Gerenciando configurações de fluxo de trabalho para artefatos

Ao gerenciar as configurações do fluxo de trabalho para artefatos de controle, é possível controlar quais configurações de fluxo de trabalho se aplicam a quais condições e quais pessoas trabalham em cada etapa do fluxo de trabalho.

A configuração de fluxo de trabalho define quais ações acionam um fluxo de trabalho, o modelo que está associado a um acionador, os usuários que são responsáveis por concluir as etapas do fluxo de trabalho (tarefas) e aqueles que devem ser notificados sobre etapas específicas no fluxo de trabalho.

Se você tiver as permissões necessárias, será possível gerenciar configurações de fluxo de trabalho para controlar o fluxo de trabalho para todos os tipos de artefatos de controle, exceto regras de proteção de dados.

Permissões necessárias

Você deve ter essa permissão de usuário para criar ou editar configurações de fluxo de trabalho de governança:

  • Gerenciar fluxos de trabalho de governança

No entanto, a permissão Gerenciar fluxos de trabalho de governança não inclui o acesso aos artefatos de rascunho que são afetados por fluxos de trabalho ou a permissão para autoria de artefatos.

Quando você cria uma configuração de fluxo de trabalho, você escolhe um modelo que contém um conjunto de etapas. Você designa um ou mais usuários a cada etapa. Cada etapa é associada a uma tarefa, a menos que uma etapa seja ignorada. Um dos designados deve concluir a tarefa para continuar o fluxo de trabalho.

A configuração de fluxo de trabalho padrão para todos os artefatos de governança que estão sujeitos a fluxos de trabalho, denominados Padrão, permite que os usuários pubquem os próprios artefatos, sem gerar nenhuma tarefa.

Você pode modificar o nome e a descrição da configuração do fluxo de trabalho padrão, conforme descrito em Editando uma configuração do fluxo de trabalho.

Modelos de fluxo de trabalho

Ao criar uma configuração de fluxo de trabalho, deve-se selecionar um modelo. É possível usar modelos predefinidos.

Os modelos predefinidos a seguir estão disponíveis para configurações de fluxo de trabalho do artefato de controle:

Publicação automática (padrão)
Este fluxo de trabalho tem uma etapa:
  1. Evento acionador (Um artefato de rascunho é criado e, em seguida, publicado para uma combinação de tipo de artefato de controle, categoria e evento que é coberto pela configuração do fluxo de trabalho).
Uma etapa de aprovação e uma etapa de revisão
Esse fluxo de trabalho tem quatro etapas:
  1. Evento acionador
  2. Aprovação
  3. Revisão (opcional). Permanece ativo durante a etapa de aprovação).
  4. Publicando
Várias aprovações e uma etapa de revisão
Esse fluxo de trabalho tem quatro etapas:
  1. Evento acionador
  2. Aprovação (Esta etapa pode requerer aprovação de vários aprovadores).
  3. Revisão (opcional). Permanece ativo entre o início da primeira etapa de aprovação e o término da segunda etapa de aprovação).
  4. Publicando
Duas etapas de aprovação e uma etapa de revisão
Esse fluxo de trabalho tem cinco etapas:
  1. Evento acionador
  2. Pré-aprovação
  3. Aprovação
  4. Revisão (opcional). Permanece ativo entre o início da primeira etapa de aprovação e o término da segunda etapa de aprovação).
  5. Publicando

Etapas do fluxo de trabalho em modelos predefinidos

Os modelos de fluxo de trabalho de artefato de controle predefinidos incluem estas etapas:

Evento acionador

O fluxo de trabalho é acionado quando um usuário cria um artefato de rascunho que satisfaz estas condições:

  • O evento é coberto pelo fluxo de trabalho. Os eventos que criam um artefato de rascunho são criar, editar, excluir, importar um artefato e mover um artefato para outra categoria.
  • O usuário tem permissão para gerenciar artefatos de controle em uma categoria coberta pelo fluxo de trabalho.
  • O tipo de artefato de controle é coberto pelo fluxo de trabalho.
Etapas de aprovação

Um fluxo de trabalho pode ter até duas etapas de aprovação. Quando um artefato é enviado para aprovação, uma tarefa de aprovação é criada. Se a notificação estiver ativada, os designados para aprovação serão notificados.

Para os modelos Uma etapa de aprovação e uma etapa de revisão e Duas etapas de aprovação e uma etapa de revisão, um dos designados aprovadores deve aceitar a tarefa e, em seguida, aprovar ou rejeitar o artefato.

Para o modelo Diversas aprovações e uma etapa de revisão, um ou mais aprovadores devem aceitar a tarefa e, em seguida, aprovar ou rejeitar o artefato. O número de aprovadores necessários é especificado pela configuração de fluxo de trabalho:

  • Um: o primeiro designado a responder aprova ou rejeita a tarefa.
  • Todos: todos os designados devem aprovar ou um designado pode rejeitar a tarefa.
  • Porcentagem mínima: A porcentagem mínima da maioria (51% a 100%) dos designados deve aprovar a tarefa. Caso contrário, a tarefa é rejeitada.
  • Número específico: um número específico de designados deve aprovar ou um designado pode rejeitar a tarefa. Assegure-se de que esse valor seja menor que o número de designados. Se o número especificado de aprovadores necessários é maior do que o número de designados, então os fluxos de trabalho não podem ser aprovados e são rejeitados mesmo depois de todos os designados aprová-los.

Quando o artefato é aprovado, o fluxo de trabalho continua para a próxima etapa.

Se o artefato for rejeitado, o fluxo de trabalho retornará para a primeira etapa para que o autor possa fazer as mudanças solicitadas.

Etapa de revisão

Essa etapa opcional ocorre em paralelo à etapa ou etapas de aprovação. O fluxo de trabalho não espera que essa etapa seja concluída. Uma tarefa de revisão inicia-se depois que um artefato é enviado para aprovação e termina quando a etapa de aprovação final é concluída. Um designado para revisão pode aceitar a tarefa e fornecer uma revisão do artefato.

Etapa de publicação

Se a caixa de seleção Publicar artefato automaticamente for selecionada, o artefato será publicado automaticamente depois que a etapa anterior for concluída.

Se a publicação automática não for selecionada, quando um artefato for enviado para publicação, uma tarefa de publicação será criada. Se a notificação estiver ativada, os designados para publicação serão notificados. Um designado como publicador pode publicar ou rejeitar o artefato. Se o publicador publicar o artefato, o fluxo de trabalho será concluído. Se o publicador rejeitar o artefato, o fluxo de trabalho retornará para a primeira etapa para que o autor possa fazer as mudanças solicitadas.

Condições de fluxo de trabalho

As condições do fluxo de trabalho são combinações de categorias, artefatos de controle e eventos.

Categorias

É possível selecionar qualquer uma dessas opções de categoria:

  • Uma única categoria que você seleciona
  • Todas as categorias
Artefatos de controle

É possível selecionar um ou mais tipos de artefato de controle:

  • Termos de negócios
  • Classificações
  • Classes de dados
  • Dados de referência
  • Políticas
  • Regras de controle

Não é possível controlar categorias ou regras de proteção de dados com um fluxo de trabalho.

Eventos

É possível selecionar um ou mais eventos:

  • Criar
  • Atualizar
  • Excluir
  • Importar
  • Mover

Designados para etapas do fluxo de trabalho

Para o evento de acionamento que inicia um fluxo de trabalho, qualquer usuário que tenha a função de Revisor, Editor, Administrador, Proprietário ou uma função personalizada com permissão para visualizar artefatos de rascunho em uma das categorias do fluxo de trabalho pode executar os eventos de fluxo de trabalho.

Para as outras etapas do fluxo de trabalho, é possível especificar um ou mais critérios para identificar designados para etapas do fluxo de trabalho. Os usuários que se encaixam em qualquer um dos critérios são designados.

Restrição:

Um designado que não tenha a função de Revisor, Editor, Administrador ou Proprietário, ou uma função personalizada com permissão para visualizar artefatos de rascunho na categoria principal do artefato, pode ver a tarefa de fluxo de trabalho, mas não pode ver o artefato de rascunho.

Você especifica designados com um ou mais destes critérios:

O solicitante do fluxo de trabalho
O usuário que iniciou o fluxo de trabalho.
Funções de categoria
Os usuários que possuem uma das funções selecionadas na categoria primária do artefato.
Funções de artefato
Os usuários designados como Organizador de dados para o artefato.
usuários
Uma lista de usuários ou grupos de usuários especificados..

Limitações

Ao criar fluxos de trabalho que contenham vários artefatos, por exemplo, para importação ou exclusão em massa, é importante garantir que todos os artefatos incluídos no mesmo fluxo de trabalho sejam homogêneos no sentido dos responsáveis configurados:

  1. Todos os artefatos devem ser processados pela mesma configuração de fluxo de trabalho, de acordo com as condições definidas na configuração do fluxo de trabalho.
  2. Ao definir os responsáveis por meio de funções de categoria, os membros dessas funções de categoria em todas as categorias usadas pelos artefatos fornecidos devem ser os mesmos.
  3. Ao definir os responsáveis por meio da função de artefato de Data Steward, os data stewards definidos para cada artefato devem ser os mesmos de todos os outros artefatos.

Você deve dividir conjuntos de artefatos em que esses responsáveis diferem em partes, de modo que em cada parte a lista de responsáveis seja a mesma.

Notificações para tarefas de fluxo de trabalho

Para cada etapa em um fluxo de trabalho, é possível ativar notificações para eventos. Deve-se especificar quais tipos de usuários recebem notificações para quais eventos.

É possível especificar estes eventos:

  • Tarefa designada
  • Aprovar
  • Rejeitar
  • Publicar
  • Excluir
  • Vencida

É possível especificar estes tipos de usuários:

O solicitante do fluxo de trabalho
O usuário que iniciou o fluxo de trabalho.
Funções de categoria
Os usuários que possuem uma das funções selecionadas na categoria primária do artefato.
Funções de artefato
Os usuários designados como Organizador de dados para o artefato.
usuários
Uma lista de usuários especificados.
Grupos de usuários
Uma lista de grupos de usuários especificados Observe que pode levar até 10 minutos para que as alterações do grupo de usuários (usuário incluído ou removido) se tornem efetivas em notificações.

As notificações são enviadas para o bell de notificações para cada usuário afetado. Se o seu sistema Cloud Pak for Data estiver configurado para enviar e-mails, os designados poderão ativar as notificações por e-mail, atualizando suas configurações de notificação.

Criando uma configuração de fluxo de trabalho

Todos os artefatos são designados a uma configuração de fluxo de trabalho permanentemente. Ao incluir condições em uma configuração de fluxo de trabalho, você substitui a configuração do fluxo de trabalho atualmente designada. No entanto, quaisquer artefatos afetados que estiverem em andamento continuarão a seguir o fluxo de trabalho original.

Para criar uma configuração de fluxo de trabalho:

  1. Selecione Administração > Configurações e ajustes > Gerenciamento de fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Gerenciamento de artefatos de governança.
  2. Clique na guia Configurações de fluxo de trabalho e em seguida Nova configuração.
  3. Insira um nome para a configuração de fluxo de trabalho. Opcionalmente, insira uma descrição do fluxo de trabalho.
  4. Selecione um modelo.
  5. Clique em Criar.
  6. Para a etapa de condições do Fluxo de trabalho, especifique as condições ou substitua a configuração do fluxo de trabalho padrão:
    • Para especificar condições:
      1. Clique em Incluir condição.
      2. Selecione uma categoria ou todas as categorias.
      3. Selecione um ou mais ladrilhos que especificam um tipo de artefato de controle e combinação de eventos.
    • Para definir essa configuração de fluxo de trabalho como a nova configuração de fluxo de trabalho padrão, certifique-se de que não haja condições.
  7. Para cada uma das outras etapas, inclua designados e notificações, conforme necessário:
    1. Na seção Designados, selecione os métodos de identificação e funções ou nomes de usuários. Se aplicável, selecione o número de aprovações.
    2. Na seção Notificações, selecione quais usuários notificar para quais eventos.
  8. Clique em Salvar.
  9. Clique em Ativar e em seguida Salvar e ativar.

Editando uma configuração de fluxo de trabalho

É possível editar uma configuração de fluxo de trabalho existente para mudar designados, condições e notificações. Suas edições não afetam as tarefas existentes, mas afetam somente novas tarefas. Se você remover condições de uma configuração de fluxo de trabalho, elas serão automaticamente redesignadas para a configuração de fluxo de trabalho padrão.

Para redesignar as condições para a configuração de fluxo de trabalho padrão, edite outras configurações de fluxo de trabalho para remover essas condições.

Se você remover todas as condições de fluxo de trabalho de uma configuração de fluxo de trabalho ativa, essa configuração de fluxo de trabalho se tornará a nova configuração de fluxo de trabalho padrão e a configuração de fluxo de trabalho padrão anterior será desativada.

Para editar uma configuração de fluxo de trabalho:

  1. Selecione Administração > Configurações e ajustes > Gerenciamento de fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Gerenciamento de artefatos de governança.
  2. Clique na guia Configurações de fluxo de trabalho.
  3. Clique em um nome do fluxo de trabalho para abri-lo.
  4. Faça as alterações. Para editar o nome e a descrição do fluxo de trabalho, clique no menu de estouro (menu overflow).
  5. Clique em Salvar.
  6. Clique em Ativar e em seguida Salvar e ativar.

Desativando uma configuração de fluxo de trabalho ativa

É possível desativar uma configuração de fluxo de trabalho ativa. Ao desativar uma configuração de fluxo de trabalho, suas condições são herdadas pela configuração de fluxo de trabalho ativa na categoria pai para a categoria coberta pela configuração de fluxo de trabalho original. Se não houver outras configurações de fluxo de trabalho ativas para a hierarquia de categoria, as condições serão herdadas pela configuração de fluxo de trabalho padrão.

Para desativar uma configuração de fluxo de trabalho ativa:

  1. Selecione Administração > Configurações e ajustes > Gerenciamento de fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Gerenciamento de artefatos de governança.
  2. Clique na guia Configurações de fluxo de trabalho.
  3. Clique no nome da configuração de fluxo de trabalho para abri-lo.
  4. Clique em Desativar e em seguida Desativar.

Excluindo uma configuração de fluxo de trabalho

É possível excluir uma configuração de fluxo de trabalho inativa.

Para excluir uma configuração de fluxo de trabalho inativa:

  1. Selecione Administração > Configurações e ajustes > Gerenciamento de fluxo de trabalho e, em seguida, selecione Gerenciamento de artefatos de governança.
  2. Clique na guia Configurações de fluxo de trabalho.
  3. Clique no menu de ação ao lado do nome do fluxo de trabalho e escolha Excluir.

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