Informacje o współedytowaniu arkuszy kalkulacyjnych
Program IBM® Connections Docs umożliwia użytkownikom równoczesne edytowanie arkusza kalkulacyjnego w chmurze razem z innymi osobami. Może to znacznie uprościć i zwiększyć efektywność tworzenia arkuszy kalkulacyjnych.
Podczas tworzenia arkusza kalkulacyjnego czasem wymagane są dane wejściowe lub informacje od współpracowników lub znajomych. Ponadto konieczne jest wspólne edytowanie arkusza kalkulacyjnego. W tradycyjnych aplikacjach biurowych konieczne jest zapisanie arkusza kalkulacyjnego na dysku twardym komputera, a następnie wysłanie arkusza współpracownikom za pomocą poczty elektronicznej lub wymiana dysku flash USB. Ponadto muszą oni na swoich komputerach zainstalować klienty okienkowe, takie jak pakiet OpenOffice lub Microsoft Office. Podczas edytowania przez nich arkusza kalkulacyjnego użytkownik nie może wyświetlić wprowadzonych zmian do momentu otrzymania z powrotem arkusza od współpracowników. Dużo czasu jest traconych w związku z przesyłaniem w obie strony załączników w wiadomościach e-mail. Teraz funkcja współedytowania może ułatwić rozwiązanie tego problemu. Jeśli tylko istnieje dostęp do Internetu, każdy może w tym samym czasie edytować arkusz kalkulacyjny, a użytkownik od razu może wyświetlać zmiany wprowadzone przez inne osoby. Wymagane jest jedynie udostępnienie współpracownikom pliku do współużytkowania i nadanie im dostępu do pliku z uprawnieniami edytującego.
Program IBM Docs obsługuje profile i scenariusze użytkownika, które nie wymagają wszystkich możliwości pełnego klienta. Dzięki programowi IBM Docs można pracować z użyciem narzędzi, które mocno wspomagają pracę grupową nad dynamicznymi i nieformalnymi dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami.
W trybie współedytowania można edytować różne komórki albo tę samą komórkę, kolumnę lub wiersz. Aby zobaczyć, kto pracuje w trybie współedytowania, wystarczy przejrzeć zdjęcia edytujących na pasku bocznym. Zmiany wprowadzane przez poszczególnych edytujących są wyróżniane odpowiednimi kolorami, a program IBM Docs natychmiast automatycznie zapisuje wprowadzone zmiany. Po zakończeniu współedytowania domyślne automatyczne publikowanie udostępnia aktualizacje czytelnikom, gdy tylko ostatni edytujący zamknie plik. Wszyscy edytujący mogą również publikować ręcznie w dowolnym momencie.
Przykład
Lidia jest asystentką w dziale informatycznym i musi pomóc swojemu kierownikowi w tworzeniu raportu o stanie komputerów. Lidia tworzy arkusz kalkulacyjny i potrzebuje danych od przedstawicieli informatycznych z pięciu zespołów. Wcześniej Lidia musiała wysłać wiadomość e-mail z arkuszem kalkulacyjnym jako załącznikiem do każdego przedstawiciela, a następnie musiała scalić wersje odesłane przez poszczególne osoby. Teraz program IBM Docs umożliwia Lidii łatwiejsze i efektywniejsze tworzenie raportu. Lidia tworzy arkusz kalkulacyjny, udostępnia go do współużytkowania pięciu przedstawicielom i ustawia im rolę dostępu Edytujący, a następnie prosi ich o skompletowanie wymaganych informacji. Lidia może natychmiast wyświetlić raport utworzony na podstawie danych od pięciu przedstawicieli. Następnie po zakończeniu współedytowania Lidia może udostępnić arkusz kalkulacyjny do współużytkowania swojemu kierownikowi oraz poprosić go o dokonanie przeglądu i napisanie komentarzy.