メモと添付ファイルの追加

データと一緒にメモや添付ファイルを取り込むのがベストプラクティスです。

表示中のエンティティのプレビューパネルからメモや添付ファイルを追加できます。

注意：プレビューパネルから添付ファイルを読み込む際のデフォルトのサイズ制限は50MBです。しかし、データファイルはエクセルの最大行数など他の要因によって制限されることがあります。可能な限り、データの読み込みには小さいファイルサイズを使用する。大きなファイルの場合、ファイルを小さなファイルに分割すると、処理が速くなり、トラブルシューティングが容易になります。

以下の抽出レポートを実行すると、ノートと添付ファイルを表示できます：

備考抜粋: このレポートは、選択された場所、グループ、組織のメーター、アカウント、場所、グループ、組織に対して記録されたすべてのメモを抽出します。また、Programsモジュールのプログラム、アクションプラン、アクションに対して記録されたすべてのメモを抽出します。
レポート用ノート抽出: このレポートは、口座記録に対して記録されたすべてのメモを抽出する。
添付ファイルの概要: このレポートは、組織、グループ、場所、アカウント、メーターの各レベルから、組織全体の添付ファイルのリストを提供します。このレポートは、スケジュールまたはEメールで送信されなければならない。また、 Sustainability Program Tracking モジュールのプログラム、アクションプラン、アクションに関連する添付ファイルも含まれる。
記録添付の概要: このレポートは、組織全体の添付レコードのリストを提供します。選択された日付期間は、レコードの添付ファイルが有効な期間、または添付ファイルがアップロードされた日付のいずれかに関連する。報告書はスケジュールするか、Eメールで送らなければならない。

添付ファイルの検索

プレビューパネルを開くと、レコードの添付ファイルを見つけることができます。添付ファイルセクションを展開すると、添付ファイルのリストが表示されます。プレビューパネルから添付ファイルをダウンロードすることもできます。

アタッチメントの取り外し

添付ファイルを削除するには、プレビューパネルで添付ファイルを見つけて選択し、削除ボタンをクリックします。

添付ファイルの一括アップロード

通常、添付ファイルはアカウント内に保存されたレコードに手動でアップロードされる。ただし、アップロードする添付ファイルの数が多い場合は、 IBM® ESG Suite の添付ファイルサービスをご利用ください。アカウントレコードに限り、一括添付ファイルアップロードプロセスを使用してアップロードされた添付ファイルは、複数のレコードにリンクすることができます。

このプロセスでは、添付ファイル処理サービスが読み取り処理できるパターンにファイル名を変更し、添付ファイルを特定の電子メールアドレスに電子メールで送信するか、利用可能であれば、 sFTP サーバーにアップロードします。

注:

アップロードする添付ファイルが少なかったり、小さかったりする場合は、Eメールでの送信をお勧めします。 1通あたりの最大サイズは20MBです。より大きなアタッチメントには、 sFTP の方法を推奨する。

ファイルを受信すると、Attachment サービスはファイルのファイル名を調べ、 Envizi ESG Suite の対応するレコードに添付ファイルを追加する。

ファイルをレコードに添付するには、ファイル名が次のパターンに一致しなければならない：
<Organization Name>~Item~<Record Reference>、ここで：

組織名: 組織名は Envizi ESG Suite に記載されているものと同じです。
アイテム: レコードにファイルを添付するようプロセスに指示します。
レコード参照: Envizi ESG Suite の既存レコードの値と一致しなければならない。

以下のファイルがアップロードされると、PDFファイルは、 Envizi という名前の組織内の attachment123456 を参照するアカウントまたはレコードに添付される：
Envizi~Item~attachment123456.pdf

追加のファイル名の詳細は、例えば、最後にもう一つ"~"記号を追加することで、参照の詳細の後に追加することができる、 Envizi~Item~attachment123456~Invoice Record 10-10-23.pdf