Zarządzanie folderami i dokumentami w systemach ECM
Podczas budowania procesu foldery i dokumenty systemu Enterprise Content Management (ECM) są zarządzane przez produkt IBM® Business Process Manager przy użyciu składnicy IBM BPM managed store jako repozytorium.
Foldery i dokumenty są kluczowymi pojęciami w systemach ECM. Foldery są elementami podobnymi do folderów papierowych. Foldery są kontenerami dla innych folderów, nazywanych podfolderami, i dokumentów. Foldery udostępniają strukturę informacji w systemie ECM. Dokument może być na przykład dokumentem raportu o zdolności kredytowej. Dokument raportu o zdolności kredytowej może mieć tytuł odpowiadający użytkownikowi, który jest powiązany z tym raportem. Dokument może zawierać sekcje dla składnicy raportów o zdolności kredytowej oraz historię transakcji, które obejmują udzielenie kredytu tej osobie. Za każdym razem, gdy ten dokument jest używany w celu uzyskania informacji o kredycie danej osoby, używana jest struktura dokumentu. Foldery i dokumenty muszą być zarządzane.
Zarządzanie folderami i dokumentami za pomocą składnicy IBM BPM managed store i zewnętrznego systemu ECM
W edytorze procesów można integrować treść istniejących systemów ECM z rozwiązaniem IBM BPM. Integracja z systemami ECM jest dostępna, ponieważ istnieje możliwość zdefiniowania ustawień serwera ECM na stronie ustawień aplikacji procesu. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie serwera Enterprise Content Management.
Na karcie Foldery danego procesu definiowana jest początkowa struktura folderów instancji. Struktura składa się z odwołań do folderów w systemach ECM, które są określane przez ścieżkę. Te odwołania do folderów mogą być statyczne. Na przykład odwołania do folderów, które zawierają istotne dla rozwiązania szablony dokumentów. Używając wartości zmiennych, można także tworzyć odwołania specyficzne dla instancji. Aby utworzyć odsyłacz do folderu dla instancji roszczeń (claim), należy dołączyć zmienną claimId w ścieżce. Aby automatycznie utworzyć ten folder specyficzny dla instancji, można zaznaczyć pole wyboru Utwórz automatycznie. Informacje na ten temat zawiera sekcja Wybieranie produktu IBM BPM lub zewnętrznego systemu ECM na potrzeby zarządzania folderami.
Narzędzia integracji treści umożliwiają pracę ze strukturą folderów w czasie wykonywania. Użytkownicy widzą tę strukturę folderów podczas pracy z instancją w produkcie IBM Process Portal. Więcej informacji zawiera sekcja Budowanie usługi integrującej się z systemem ECM lub składnicą produktu IBM BPM.
Migrowanie instancji procesu między dwiema metodami zarządzania folderami i dokumentami
Podczas instalowania nowego obrazu stanu aplikacji procesu użytkownik musi zdecydować, w jaki sposób mają być obsługiwane dane z poprzedniego obrazu stanu. W szczególności należy wybrać sposób obsługi instancji, które nadal działają z poprzedniego obrazu stanu. Instancja to aktywny proces.
Kiedy należy migrować instancje? Dla przykładu należy założyć, że proces utworzono w poprzedniej wersji, takiej jak produkt IBM BPM 8.5.6, za pomocą składnika Podstawowe zarządzanie przypadkami używającego edytora przypadków. Następnie utworzono obraz stanu aplikacji procesu, zainstalowano obraz stanu na serwerze, aktywowano go i uruchomiono instancje.
Teraz wykonano przełączenie trybu zarządzania treścią na produkt IBM BPM. Patrz sekcja Zmienianie sposobu, w jaki uzyskiwany jest dostęp do treści przedsiębiorstwa. Tryb produktu IBM BPM jest oparty na składnicy IBM BPM managed store, a poprzedni wybór jest oparty na składnicy IBM BPM content store. Składnica IBM BPM managed store umożliwia stosowanie złożonych struktur folderów, co oznacza, że foldery można zagnieżdżać w innych folderach. Po przełączeniu można kontynuować tworzenie procesów i wykonywać inne obrazy stanu aplikacji procesu. Aplikacja procesu została zainstalowana na serwerze i aktywowana. Działające instancje z poprzedniego obrazu stanu można teraz zmigrować do nowego obrazu stanu. Informacje na ten temat zawiera sekcja Migrowanie obrazów stanu przy użyciu konsoli Process Center Console. Migrować można instancję, która osiągnęła stan końcowy, to znaczy taką, która zakończyła działanie. Jednak treść pozostaje bez zmian.
- W składnicy IBM BPM managed store jest tworzony folder główny zarządzany przez produkt BPM. Element caseFolderId jest aktualizowany za pomocą identyfikatora nowego folderu głównego.
- Dodawane są nowe foldery i odwołania do folderów modelowane w ramach nowej wersji procesu.
- Tworzone jest odwołanie do folderu przywołujące poprzedni folder główny.
- Istniejące lokalne dokumenty powiązane z instancją są dodawane do nowego folderu głównego. Informacje na ten temat zawiera sekcja Dokumenty lokalne.
Sytuacja odwrotna nie może wystąpić. Składnik Podstawowe zarządzanie przypadkami nie jest już częścią produktu IBM BPM.
Migrowanie instancji procesu nie jest wymagane. Działające instancje można pozostawić aż do ukończenia w poprzednio zainstalowanym obrazie stanu.