Dokumentarno gradivo
Dokumentacija je sklic na informacije in zagotavlja metapodatke za upravljanje informacij.
Dokumentacija je povezana z vsebnikom, v katerem je bila dokumentacija ustvarjena. Dokumentacija na primer prejme razpored izločitve v nadrejenem vsebniku. Dokumentarno gradivo je mogoče deklarirati kot elektronsko ali fizično. Dokumentarno gradivo v elektronski in fizični obliki je mogoče katalogizirati kot vitalno ter označiti kot trajno dokumentarno gradivo. Podatkovni model DoD v skladu s členom 4 omogoča deklaracijo dokumentarnega gradiva z uvrščanjem po stopnji tajnosti in vključuje stopnje Strogo tajno, Tajno, Zaupno ali Netajne narave. Podatkovni model PRO omogoča uvrščanje dokumentarnega gradiva kot Strogo tajno, Tajno, Zaupno, Interno ali Netajne narave.
Podatkovna modela Base in DoD omogočata deklaracijo dokumentarnega gradiva v kategorijah dokumentacije, mapah dokumentacije in v snopičih. Podatkovni model PRO omogoča deklariranje dokumentarnega gradiva v mapah dokumentacije in snopičih.
Dokumentarno gradivo v elektronski obliki
Dokumentacija v elektronski obliki usmerja na dokument v elektronski obliki, kot je dokument programa Content Platform Engine ali e-poštno sporočilo. Za dokumente programa Content Platform Engine lahko ustvarite ločeno dokumentacijo za vsako različico dokumenta ali eno dokumentacijo za zbirko različic dokumentov. Dokumentarno gradivo v elektronski obliki lahko shranite v elektronske ali hibridne mape.Z brisanjem dokumentacije ali izločitvijo izbrišete samo različico dokumenta, na katero usmerja dokumentacija. Če obstaja samo ena različica dokumenta, potem je izbrisan celoten niz različice dokumenta. Če ima dokument na primer več različic in je ena različica deklarirana kot dokumentacija, potem bo z dokumentacijo izbrisana samo različica, ki je deklarirana kot dokumentacija. Katera koli druga različica, ki ni deklarirana kot dokumentacija ali je deklarirana z drugačno dokumentacijo, ni izbrisana.
Dokumentarno gradivo v fizični obliki
Dokumentacija v fizični obliki, včasih imenovana kazalnik, so metapodatki o fizičnem dokumentu ali drugem objektu, kot je npr. dokumentarno gradivo v papirni obliki, trak ali mikrofilm. Fizično dokumentarno gradivo lahko shranite v mapo katere koli vrste. Vendar pa je za razliko od elektronskih map fizično dokumentacijo mogoče deklarirati v samo enem vsebniku. Ta vsebnik je lahko hibridna mapa, fizična mapa ali škatla. Potem ko je fizična dokumentacija deklarirana v vsebniku, je ni več mogoče vložiti v drug vsebnik, razen če je ta vsebnik elektronska mapa. Ta omejitev oblikuje fizično shrambo dokumentacije. Če imate na primer en trak z varnostno kopijo, ga lahko fizično shranite v samo eno škatlo.Za več informacij o upravljanju fizičnega dokumentarnega gradiva glejte temo o fizičnih entitetah.
Dokumentarno gradivo tajne narave
V podatkovnih modelih DoD Classified je dokumentacija uvrščena z oznakami Strogo tajno, Tajno, Zaupno ali Netajne narave. Dostopate lahko samo do tistega dokumentarnega gradiva, ki ustreza vaši ravni varnostnega dostopa. Za več informacij o deklariranju dokumentarnega gradiva tajne narave glejte temo o deklariranju fizične dokumentacije in temo o lastnostih razvrščanja po stopnji tajnosti.Vitalno dokumentarno gradivo
Vitalno dokumentarno gradivo je pomembno dokumentarno gradivo agencije, potrebno za izvajanje operativnih odgovornosti v nujnem primeru ali v času nesreče. Če želite zagotoviti redne preglede tega dokumentarnega gradiva, označite kategorijo dokumentacije, mapo dokumentacije ali snopič z oznako Vitalno, in vso dokumentarno gradivo, ustvarjeno pod temi vsebniki, se samodejno klasificira kot vitalno.Ko označite vsebnik kot vitalen, izberite ponavljajoči se dogodek, ki sproži periodični pregled ali posodobitev vitalnega dokumentarnega gradiva. Prav tako izberite dejanje, ki se sproži ob pojavitvi dogodka pregleda. Kadar koli imate dogodek periodičnega pregleda, se sproži delovni tok pregleda vitalnega dokumentarnega gradiva, povezan z dogodkom. Za več informacij glejte temo o vitalnem dokumentarnem gradivu.
IBM® Enterprise Records vključuje poročilo Vitalno dokumentarno gradivo, ki je zapadlo za izločitev, ki prikazuje elektronsko vitalno dokumentarno gradivo, ki je v določenem obdobju zapadlo za izločitev. Za več informacij o poročilih glejte temo o generiranju poročil.
Trajno dokumentarno gradivo
Trajno dokumentarno gradivo je gradivo, ki ima dovolj veliko vrednost, da ga mora vaša organizacija hraniti dlje, kot je to običajno zahtevano. Dokumentacijo lahko označite kot trajno tako, da nastavite vrednost njene lastnosti Indikator trajne dokumentacije na True. Ta lastnost se privzeto ne prikaže v programu IBM Enterprise Records za čarovnika za namestitev deklaracije. Ko ustvarite kategorijo ali mapo, se lastnost Indikator trajne dokumentacije privzeto prikaže. Če v teh primerih lastnosti ne želite prikazati, lastnost spremenite v skrito.
Ne obstaja vedenje, povezano z lastnostjo Indikator trajne dokumentacije. Lastnost je samo informativna in, čeprav je Indikator trajne dokumentacije nastavljen na True, je dokumentacijo kljub temu mogoče izbrisati.