Introdução aos Blueprints de Processos

Este tutorial o levará às etapas de criação de um simples blueprint de processo.

Neste tutorial, você saberá como:

Crie um blueprint de processo que represente um processo simples de solicitação de um crachá de segurança.
Usar um mapa de descoberta para capturar rapidamente as etapas básicas em um processo de negócios.
Criar um diagrama de processo a partir do mapa de descoberta.
Use swimlanes para capturar as funções que executam as diferentes etapas.
Utilizar gateways para capturar diferentes caminhos por meio do processo.
Agrupar tarefas relacionadas em subprocessos.
Incluir detalhes no processo e em atividades do processo para documentar completamente o processo de negócios.
Reproduzir o diagrama do processo para revisar o processo com as partes interessadas.

Introdução

É possível usar blueprints do processo para documentar processos de negócios para revisão e análise.

Neste tutorial, você criará um blueprint de processo simples que representa um processo de negócios para solicitar, fabricar e entregar um crachá de segurança. Neste processo de negócios:

Um funcionário envia uma solicitação para um badge de segurança novo ou de substituição.
A equipe de Segurança revisa a solicitação para verificar o nível de segurança do funcionário solicitante. Se o nível de segurança solicitado for aprovado, a solicitação será passada para Instalações para manufatura. Se a solicitação for rejeitada devido à autorização de segurança inadequada, ou por alguma outra razão, o funcionário solicitante será notificado e o processo terminará.
Antes que Instalações possam fabricar o badge de segurança, será programado um horário para que o funcionário compareça à central de segurança para tirar a foto.
Após tirar a foto, Instalações imprimirá e plastificará o badge. Em seguida, eles notificarão o funcionário quando ele estiver pronto para retirada.

Este tutorial deve levar aproximadamente 60 minutos para ser concluído. Se você explorar outros conceitos relacionados a este tutorial, ele poderá levar mais tempo para ser concluído.

Nível de qualificação: Introdução
Pré-requisitos: É necessário ter acesso a um espaço onde será criado o blueprint do processo. É recomendável que seja criado um novo espaço para manter o trabalho do tutorial e remover todos os participantes padrão, exceto você mesmo, para que outros usuários da conta não possam ter acesso ou link para os artefatos do tutorial.

Criar um Mapa de Descoberta

Crie o blueprint do processo e inclua atividades de processo em seu mapa de descoberta.

Tempo necessário: 10 minutos

Em seu espaço, crie um novo blueprint de processo clicando em Novo > Blueprint de processo.
Chame seu blueprint de processo de "Solicitação de Badge de Segurança" e clique em Criar.
O blueprint do processo será aberto na visualização Mapa de Descoberta. A partir daí, é possível incluir marcos e atividades, digitando uma lista na Estrutura de Tópicos do Processo ou usando os botões Incluir Marco e Incluir Atividade.
No esboço do processo, renomeie o primeiro marco selecionando Milestone 1 e digitando Request.
Selecione a primeira atividade e renomeie-a para Submit Badge Request.
Renomeie o marco 2 como Review e pressione Enter.
Um terceiro marco será criado.
Mude este marco para uma atividade, pressionando Tab. Dê a essa atividade o nome de Review Request.
Agora, use o botão Add Milestone (Adicionar marco ) para criar outro marco chamado Manufacture e o botão Add Activity (Adicionar atividade ) para criar três atividades chamadas Create Badge, Schedule Photo e Send Pickup Details.
Como a atividade Schedule Photo vem antes da atividade Create Badge , arraste Schedule Photo e solte-a acima de Create Badge.

Resultados: Seu mapa de descoberta deve ser semelhante ao seguinte:

Gerar um Diagrama de Processo

Os diagramas de processo permitem representar caminhos por meio de seu processo e permitem organizar suas atividades em raias que representam as diferentes funções ou equipes que participam no processo.

Tempo necessário : 10 minutos

Primeiro, gere um diagrama de processo alternando da visualização do Mapa de Descoberta para a visualização Diagrama de Processo na barra de ferramentas e clicando em Criar Diagrama.
Por padrão, o diagrama do processo tem um evento de início e todas as atividades estão contidas em uma única raia.
Nem todas estas atividades são executadas pelo mesmo indivíduo ou equipe. Para representar os diferentes participantes que realizarão essas atividades, você adiciona raias, que são associadas a diferentes participantes. Associe a primeira raia a um participante clicando no rótulo da raia. No campo Swimlane Participant, digite Employee. O campo Swimlane Group associa o swimlane a um grupo de usuários definido na sua conta Blueworks Live. Por enquanto, deixe-o em branco.
Quando a janela é fechada, o rótulo da raia é atualizado para "Funcionário".
Clique com o botão direito na atividade Revisar solicitação e selecione Editar detalhes.
Observe que o valor do campo Participant (Participante ) já foi preenchido com "Employee" (Funcionário) como resultado da atividade que pertence à raia Employee.
Exclua o valor "Employee" (Funcionário) no campo Participant (Participante ) e digite Security Team em seu lugar.
Uma nova raia associada ao participante "Equipe de Segurança" será criada automaticamente, e a atividade Revisar Solicitação será movida para essa raia.
Crie uma terceira raia, clicando no botão Incluir Raia.
Clique no rótulo desse swimlane e digite Facilities para o Participante do Swimlane.
Os campos Participant (Participante) dessas atividades são automaticamente alterados para Facilities quando são movidos para esse swimlane.
Arraste as atividades Planejar Foto e Criar Badge para a raia Instalações.
Reordene as raias para que a raia Funcionário esteja na parte superior e a raia Instalações esteja na parte inferior, clicando nos rótulos das raias e arrastando as raias para as posições corretas.

: Seu diagrama agora deve ser semelhante ao seguinte:

Adicionar gateways para fluxos alternativos

Os gateways permitem que você represente caminhos alternativos em seu processo.

Tempo necessário: 10 minutos

Neste exemplo, a equipe de segurança analisa a solicitação de crachá para garantir que o funcionário tenha a autorização de segurança necessária que está sendo solicitada. Se a equipe de segurança aprovar a solicitação, ela será repassada para a equipe de instalações. Caso contrário, a equipe de segurança notifica o funcionário de que sua solicitação foi rejeitada e o processo é encerrado. Você pode representar esses cenários alternativos usando um gateway cujos caminhos de saída refletem os fluxos aprovados e rejeitados.

Passe o mouse sobre a linha de conexão entre as atividades Revisar solicitação e Agendar foto até que o botão inserir apareça e selecione Inserir um gateway exclusivo.
Dois caminhos de saída são gerados automaticamente com rótulos padrão Sim e Não. Esses rótulos podem ser modificados para representar os diferentes cenários de processo que você precisa representar.
Os gateways geralmente representam um ponto em seu processo em que algum valor ou condição é avaliado, de modo que costumam ser nomeados na forma de uma pergunta e os nomes dos caminhos de saída representam a resposta a essa pergunta. Altere o nome do gateway clicando no rótulo e digitando Approved?.
Quando a equipe de segurança não aprova a solicitação, ela envia um e-mail ao funcionário, notificando-o sobre a decisão. Passe o mouse sobre o caminho No até que o botão de inserção apareça e selecione Insert an Activity (Inserir uma atividade ). Dê a essa atividade o nome de Send Notification.
A atividade Send Notification faz parte da fase de revisão do processo, portanto, arraste-a de volta para o marco Review (Revisar) junto com o evento End (Finalizar) que conclui o caminho.

: Seu diagrama agora deve ser semelhante ao seguinte:

Agrupar Atividades em um Subprocesso

Os subprocessos permitem agrupar atividades relacionadas e ocultar a complexidade de nível inferior no processo.

Tempo necessário: 5 minutos

No processo de solicitação de crachá de segurança, há duas atividades relacionadas à fabricação do crachá de segurança. Para algumas partes interessadas, pode ser importante saber os detalhes sobre as atividades envolvidas na criação de um badge, mas para outras, pode ser suficiente saber simplesmente que existe uma etapa no processo onde os badges são criados, sem conhecer as subetapas envolvidas. Você pode usar um subprocesso para agrupar atividades relacionadas e esse subprocesso pode ser expandido ou recolhido de acordo com o nível de detalhe exigido pelos revisores e partes interessadas.

Selecione as atividades Planejar foto e Criar badge usando Ctrl+clique. Clique com o botão direito e selecione Converter em subprocesso.
As duas atividades são colocadas em um subprocesso com um evento de início e um evento de término.
Renomeie o subprocesso selecionando o nome padrão e digitando Manufacture Badge.

: Dica: Você pode expandir e recolher o subprocesso usando os botões + e - na parte inferior da atividade do subprocesso.

Seu diagrama agora deve ser semelhante ao seguinte:

Incluir Atividade e Detalhes do Processo

Um diagrama de processo pode conter mais informações do que quais atividades e participantes estão envolvidos em um processo. Para fornecer documentação mais abrangente sobre um processo, é possível incluir detalhes em atividades individuais e no processo geral.

Tempo necessário: 5 minutos

O tipo de detalhes que podem ser especificados em seus processos pode variar, dependendo da customização da conta do Blueworks Live. Você pode ter mais categorias de detalhes específicas para a sua organização ou pode ter um subconjunto das categorias padrão.

Os detalhes são incluídos na visualização de Detalhes para um processo ou elemento. Vamos incluir alguns detalhes na atividade Enviar Solicitação de Badge clicando com o botão direito na atividade e selecionando Detalhes.
A visualização de Detalhes para esta atividade já possui um valor para Participante, o que corresponde ao participante associado à raia da atividade. Se a sua conta disponibilizar estas categorias, será possível incluir valores para atributos, como o proprietário de negócios para a atividade, ou os sistemas ou softwares utilizados. Muitos destes campos de detalhes usam itens a partir do glossário da conta, assim quando você começa a digitar em um campo, termos correspondentes a partir do glossário são apresentados a você.
Durante a atividade Enviar Solicitação de Badge, o funcionário preenche um formulário de solicitação de um novo badge. Este é o resultado da atividade. No campo Outputs (Saídas ), digite Completed Access Badge Request.
O formulário preenchido pelo funcionário é revisado na próxima atividade, Revisar Solicitação. Abra a visualização de Detalhes da atividade Revisar Solicitação.
Para copiar as saídas da atividade anterior para as entradas desta atividade, clique em Incluir Saídas a partir da Atividade Anterior.
O resultado da revisão da equipe de segurança será uma aprovação ou rejeição. No campo Outputs (Saídas ), digite Approval Status.
Há também outras informações que você pode adicionar para documentar a atividade de solicitação de revisão. Por exemplo, se houvesse políticas relacionadas definidas em Blueworks Live, você poderia vincular essas políticas na guia Policies (Políticas ). Se houver outros documentos de referência, você poderá adicioná-los como anexos na guia Attachments (Anexos). Ou você pode adicionar uma breve descrição da atividade na guia Documentação.

Reproduzir seu processo para as partes interessadas

Ao documentar um processo, há sempre diversas partes interessadas de quem deseja um feedback. Você pode orientar as partes interessadas sobre os detalhes do processo usando a função Playback.

Tempo necessário: 10 minutos

A reprodução de processos é uma forma de orientar os revisores pelos diferentes caminhos do diagrama de processos, parando em cada etapa para examinar os detalhes e os comentários associados a essa etapa.

Clique em para mudar para o modo de reprodução.
Especifique um caminho pelo processo, selecionando um conjunto de elementos conectados. Neste exemplo, selecione Submit Badge Request, Review Request, Approved?, e Send Notification. Chame essa reprodução de Rejection Path para diferenciá-la de outros cenários de reprodução que seguem caminhos alternativos.
Clique em Reproduzir para percorrer cada atividade na reprodução que acabou de ser criada.
No lado direito da tela, é possível visualizar os detalhes, a documentação, o histórico de mudanças e os comentários associados a cada atividade. Use os botões de controle de reprodução para mover para frente e para trás por meio do caminho selecionado.
Para sair do modo de reprodução, clique em Sair nos controles de reprodução.

: Seu diagrama agora deve ser semelhante ao seguinte: