Solução de otimização e gerenciamento da força de trabalho

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Visão geral da solução

A solução Workforce Management & Optimization permite que as organizações gerenciem e planejem melhor sua força de trabalho. Ele está vinculado a outras soluções, como gerenciamento de portfólio, gerenciamento de projetos híbridos e alinhamento estratégico, para ajudá-lo a gerenciar sua força de trabalho com eficiência. Os gerentes de portfólio, gerentes de programa e gerentes de produto podem usar essa solução para:
  • Reduzir os custos de mão de obra: Ajustar as escalas de trabalho de acordo com a carga de trabalho real ajuda a evitar o pagamento de horas extras, evita o excesso de funcionários e facilita o cumprimento do orçamento.
  • Equipe precisa: Monte a equipe certa com o número certo de pessoas para garantir que todos consigam atingir as metas anuais da empresa.
  • Planejamento realista: Certifique-se de que o tamanho da sua equipe corresponda às metas para o ano. Ter a equipe certa no local ajuda a definir metas que são realmente possíveis de serem alcançadas.
  • Aumento da produtividade: Designe as pessoas certas para as tarefas certas para fazer mais e atender às expectativas.
Com essa solução, você pode:
  • Compreender o impacto financeiro da alocação e composição da força de trabalho.
    • Traduzir as atribuições de trabalho em custo de recursos para um portfólio, iniciativa/projeto ou equipe.
    • Definir e acompanhar as metas de número de funcionários (incluindo contratações e reduções) alinhadas ao orçamento.
  • Analisar e planejar a composição da força de trabalho em nível de empresa, portfólio, equipe e iniciativa.
    • Distribuição por local, função, nível, etc.
    • Defina e monitore metas para alocar sua força de trabalho com base em características específicas, como habilidades, experiência, carga de trabalho, etc.
    • Calcule os recursos disponíveis e determine o número de horas que cada um pode contribuir para o trabalho.

Principais recursos

Gerenciamento de recursos
A solução WFM permite que você gerencie a lista de equipes e os recursos individuais. Ao se integrar com o site Apptio, o WFM incorpora atributos adicionais de recursos em seu sistema.
  • Gerenciamento de listas de funcionários: Defina a estrutura organizacional com funções, locais e tipo de emprego dos funcionários.
  • Gerenciamento de equipes: Atribua pessoas a equipes, defina a capacidade e o envolvimento.
  • Apptio Integração: Importação de funções de recursos, locais, tipo de emprego.
Planos de pessoal de processos-alvo
As novas entidades e visualizações do Targetprocess permitem que você realize o planejamento do número de funcionários:
  • Planos de efetivo de pessoal : Crie planos de efetivo por trem de solução, obtenha o efetivo real e defina o efetivo alvo.
  • Relatório de planejamento de pessoal : Acompanhe o número de funcionários reais em relação ao planejado.
Painel de controle do SPM da força de trabalho
  • Obtenha insights sobre a força de trabalho e acompanhe a alocação de pessoal:
    • Cartões KPI : Fornece uma visão geral do número de funcionários e da alocação de capacidade por portfólio.
    • Composição da força de trabalho : Analise o número de funcionários por local, função ou tipo de emprego.
    • Composição da equipe : Verifique a configuração da equipe e a alocação de habilidades.
    • Número de funcionários do portfólio : Acompanhe as atribuições do número de funcionários para treinamento de soluções, ART, equipe, iniciativas e objetivos
    Observação: para obter mais informações, consulte Gerenciar os recursos e a capacidade da sua equipe
    .
Observação: os recursos do Workforce Management (WFM) não estão disponíveis por padrão. Para saber como configurar o WFM em sua conta, consulte o guia de configuração.

Gerenciamento de recursos

Você pode usar a solução Workforce Management & Optimization para:
  • Ajustar o número de funcionários em várias iniciativas e projetos para apoiar a alocação eficaz de funções existentes e o planejamento de funções abertas.
  • Realocar recursos e ajustar cronogramas de projetos para equilibrar a capacidade de recursos em diferentes projetos e iniciativas.
  • Altere e otimize a mão de obra interna, externa, contingente e offshore por função e local.
  • Visualizar as alterações na força de trabalho: mudanças internas, mudanças de departamento, saídas e entradas.

A solução Workforce Management & Optimization fornece uma visualização dedicada no Targetprocess para ver e gerenciar a lista atual.

Para acessar a exibição de gerenciamento de recursos:
  1. Faça login na sua conta Targetprocess.
  2. No menu à esquerda, clique em My Roster view.

A visualização My Roster mostra uma lista hierárquica de subordinados diretos e indiretos do usuário atual. Ele suporta até dez níveis de relações aninhadas. Cada linha apresenta informações de emprego de um único usuário, incluindo Avatar, local, perfil do cargo, tipo de funcionário, nível, gerente, função, equipes (lista de equipes às quais o usuário está atribuído), portfólios e envolvimento ativo total.

Essa solução suporta uma estrutura de três camadas para a organização da equipe:
  • Trens de solução (ST)
    • Trens de lançamento ágeis (ART)
      • Equipes
Para ver a estrutura atual:
  • Faça login na sua conta Targetprocess.
  • No menu à esquerda, clique em Estrutura das equipes.

Você pode visualizar e modificar a estrutura da sua equipe.

Para adicionar um novo Solution Train, um Agile Release Train (ART) ou uma entidade de equipe, clique no botão + no nível de hierarquia desejado e insira as informações necessárias. A entidade controladora será atribuída automaticamente.

Você também pode usar o botão de pesquisa para selecionar uma entidade que já exista no sistema.

Para remover o ST/ART/Team, clique com o botão direito do mouse na entidade escolhida e selecione a opção "Delete" (Excluir) no menu de contexto. Lembre-se de que todas as informações relacionadas à entidade serão removidas do sistema.

Se você quiser manter os dados, abra a exibição detalhada da entidade clicando nela na lista. No painel "Info", no lado direito, você pode cancelar a atribuição ou selecionar uma entidade pai diferente.

Atribuição de equipe

A solução Workforce Management & Optimization permite que os usuários façam parte de várias equipes simultaneamente, possibilitando a colaboração flexível e o gerenciamento da carga de trabalho.

Os usuários podem alocar seu tempo entre diferentes equipes, como, por exemplo, passar 50% do tempo na Equipe A e 50% na Equipe B.

Envolvimento da entidade
O Envolvimento da Entidade representa a atribuição de um usuário a uma equipe. Ele armazena informações essenciais sobre a atribuição de equipe de um usuário, inclusive:
Informações Descrição
Porcentagem de envolvimento A porcentagem de tempo que um usuário está alocado a uma equipe
Período ativo As datas de início e término que marcam a duração do envolvimento

Ao apoiar o envolvimento do usuário em várias equipes, o Workforce Management & Optimization aumenta a produtividade e o trabalho em equipe, permitindo que os usuários contribuam para vários projetos e equipes de acordo com o tempo e as responsabilidades alocados.

Para visualizar o envolvimento total de um usuário, clique em My Roster view no menu à esquerda.

A coluna Total Active Involvement (Envolvimento ativo total ) exibe a soma dos envolvimentos do usuário que estão ativos nesse dia. Se o envolvimento total do usuário for diferente de 100%, a linha será destacada em vermelho para indicar a alocação incorreta.

Para visualizar todos os usuários atualmente atribuídos à equipe, clique em "Exibir estrutura da equipe" no menu à esquerda. A lista abaixo da equipe exibe informações relacionadas aos envolvimentos dessa equipe, incluindo ID,, e Active.

Atribuição de um usuário a uma equipe

Para adicionar um usuário a uma equipe:

  1. Clique no botão + ao lado de Involvements (Envolvimentos ) na equipe desejada.
  2. Digite os valores para os campos Porcentagem, Data de início planejada, Data de término planejada, Usuário conectado e Equipe conectada.

Por padrão, apenas os envolvimentos ativos são mostrados na lista. Para ver os envolvimentos passados e futuros:
  1. Clique na equipe desejada na lista para abrir sua visualização detalhada.
  2. Navegue até a guia Envolvimentos.
  3. Clique no botão + se quiser atribuir um usuário à equipe.
  4. Digite os valores para criar um novo envolvimento.

Você pode ver os envolvimentos passados, atuais e futuros de um determinado usuário na lista disponível na exibição de recursos individuais.

Importante:

O número de funcionários é calculado com base no envolvimento dos usuários ativos. O Painel de Gerenciamento Control Center da Força de Trabalho SPM pode exibir resultados diferentes em comparação com a contagem regular de usuários nas telas de gerenciamento de escalas do Targetprocess.

Para garantir a consistência dos dados:

  • Verifique se todos os usuários ativos têm participações ativas.
  • Se um usuário for desativado, verifique se ainda existe algum envolvimento ativo.

Importação automatizada de dados de efetivo de pessoal

É possível importar dados do usuário do Apptio Costing com integrações.

Para executar as importações manualmente, clique em Settings (Configurações ) e selecione a guia Integrations (Integrações ).

Execute as importações na seguinte ordem:

  1. Usuário com metadados
  2. Aprimorar com o proprietário
  3. Aprimoramento com famílias de empregos

O Automation Rules permite que você execute importações automaticamente. Você deve ativar as seguintes regras para realizar importações automáticas
  • Importação de CSV - acionamento semanal
  • Importação de CSV - acionamento quando o conjunto de dados é alterado
Importação de CSV - acionamento semanal
Essa regra é desativada por padrão. Para usar essa opção, você deve ativar a regra. Execute as etapas a seguir:
  1. Configure o dia da importação : Especifique o dia em que a importação deve ser executada.
  2. Atualizar o filtro: Atualizar o filtro com um valor relacionado ao dia específico da semana.

Importação de CSV - acionamento quando o conjunto de dados é alterado

Essa regra é desativada por padrão. Para usar essa opção, você deve ativar a regra.

A importação automática é acionada toda vez que o conjunto de dados é alterado no TBM Studio. Quando isso ocorrer, novos dados serão propagados para o ADM.

Importante:

As regras responsáveis pela importação real:

CSV Import - User with metadata e CSV Import - Enhance with Job Families and Owners (triggered after User import) terminam com o erro Rule loop was detected and result application was interrupted. Isso não afeta as importações em si. Você pode observar os registros de importação na guia Integração. O problema está programado para ser corrigido.

Upload em massa da estrutura da equipe

Se quiser importar uma estrutura organizacional de uma fonte externa, você pode usar os seguintes perfis especiais de importação. Importe esses perfis na ordem mostrada:

  1. Estrutura das equipes: O ART-ST-Portfolio cria uma estrutura básica de Solution Train e Agile Release Train conectada ao seu portfólio/projeto.
  2. Estrutura das Equipes: As conexões entre equipes e o ART criam as equipes necessárias e as vinculam aos Agile Release Trains.
  3. Estrutura da equipe: Involvement-Team-User (Envolvimento-Equipe-Usuário ) cria o envolvimento do usuário em equipes específicas.
Observação: É necessário importar o arquivo.CSV para importar os dados relevantes.

Importar um arquivo CSV

  1. Faça login no Targetprocess.
  2. Clique em Settings > Integrations (Configurações > Integrações ).

  3. Clique em Estrutura das equipes: ART-ST-Portfolioto criar uma estrutura básica de Solution Train e Agile Release Train conectada ao seu portfólio/projeto.
  4. Insira os detalhes, carregue o arquivo CSV e clique em Importar.

    Importação concluída.

  5. No menu à esquerda, clique em Solution Train > Solution Trains and ARTs para visualizar a estrutura da equipe importada.

Plano de pessoal

O plano de pessoal é usado para representar o número de funcionários inicial, previsto e real ao longo do ano para um determinado Solution Train.

Crie um plano de pessoal

  1. Clique em + Add > Headcount Plan para criar um plano de headcount.
  2. Digite o nome, o número inicial de funcionários e o número de funcionários no final do período

    O Headcount inicial e o Headcount de fim de período representam os números da sua organização para um determinado Solution Train. O sistema distribuirá os valores entre os itens planejados gerados em uma tentativa de distribuir a mudança uniformemente entre os meses.

    .
  3. Selecione o trem de solução e o período do ano de sua preferência na lista suspensa.
  4. Clique em Add.

Número de funcionários Item do plano

Após criar um Plano de efetivo de pessoal, o sistema gera os Itens do plano de efetivo de pessoal para cada mês, a partir do mês atual. Não serão gerados itens para meses já encerrados.

Coluna Descrição
Inicial Representa o efetivo de funcionários no final do mês, conforme calculado com base no efetivo de funcionários inicial e final no Plano de efetivo de funcionários e é somente leitura.
Previsto Esse campo é preenchido com o valor inicial no início. Você pode ajustar esse valor para refletir a situação e o processo de sua organização.
Real Representa o número real de funcionários observado no final do mês.
É possível recalcular o efetivo de pessoal real com o efetivo de pessoal atual do sistema sob demanda, tanto para o plano de efetivo de pessoal quanto para o item de plano de efetivo de pessoal.
Observação: um usuário é contado como headcount em um determinado mês se tiver envolvimento com um início planejado até o primeiro dia do mês e um término planejado até o último dia do mês.

Recalcular os valores reais

É possível recalcular o efetivo de pessoal do Actual com o efetivo de pessoal do sistema sob demanda, tanto no plano quanto no nível do item. Um usuário é contado como headcount em um determinado mês se tiver envolvimento com um término planejado igual ou superior ao último dia do mês.

Atualização do item

Para recalcular o número de funcionários do item, clique em na coluna Recalculate (Recalcular ) ao lado do item.

Observação: Somente os meses anteriores e atuais podem ser recalculados.
Atualização em massa

Para realizar a atualização em massa de todos os meses históricos e atuais, clique em na coluna Capturar dados reais no nível do plano.

Revisão do plano de pessoal - Previsão

O Headcount Plan tem uma guia dedicada chamada Forecast , onde você pode encontrar uma visão geral da realização do plano em um só lugar.

  • Clique em um Headcount Plan.
  • Clique na Previsão para ter uma visão geral da realização do plano em um só lugar.

Você pode revisar rapidamente o valor do ano inicial e os valores dos meses finais do efetivo de pessoal em uma única tabela. Essa tabela simplifica a comparação dos valores de número de funcionários exibindo-os:
  • Valores reais para meses que já foram encerrados
  • Valores previstos para meses que ainda estão no futuro

Para distinguir entre valores reais e previstos, procure a cor verde-clara, que indica que o valor fornecido é um número de funcionários capturados reais. Essa dica visual permite identificar facilmente o tipo de valor que está sendo exibido.

Você também pode editar facilmente suas previsões a partir dessa visualização. Clique em qualquer linha para editar os valores e clique em Save (Salvar).

Número de funcionários por mês por plano de número de funcionários

O gráfico da distribuição do efetivo de pessoal no tempo (efetivo de pessoal por mês por plano de efetivo de pessoal) está disponível como um relatório no Targetprocess. Mostra o valor inicial em relação ao real/previsto de acordo com os dados planejados. O relatório permite filtrar por Solution Train e/ou planos específicos.

Plano de pessoal - Fluxo de trabalho e estados

O fluxo de trabalho do Headcount Plan consiste nos seguintes estados:

As transições entre os estados são definidas da seguinte forma:

  • Novo -> Em andamento -> Em revisão -> Aprovado/Rejeitado/Cancelado

  • Novo -> Cancelado

  • Novo -> Em andamento -> Cancelado

Os estados Aprovado, Rejeitado e Cancelado são estados finais no fluxo de trabalho.

Para um determinado ano e par Solution Train, somente um Headcount Plan pode ser marcado como Aprovado.

Acessar o painel de controle da força de trabalho no SPM Control Center

A solução de Workforce Management & Optimization da Targetprocess se integra ao SPM Control Center, onde você pode encontrar o painel de controle do Workforce Management.

Verifique se você tem as permissões necessárias para acessar o SPM Control Center. Se você não encontrar o aplicativo SPM Control Center na lista, será necessário solicitar acesso primeiro.
  1. Faça login no Frontdoor.
  2. Selecione o ambiente do cliente na lista suspensa Ambiente.
  3. Selecione SPM Control Center.

  4. Na página inicial da SPM Control Center, clique no menu à esquerda e selecione Workforce.

Visão geral do painel

O painel de controle do Workforce Management mostra diagramas com diferentes perspectivas sobre a composição da força de trabalho. Ele pode ser filtrado por Projeto na parte superior (a filtragem se aplica a outras páginas em Control Center ) e especificamente por Solution Train para os diagramas específicos da Força de Trabalho. Na parte superior do painel, você pode encontrar cartões de KPI com informações sobre o número de funcionários e a capacidade atuais.

Filtrar dados por portfólio

Para filtrar os dados exibidos no painel por um portfólio específico ou grupo de portfólios:
  1. Localize o menu superior no painel e clique no menu suspenso Portfólio.
  2. Na lista suspensa, selecione o portfólio para o qual você deseja visualizar os dados.
  3. Todos os diagramas serão atualizados automaticamente para mostrar apenas os dados relacionados à sua seleção.

Filtrar dados por trem de soluções

O filtro Solution Train permite a seleção múltipla e depende do filtro Portfolio.

Para filtrar os dados exibidos no painel por um trem de soluções:
  1. No painel de controle da força de trabalho, clique no menu suspenso Solution Train.
  2. Selecione o trem de solução para o qual deseja visualizar os dados.

    O seletor contém a lista de todos os trens de solução para o portfólio selecionado.

  3. O painel é atualizado automaticamente para mostrar apenas os dados relacionados à sua seleção.

Cartões KPI

Os cartões de KPI na parte superior do painel mostram informações sobre o número atual de funcionários (para o portfólio e/ou trem de soluções selecionado), bem como a capacidade atual (em homens-dia), o número médio de funcionários da equipe e a capacidade média da equipe (em homens-dia). Os cartões específicos de número de funcionários mostram informações sobre o número de funcionários do último mês, juntamente com a comparação em porcentagem.

Diagrama de composição da força de trabalho

O diagrama de composição da força de trabalho mostra a distribuição do número de funcionários de acordo com as seguintes dimensões:

  • Local

  • Cargo

  • Tipo de funcionário (funcionário interno/externo)

Diagrama de composição da equipe

O diagrama de composição da equipe mostra a distribuição do número de funcionários de acordo com as três dimensões (local, cargo, tipo de funcionário) com distribuição adicional entre as equipes atribuídas.

Diagrama do número de funcionários do portfólio

O diagrama mostra o fluxo de atribuição de funcionários dentro da estrutura organizacional na seguinte ordem:

  • Portfólio

  • Trem de soluções

  • Trem de Lançamento Ágil

  • Equipe

Ele também mostra como a força de trabalho está distribuída, mostrando o fluxo entre as equipes e as iniciativas atribuídas a elas.

As Iniciativas são então agrupadas por Objetivos Estratégicos e Metas Corporativas.