Proces projektowania przepływu pracy

Procesy przepływu pracy można projektować w taki sposób, aby wykorzystywały najbardziej skuteczne sposoby realizacji zadań biznesowych. Przed przystąpieniem do projektowania przepływu pracy należy dokonać oceny obowiązujących procedur i określić możliwości ich usprawnienia lub ustandaryzowania.

Podczas tworzenia procesu przepływu pracy produkt kieruje rekordy zgodnie z określonymi przez użytkownika ścieżkami. W trakcie projektowania procesu należy dowiedzieć się, co może się stać na każdym etapie punktu decyzyjnego i uwzględnić wszystkie możliwe ścieżki, którymi rekord może zostać skierowany. Użytkownik może zdecydować się na rozpoczęcie implementacji przepływu pracy od dość prostych procesów. Bardziej złożone procesy można zawsze wbudować na dalszym etapie.

Aby zaprojektować optymalne procesy przepływu pracy, należy uwzględnić poniższe wytyczne:

• Procesy ogólne wymagają mniejszego zakresu obsługi niż te wysoko wyspecjalizowane. Na przykład: role odwzorowywane na poszczególne osoby będą prawdopodobnie modyfikowane częściej, niż te, które odwzorowywane są na grupę osób.
• Projektując procesy należy rozważyć, kiedy produkt powinien generować powiadomienia. Produkt może generować powiadomienia w przypadku wystąpienia w trakcie procesu dowolnego z poniższych zdarzeń:
  • Rekord dociera do punktu decyzyjnego (węzeł).
  • Rekord podąża określoną ścieżką (linią łączącą) procesu.
  • Dokonywane są przypisania zadania.
• Projektując procesy należy rozważyć, w jaki sposób mają być traktowane wartości zerowe (Null). Proces może dotrzeć do punktu decyzyjnego, który ocenia dane zawarte w rekordzie oraz dane, jakich może brakować w rekordzie.
• Jeśli rekord skierowany zostaje na ścieżkę negatywną, można go tak zaprojektować, aby mógł zostać zmodyfikowany w sposób umożliwiający mu przejście na ścieżkę pozytywną. Rekord można zaprojektować również tak, aby na stałe opuścił proces.
• Jeśli po odrzuceniu rekordu może on ponownie zostać do niego skierowany, można zdefiniować ograniczenie liczby ponowień procesu przez rekord.
• Należy dążyć do tego, by nie separować grup węzłów i linii łączących pełniących tę samą funkcję w różnych punktach procesu. Znacznie skuteczniejsze jest ponowne korzystanie z tego samego kodu przez zapętlenie lub utworzenie podprocesów.
• W przypadku prostych procesów zawierających ograniczoną liczbę węzłów rozwiązywanie problemów i ich utrzymanie są łatwiejsze. Jeśli liczba węzłów w procesie staje się zbyt duża, wówczas można podzielić procesy na podprocesy.
• Podczas pisania instrukcji w języku SQL należy zastanowić się, jak składnia języka SQL wpływa na sposób interpretacji instrukcji przez produkt. Poniższe przykłady prezentują użycie dwukropka w instrukcjach SQL:
  • ASSETNUM — (bez dwukropka) przesyła do produktu instrukcję przejścia do bazy danych do rekordu zasobu.
  • ASSETNUM — (z dwukropkiem) przesyła do produktu instrukcję użycia rekordu zasobu z pamięci (rekordu znajdującego się w aktualnie otwartym oknie).