Efectuar o aprovisionamento de utilizadores e ficheiros de correio

Se estiver a transferir ficheiros de correio para o serviço com a ajuda de um gestor de transferências que utiliza a ferramenta OPT ou OTT, o gestor de transferências importa lotes de utilizadores e ficheiros de correio para o serviço. Após a importação de um lote de utilizadores, pode aprovisionar os utilizadores para o IBM SmartCloud Notes.

Antes de começar

A sua empresa poderá adquirir uma subscrição integrada que permite activar serviços de forma independente. Por exemplo, poderá activar os serviços do Connections e Meetings para os utilizadores antes de activar o serviço do IBM SmartCloud Notes (correio electrónico). Para activar outros serviços em separado, crie as contas de utilizador na página Contas de utilizador do IBM Connections Cloud. Quando completar o procedimento descrito neste tópico, todos os serviços integrados estarão activados.

Sobre esta tarefa

Como alternativa a este procedimento, pode utilizar o servidor de integração do Connections Cloud para aprovisionar vários utilizadores de uma só vez.

Tem de efectuar o aprovisionamento de utilizadores no prazo de 60 dias a partir do momento em que o respectivo estado corresponde a Preparado para aprovisionamento. Após 60 dias, o estado é alterado para Cancelado e os utilizadores e respectivos ficheiros de correio têm de ser novamente transferidos para o serviço num novo lote.

Se o ambiente local incluir delegados que gerem o correio de outros utilizadores, considere a possibilidade de efectuar o aprovisionamento dos delegados em primeiro lugar. Após os delegados serem aprovisionados, podem gerir correio de utilizadores do serviço e locais, cujos ficheiros de correio continuam em servidores da empresa. Os utilizadores, cujos ficheiros de correio estão nos servidores da empresa, não podem gerir o correio de um utilizador do serviço.

Após a conclusão do aprovisionamento, o design da pasta da caixa de entrada é aplicado às pastas do ficheiro de correio personalizado. As pastas personalizadas são pastas criadas pelo utilizador ou pastas criadas pela empresa a partir de um modelo personalizado que é utilizado no serviço.

O modelo de correio especificado durante o aprovisionamento de utilizadores controla o design do ficheiro de correio no serviço.

Sugestão: Após aprovisionar utilizadores que utilizarão apenas o cliente da Web e cujos ficheiros de ID do IBM Notes foram anexados aos ficheiros de correio transferidos, informe os utilizadores de que devem assinar ou encriptar uma mensagem de correio após iniciar sessão no serviço pela primeira vez. Este passo acciona a transferência dos respectivos ficheiros de ID para o cofre de IDs no serviço. Ao fazê-lo, eles poderão ter de fornecer a palavra-passe do ID do Notes. Após a transferência do ID para o cofre de ID, já não é pedida a introdução dessa palavra-passe ao iniciar sessão ou encriptar correio.

Execute os seguintes passos para efectuar o aprovisionamento de utilizadores e ficheiros de correio:

Procedimento

  1. Inicie sessão no serviço como administrador.
  2. Se a conta também tiver a função de Utilizador, faça clique em Admin > Gerir organização.
  3. Na secção Definições do sistema do painel de navegação, faça clique em IBM SmartCloud Notes.
  4. Faça clique em Aprovisionamento de utilizadores com transferência de ficheiros de correio.

    Um documento de controlo criado pelo gestor de transferências, o qual tem a função Gestor de transferências de dados, é apresentado para cada lote de utilizadores. Cada documento de controlo apresenta o estado desse lote de utilizadores. Quando o aprovisionamento de todos os utilizadores num lote estiver concluído ou for cancelado, o documento de controlo apresenta o estado Concluído.

  5. Quando qualquer documento de controlo apresentar o estado Preparado, faça clique no separador Utilizadores para visualizar uma lista de nomes de utilizadores que estão prontos para aprovisionamento.
    Nota: É apresentado o endereço de correio da Internet de cada utilizador. Se um utilizador for novo no IBM Connections Cloud, o endereço é também a identidade utilizada para iniciar sessão no serviço a partir de um navegador em http://www.ibmcloud.com/social. Se um utilizador já possuir outra subscrição no Connections Cloud, a identidade de início de sessão corresponde ao valor actual do campo Correio electrónico no separador Iniciar sessão na conta da conta de utilizador do Connections Cloud.
  6. Seleccione um ou mais utilizadores cujo estado corresponda a Preparado para aprovisionamento.
    Nota: Se o estado de um utilizador corresponder a Erro, colabore com o gestor de transferências para resolver o problema e, em seguida, aguarde que o estado seja alterado para Preparado para aprovisionamento.
  7. Opcional: Faça clique em Previsão de aprovisionamento para visualizar uma estimativa do tempo necessário para efectuar o aprovisionamento dos utilizadores seleccionados. A estimativa baseia-se no tamanho dos ficheiros de correio neste pedido e no número de pedidos na fila.
  8. Faça clique em Aprovisionamento seleccionado.
  9. Na janela Opções de aprovisionamento, seleccione as subscrições para o utilizador. É necessário seleccionar uma subscrição do SmartCloud Notes. Poderão estar disponíveis outras subscrições opcionais. Quando terminar, faça clique em Seguinte.
    Tabela 1. Campos de subscrição
    Campo de subscrição Descrição
    Mail Seleccione uma subscrição do SmartCloud Notes. Em alternativa, seleccione uma subscrição integrada, se disponível.
    Collaboration Se disponível, seleccione opcionalmente uma subscrição de colaboração. Em alternativa, seleccione uma subscrição integrada, se disponível.
    Reunido Se disponível, seleccione uma subscrição integrada que inclua uma subscrição do SmartCloud Notes e uma subscrição de colaboração.
    Outros Se disponível, seleccione opcionalmente subscrições adicionais.
  10. Seleccione um ficheiro de formulários de extensão opcional para o cliente Web e um modelo de correio para o cliente do IBM Notes:
    1. Opcional: Se existir um ficheiro de formulários de extensão disponível para a sua empresa, a opção Seleccionar ficheiro de formulários de extensão estará visível. Para aplicar um ficheiro de formulários de extensão a clientes Web, seleccione um ficheiro de formulários.

      Um ficheiro de formulários de extensão proporciona uma experiência personalizada ao cliente Web. Os ficheiros de formulários de extensão estão disponíveis se a sua empresa os implementar.

    2. Na secção Seleccionar modelo de correio, é seleccionado o modelo de correio predefinido. Se pretender aplicar um modelo diferente aos ficheiros de correio do utilizador, faça clique em Seleccionar junto do nome do modelo.
      • Se o cliente do Notes for utilizado, seleccione uma versão do modelo que seja compatível com a versão do cliente do Notes utilizada. Faça clique em Seguinte para percorrer a lista de modelos disponíveis até encontrar o modelo correcto.
      • Caso o cliente do Notes não seja utilizado, seleccione a versão de modelo mais recente no idioma que pretende utilizar.
      • Para visualizar apenas os modelos de correio personalizados desenvolvidos para a sua empresa, faça clique em Ocultar modelos de correio padrão. Se pretender seleccionar um modelo de ficheiro de correio personalizado, após a conclusão do aprovisionamento, o design da pasta de entrada é aplicado a quaisquer pastas de correio personalizadas criadas pela sua empresa.
    3. Faça clique em Seguinte.
  11. Na secção Fornecer uma palavra-passe inicial, crie uma palavra-passe temporária que cumpra os requisitos apresentados.

    Os utilizadores fornecem esta palavra-passe quando iniciam sessão no serviço pela primeira vez num navegador da Web. Após iniciar sessão, é-lhes pedido que criem novas palavras-passe. Esta palavra-passe é diferente da palavra-passe associada a um ficheiro de ID de cliente do Notes ou a quaisquer palavras-passes HTTP locais.

    Se os utilizadores que estiver a aprovisionar já utilizam o serviço através de outra subscrição, continuarão a utilizar as respectivas palavras-passe e não utilizarão esta palavra-passe.

    Se a sua empresa utilizar gestão de identidades federadas, os utilizadores não fornecem esta palavra-passe. Em alternativa, eles utilizam a página Utilizar o início de sessão da minha organização para fornecer uma palavra-passe que lhes permita autenticar-se utilizando uma aplicação de segurança da empresa.

  12. Faça clique em Seguinte e reveja as selecções efectuadas. Tenha em atenção que a palavra-passe é apresentada no campo Palavra-passe inicial uma vez que é necessário fornecê-la a cada utilizador que seja novo no serviço.
  13. Faça clique em Confirmar para abrir a página Pedidos de aprovisionamento do utilizador. Consulte novamente a lista de utilizadores e, quando estiver preparado para aprovisioná-los, faça clique em Pedir aprovisionamento.
    • À medida que os utilizadores são adicionados à fila de aprovisionamento, a página Pedidos de aprovisionamento do utilizador remove os seus nomes da lista.
    • A página apresenta a percentagem de pedidos concluídos e adicionados à fila de aprovisionamento e o número que permanece em processamento.
    • Os nomes de quaisquer utilizadores que não podem ser adicionados à fila são apresentados com mensagens de erro. Solucione eventuais erros e repita os passos para aprovisionar os utilizadores. Endereços da Internet de utilizadores em falta e problemas de sincronização de directório são exemplos de erros que podem impedir que um utilizador seja adicionado à fila de aprovisionamento.

    Para cancelar o aprovisionamento de quaisquer utilizadores que ainda não foram processados, faça clique em Cancelar.

Resultados

O aprovisionamento de utilizadores com transferência de ficheiros de correio cria réplicas dos ficheiros de correio dos utilizadores nos servidores de correio no serviço. Na próxima sincronização do directório com servidores locais após a conclusão do aprovisionamento de utilizadores, os documentos de pessoa no directório do Domino local são actualizados para apresentar os novos nomes de servidor de correio e o caminho do ficheiro de correio.

Quando a aplicação do servidor de simulação detecta o nome do novo servidor de correio do SmartCloud Notes no documento de pessoa, coloca uma mensagem de correio electrónico de boas-vindas no ficheiro de correio local original do utilizador. Pode personalizar o conteúdo desta notificação. A notificação deve incluir ligações adequadas para utilização por parte dos utilizadores ao iniciarem sessão no serviço pela primeira vez. Por exemplo, poderá incluir http://www.ibmcloud.com/social ou uma ligação para uma página de início de sessão utilizada pela empresa.

Um utilizador pode executar a ferramenta de configuração do cliente do Notes para configurar um cliente do Notes para estabelecer ligação ao serviço. Neste caso, a ferramenta inicia uma última replicação entre a réplica do ficheiro de correio local e a réplica no serviço, após a conclusão da configuração do cliente.

Se um utilizador não utilizar o cliente do Notes, a aplicação do servidor de simulação inicia a última replicação quando detecta o nome do novo servidor de correio do SmartCloud Notes no documento de pessoa.

Como proceder a seguir

Após os utilizadores serem adicionados com êxito à fila do aprovisionamento:
  • Monitorize o estado do aprovisionamento do ficheiro de correio regressando ao separador Utilizadores no documento de controlo e actualizando a página ou utilizando o filtro do campo Estado.
  • Verifique o estado do aprovisionamento de utilizadores para determinar quando o aprovisionamento é concluído ou se ocorrem erros durante o processo.