创建归档策略设置文档

要使用策略设置 IBM® Notes® 客户端的邮件文件归档，您将使用“归档策略设置”文档和“归档条件设置”文档。

开始之前

  • 创建要与服务一起使用的显式策略。有关更多信息，请参阅使用管理策略和为服务用户创建策略主题。
  • 确保至少拥有对 Domino 目录的“编辑者”访问权以及以下某个角色：PolicyCreator 角色，用于创建设置文档；PolicyModifier 角色，用于修改设置文档。

关于此任务

在云中，邮件归档始终在 Notes 客户端上运行。要归档的源邮件文件必须为本地邮件副本或客户端上的受管邮件副本。 目标归档数据库可以创建在客户端，也可以创建在本地服务器上。 用户无法在云服务器上创建归档。

在配置“归档设置”时，Notes 用户可以选择文件 > 应用程序 > 归档以归档其邮件文件的本地副本。如果您未配置归档设置，用户仍可以单击应用程序属性框中的归档设置来归档邮件文件。

此处提供的信息仅适用于 Notes 客户端。归档设置不适用于 Web 客户端用户。

请注意以下其他信息：
  • 本过程用于归档云中的邮件。要保留本地邮件文件的归档，必须在用户移动到云邮件之前对内容进行归档。
  • 云中的用户无法创建本地邮件文件的本地归档。建议最好在用户移动到云之后移除本地邮件文件。
  • 归档策略设置不应用于非邮件数据库。

过程

  1. 打开在 Domino 目录中创建的显式策略。
  2. 在“设置类型”部分，单击归档旁的新建。
  3. 在基本选项卡上，填写以下字段：
    • 名称。输入用于标识用户或设置自身的名称。
    • 描述。输入设置的描述。
  4. 可选： 在归档选项下，如果要禁止归档，请选择以下某项。 缺省值为允许同时使用两个选项。
    • 禁止归档。此选项用于禁止所有归档。这将显示允许日历清除复选框。缺省情况下此复选框已选中，但是如果选择禁止用户执行日历清除功能，那么可以取消选中此复选框。 保存该文档。
    • 禁止私有归档条件。此选项用于禁止用户创建私有归档设置或修改在该设置文档中定义的归档设置。
  5. 在执行归档位置下，选择用户的本地工作站。服务器上无法执行归档。
  6. 在归档源数据库所在位置下，选择本地。要归档的邮件文件必须为本地副本或客户端上的受管邮件副本。
  7. 在目标数据库位置下，选择以下某项：
    • 本地。此选项用于在用户的本地客户端上创建邮件归档数据库。
    • 特定服务器 此选项用于在本地服务器上创建邮件归档数据库。 指定本地服务器的名称。您必须为用户提供该服务器的创建访问权限。
    请勿选择邮件服务器。目标数据库不能位于云邮件服务器上。
  8. 在选择条件选项卡上，执行以下一个或多个步骤：
    • 单击新建条件创建新的“归档条件设置”文档。然后，单击添加条件，并选择新定义的条件文档。有关在新文档中指定条件详细信息的指示信息，请参阅主题创建归档条件设置文档。
    • 单击添加条件，然后选择要添加到归档设置的一个或多个“归档条件设置”文档。这些设置必须符合“创建归档条件设置文档”主题中的信息。
    • 单击移除条件，然后选择要从归档设置中移除的一个或多个“归档条件设置”文档。
  9. 单击日志记录选项卡。在归档日志记录下，启用将所有归档活动记录到日志数据库字段以将归档活动记录到日志数据库（缺省值）。
  10. 可选： 如果要更改日志目录的位置和日志文件名，请更改以下任意字段。
    表 1. 用于指定日志目录和文件名的字段

    字段

    操作

    日志目录

    缺省值为 archive。 如果希望更改，请输入新的名称。

    日志前缀

    缺省值为字母 l，后面是下划线 (_)。如果希望更改，请输入新的前缀。

    日志后缀

    缺省值为.NSF. 输入要使用的任何其他后缀。

    原始文件名中的字符数

    缺省值为 50。要更改此缺省值，请输入在创建归档日志名称时要从用户邮件文件名中取用的字符数。
  11. 在包含已归档文档的文档链接字段中，选择以下某项：
    • 启用此字段可在日志中包含已归档文档的链接（缺省值）。如果包含链接，用户可从日志数据库内打开已归档文档。
    • 禁用此字段不会在日志中包含已归档文档的链接。如果不包含链接，用户必须打开归档数据库才能查看已归档文档。
  12. 在调度选项卡上，针对指定基于客户端的调度归档字段，选择以下某项：
    • 启用此字段可针对基于客户端的归档设置调度，然后通过完成步骤 13 来指定调度。
    • 禁用此字段可继续执行步骤 14。归档调度都不是为用户设置的，然而，用户仍然可以设置他们自己的归档调度。
  13. 可选： 如果启用了指定基于客户端的调度归档，请填写以下一个或多个字段。
    表 2. 用于定义最终用户归档调度的字段

    字段

    操作

    允许用户修改调度

    用户修改缺省调度以设置自己的调度。

    频率

    选择以下某项：

    • 每日 - 然后选择要进行归档的具体时间。
    • 每周 -（缺省值）然后选择要进行归档的星期。

    运行时间

    指定时间。缺省值为 12:00 pm。

    注： Notes 客户端必须在运行才能执行预定的归档。

    每周于

    在设置每周时，指定星期。缺省值为星期二。
  14. 另外在调度选项卡的位置下，指定归档的源位置。
    • 任意位置 - 从任意位置归档。
    • 特定位置 - 然后指定一个或多个位置。
  15. 在高级选项卡上，填写以下字段：
    表 3. “高级”选项卡字段

    字段

    操作

    仅当条件能删除所有响应时，才可删除文档

    执行以下某个操作：

    • 启用（缺省值），以确保仅当某个文档的响应文档符合归档条件并且也可删除时，才能删除该文档。使用此选项可防止在分层视图中出现孤立的文档。
    • 禁用此字段可删除文档而不事先检查响应文档。
    注： 此设置不适用于“日历和日程安排”文档，因为始终会启用这些文档以防止意外“孤立”。

    最大文档保留选择是：

    为所有用户指定其适用策略，删除和归档的最大文档保留期的天数，月数或年数。如果启用私有归档，而且最大保留设置有效，用户不能将条件定义的范围比最大保留设置大。

    例如，假设最大文档保留设置为两年。用户可以定义选择文档创建，修改，访问或到期的条件最长为 24 个月。如果用户尝试保存范围大于 24 个月（两年）的条件，将生成错误。

    使用客户生成的到期字段：

    单击让管理员为归档文件到期日期定义他们自己的字段名称。

    客户生成的到期字段的名称：

    为已归档文件的到期日期指定一个字段名称。基于到期日期选择文档的任何归档条件现在使用此处指定的字段名称。
  16. 保存该文档。