy en día, el sistema puede sugerir nombres de perfil, propósito organizacional y actividades principales en función de la descripción del usuario. En futuras iteraciones, se espera que esta característica evolucione para recomendar habilidades y perfiles de roles, mejorando aún más la experiencia del usuario. En aras de la mejora continua y el desarrollo centrado en el usuario, la solución también cuenta con un mecanismo de feedback integrado para recoger las aportaciones de los usuarios y perfeccionar el rendimiento de la solución de forma iterativa a lo largo del tiempo.

La solución presenta un enfoque sólido y fácil de usar para la elaboración de perfiles profesionales, y se espera que sea un punto de contacto único para los perfiles profesionales en el sector público.  Al aprovechar las capacidades de IA de IBM y la experiencia de Formez PA en proyectos del sector público, la solución apunta a la estandarización de terminologías profesionales, perfiles profesionales y habilidades en todo el panorama de la administración pública.

Uno de los beneficios clave de integrar la IA en RiVa es el potencial de la tecnología para mejorar significativamente la productividad. La solución emplea IBM watsonx.ai para generar perfiles profesionales a través de la entrada, y Formez PA anticipa una reducción de aproximadamente el 90 % en la entrada manual de datos y el proceso de datos. Esta reducción no solo ahorrará tiempo, sino que también liberará recursos para iniciativas más estratégicas dentro de la administración pública.

Otra ventaja crítica de la solución es su precisión de búsqueda mejorada. Mediante la integración de las funcionalidades de búsqueda semántica ofrecidas por IBM watsonx.ai y watsonx.data, los organismos públicos pueden esperar un aumento de aproximadamente el 80 % en la precisión de la búsqueda. Esta mejora supera las limitaciones de las búsquedas tradicionales basadas en palabras clave, permitiendo a la solución comprender los matices semánticos y destacar los perfiles profesionales más pertinentes.

La experiencia de usuario también mejorará notablemente, con un aumento previsto de hasta un 60 % en la satisfacción de los usuarios. Esta mejora se debe a las capacidades de búsqueda más rápidas y precisas de la solución, que permiten a las administraciones públicas conectar a los profesionales con las funciones adecuadas de manera más eficiente.

Al estandarizar la terminología, minimizar la entrada manual, mejorar la precisión de las búsquedas y aumentar la satisfacción de los usuarios, se espera que la introducción de la IA en el portal RiVA redefina la eficiencia operativa en la gestión de los recursos humanos en el sector público.

Formez PA, fundada en 1998, es la agencia técnica del Departamento de Administración Pública de Italia y tiene su sede en Roma, Nápoles y Cagliari. Al servicio de las administraciones públicas, las autoridades locales y las empresas públicas, ofrece soluciones estratégicas en desarrollo organizativo, formación e innovación de servicios. La misión de la agencia es ayudar a las administraciones públicas a alcanzar sus objetivos estratégicos, mejorar la calidad del servicio y promover la eficiencia en la prestación de servicios públicos.