BWG Foods
Simplifica y agiliza los informes a nivel de grupo para impulsar el crecimiento del negocio
Dos mujeres comprando en un supermercado

Cuando se gestiona una red de tiendas de conveniencia multisímbolo, generar presupuestos detallados y hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas de cada tienda es fundamental para el éxito continuo del negocio. Para reducir la complejidad en sus actividades de informes grupales, BWG Foods trabajó con ProStrategy para mejorar su función analítica con IBM® Planning Analytics.

Reto empresarial

Al tener varios depósitos de BWG Foods que enviaban bienes a las tiendas de toda su red, la empresa descubrió que los procesos de elaboración de presupuestos e informes de ventas se habían vuelto cada vez más complejos. ¿Cómo podría agilizar estos procesos?

Transformación

En colaboración con ProStrategy, socio comercial de IBM, BWG Foods actualizó la tecnología que respalda sus actividades de análisis con IBM Planning Analytics, ofreciendo informes más rápidos, sencillos y precisos.

Resultados Libera 240 horas
del tiempo de los analistas, permitiéndoles centrarse en tareas de valor añadido
Elimina
dependencia de personas con conocimientos detallados de la aplicación
Automatiza
análisis de ventas semanales y mensuales, acelerando el conocimiento
Historia de un desafío empresarial
Creación de una visión completa del rendimiento de las ventas

Cuando se gestiona una red de tiendas de conveniencia multisímbolo, hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas de cada tienda y generar presupuestos anuales precisos puede ser difícil a medida que crece el negocio. Sin una forma conveniente de analizar los datos financieros, corre el riesgo de pasar por alto información valiosa que podría impulsar la toma de decisiones estratégicas.

BWG Foods, una de las principales empresas minoristas y mayoristas de Irlanda, opera una variedad de tiendas de conveniencia en Irlanda y el sudoeste de Inglaterra, incluyendo Londis, MACE, SPAR y EUROSPAR. A medida que la empresa introdujo más tiendas en su grupo mediante adquisiciones, su departamento de finanzas se enfrentó a una presión adicional para elaborar presupuestos e informes de ventas detallados y oportunos.

Tim O'Leary, gerente de MIS de BWG Foods, explica: "Cada entidad de nuestra red no solo vende alimentos, vinos, licores y otros bienes de consumo de rápido movimiento [FMCG] directamente a los clientes, sino que también compra bienes de múltiples canales, como nuestra red de autoservicios y el centro de distribución nacional. Para obtener una imagen precisa del rendimiento de cada tienda y generar presupuestos confiables, debemos distinguir los diferentes tipos de ventas realizadas por cada tienda y marca de conveniencia. A medida que introdujimos nuevas marcas en nuestro grupo, esto se volvió cada vez más complejo y lento”.

BWG Foods descubrió que la solución analítica que utilizaba para apoyar sus actividades de elaboración de presupuestos e informes de ventas ya no ofrecía la flexibilidad y el rendimiento necesarios para proporcionar información rápida y fiable a los principales responsables de la toma de decisiones.

Tim O'Leary continúa: "Como nuestra solución de análisis existente ofrecía capacidades de automatización limitadas, a menudo teníamos que trabajar hasta altas horas de la noche durante nuestro ciclo anual de elaboración de presupuestos. Una proporción significativa de este tiempo a menudo se dedicaría a completar tareas que tenían el potencial de ser automatizadas, como la elaboración de perfiles de gastos generales y la elaboración de calendarios de presupuestos”.

Lorton Sherlock, contable jefe de gestión de BWG Foods, añade: "Como nuestra solución analítica existente estaba muy adaptada a nuestras necesidades, yo era el único miembro del equipo financiero que se sentía realmente cómodo adaptándola, arreglándola y actualizándola. Queríamos una solución que mitigara el riesgo de depender de personas clave".

Gracias a IBM Planning Analytics, hemos ahorrado más de 240 horas en el proceso de elaboración de presupuestos y más de ocho horas a la semana en los informes de ventas. Tim O’Leary MIS Manager BWG Foods
Historia de transformación
Adopción de un nuevo enfoque

Al trabajar con ProStrategy , socio comercial de IBM (enlace externo a ibm.com), BWG Foods se propuso evolucionar sus capacidades analíticas mediante la actualización de IBM Cognos® TM1® a IBM Planning Analytics, acelerando sus procesos presupuestarios.

Impresionado por una presentación realizada por ProStrategy, BWG Foods decidió implementar IBM Planning Analytics en sus instalaciones para respaldar los presupuestos y los informes de toda la empresa.

Tim O'Leary continúa: "Evaluamos una serie de ofertas de diferentes proveedores. IBM Planning Analytics destacó porque ofrecía una solución lista para usar que sería bastante fácil de implementar en un plazo corto. Habiendo utilizado las soluciones de IBM Cognos con resultados positivos durante algunos años, confiábamos en que IBM Planning Analytics podría ayudarnos a mejorar el rendimiento y la confiabilidad de nuestra función de análisis”.

Lorton Sherlock añade: "Comparado con nuestra herramienta de generación de informes anterior, IBM Planning Analytics ofrece una interfaz de usuario más moderna y accesible. Dado que la solución es mucho más fácil de usar y más flexible en términos de construcción de modelos, también sabíamos que no necesitaríamos hacer cambios técnicos en el sistema cuando necesitábamos actualizar algo".

Con la ayuda de expertos en ProStrategy, BWG Foods integró la solución IBM con el sistema de finanzas y análisis de terceros de la empresa, automatizando la extracción, transferencia y carga (ETL) de datos entre estos sistemas.

"ProStrategy ofreció una excelente orientación y soporte durante la implementación de IBM Planning Analytics y nos ayudó a poner en marcha la solución en menos de cuatro meses. La implementación rápida fue especialmente clave para nosotros, ya que una adquisición reciente había adelantado tres meses nuestro plazo de cierre financiero anual, por lo que necesitábamos implementar la solución durante nuestro período presupuestario de mayor actividad”.

Gracias a IBM Planning Analytics, hemos podido agilizar considerablemente los procesos de elaboración de presupuestos e informes y obtener información muy detallada del rendimiento de cada una de nuestras marcas y tiendas individuales. Tim O’Leary MIS Manager BWG Foods
Historia de resultados
Presupuestos e informes racionalizados y simplificados

Con IBM Planning Analytics respaldando todas las actividades de gestión del rendimiento financiero, BWG Foods ha acelerado el proceso de elaboración de presupuestos, ha eliminado su dependencia de personas clave y ha automatizado la generación de informes clave.

"Con nuestro sistema anterior, tardaríamos semanas en completar un ciclo de elaboración de presupuestos, pero ahora podemos completar este proceso en cuestión de días y sin necesidad de trabajar por las noches y los fines de semana", dice Tim O'Leary. "Gracias a IBM Planning Analytics, hemos ahorrado más de 240 horas en el proceso de elaboración de presupuestos y más de ocho horas a la semana en los informes de ventas. Esto ha facilitado mucho la vida de nuestro equipo de elaboración de informes y presupuestos y nos ha dado más tiempo para centrarnos en optimizar nuestros informes.

Las características de automatización inteligente de la solución de IBM permiten a BWG Foods lograr muchos de estos ahorros de tiempo. Por ejemplo, la empresa ahorra una cantidad significativa de tiempo porque IBM Planning Analytics establece de forma automática e instantánea el calendario de sus gastos generales, un proceso que antes llevaba hasta un par de semanas en cada ciclo de elaboración de presupuestos. Igualmente, la automatización de los procesos ETL entre Planning Analytics y otros sistemas financieros y de generación de informes de la empresa ha reducido significativamente la carga de trabajo del equipo financiero.

Sherlock añade: "No solo podemos generar presupuestos e informes de ventas mucho más rápido, sino que también hemos visto una gran mejora en la precisión. Nunca hemos necesitado enviar correcciones para un informe desde que comenzamos a usar Planning Analytics”.

Al equipar a los usuarios comerciales de BWG Foods con una interfaz mucho más fácil de usar, la compañía también ha reducido el riesgo y fortalecido su planificación de continuidad de negocio. El sistema Planning Analytics está más estructurado que el antiguo sistema de la empresa y guía a los usuarios paso a paso para completar cada flujo de trabajo, por lo que se requieren muchos menos conocimientos especializados.

Tim O'Leary concluye: "Gracias a IBM Planning Analytics, hemos podido racionalizar considerablemente nuestros procesos de elaboración de informes y presupuestos y obtener una visión muy detallada del rendimiento de cada una de nuestras marcas de conveniencia y tiendas individuales. Con esta capacidad para ofrecer informes precisos, detallados y oportunos, podemos capacitar a los responsables clave de la toma de decisiones en BWG Foods para crear estrategias de desarrollo empresarial basadas en hechos para apoyar el crecimiento futuro".

Acerca de BWG Foods

BWG Foods UC (enlace externo a ibm.com) forma parte de BWG Group, una empresa líder de distribución minorista y mayorista que opera en la República de Irlanda y el Reino Unido. BWG posee y opera una serie de marcas minoristas líderes con más de 1.400 tiendas SPAR, EUROSPAR, MACE, Londis y XL que atienden a comunidades locales en asociación con minoristas independientes. BWG también posee y opera las principales marcas mayoristas irlandesas BWG Foodservice y Value Centre Cash & Carry. El Grupo BWG tiene una participación estimada del 12% en el mercado minorista total de abarrotes en Irlanda y una participación del 40% en el mercado minorista de conveniencia.

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