Process Blueprint 入門

このチュートリアルでは、シンプルな Process Blueprint を作成するステップについて説明します。

このチュートリアルでは、以下の方法について学習します。
  • セキュリティー・バッジの単純なリクエスト・プロセスを表すプロセス・ブループリントを作成します。
  • ディスカバリー・マップを使用して、ビジネス・プロセスの基本ステップを迅速に取り込む。
  • ディスカバリー・マップからプロセス・ダイアグラムを作成する。
  • スイムレーンを使って、さまざまなステップを実行する役割を把握する。
  • ゲートウェイを使用して、プロセスの中の異なるパスを取り込む。
  • 関連するタスクをサブプロセスにグループ化する。
  • プロセスおよびプロセス・アクティビティーに詳細を追加して、ビジネス・プロセスを詳しく文書化する。
  • プロセス・ダイアグラムをプレイバックして、ステークホルダーを交えてプロセスのレビューを行う。

概要

Process Blueprints を使用して、レビューおよび分析のためにビジネス・プロセスを文書化することができます。

このチュートリアルでは、セキュリティ・バッジの要求、製造、および配送のビジネス・プロセスを表す単純なプロセス・ブループリントを作成します。 このビジネス・プロセスでは、以下が実行されます。
  • 従業員が、新規または交換用の ID カードの要求を送信します。
  • セキュリティー・チームが、要求をレビューして、要求元の従業員のセキュリティー・レベルを確認します。 要求元のセキュリティー・レベルが承認されると、その要求は製造のための設備に渡されます。 不適切なセキュリティー・クリアランスが原因で、またはその他の理由で要求が拒否された場合、要求元の従業員に通知が送信され、プロセスは終了します。
  • 設備では、ID カードを製造する前に、従業員がセキュリティー・デスクに来て、それらの従業員の写真を撮影するための時間がスケジュールされます。
  • 写真撮影後、設備では ID カードが印刷され、ラミネート加工されます。 その後、受け渡しの準備ができると、従業員に通知が送信されます。

このチュートリアルは、完了までに約 60 分かかります。 このチュートリアルに関連する他の概念を調べると、完了までの時間が長くなる可能性があります。

スキル・レベル
初級
前提条件
Process Blueprint を作成するスペースへのアクセス権限が必要です。 チュートリアルの作業を保存するための新規スペースを作成し、自分以外のすべてのデフォルト参加者を削除することをお勧めします。これは、アカウントの他のユーザーが、チュートリアルの成果物にアクセスまたはリンクできなくするためです。

ディスカバリー・マップの作成

Process Blueprint を作成し、ディスカバリー・マップにプロセス・アクティビティーを追加します。

所要時間： 10分

  1. スペース内で、[ 新規 ] > [ プロセス ブループリント] をクリックして、新しいプロセス ブループリントを作成します。
  2. Process Blueprint に「Security Badge Request」という名前を付け、「作成」をクリックします。

    Process Blueprint が「ディスカバリー・マップ」ビューで開きます。 ここから、「プロセスの概要」でリストを入力することで、または「マイルストーンの追加」ボタンおよび「アクティビティーの追加」ボタンを使用することで、マイルストーンおよびアクティビティーを追加できます。

  3. 「プロセスの概要」で、「マイルストーン 1」を選択し、Request と入力して 1 番目のマイルストーンの名前を変更します。
  4. 1 番目のアクティビティーを選択し、Submit Badge Request という名前に変更します。
  5. 「マイルストーン 2」を Review に名前変更し、Enter キーを押します。

    3 番目のマイルストーンが作成されます。

  6. Tab キーを押して、このマイルストーンをアクティビティーに変更します。 この活動の名前は Review Request。
  7. 次に、 マイルストーンの追加ボタンを使って、 Manufacture というマイルストーンをもう1つ作成し、 アクティビティの追加ボタンを使って、 Create Badge、 Schedule Photo、 Send Pickup Details という3つのアクティビティを作成します。
  8. Schedule Photo アクティビティは Create Badge アクティビティの前に来るので、 Schedule Photo をドラッグし、 Create Badge の上にドロップします。
結果
ディスカバリー・マップは、以下のようになります。
ディスカバリー・マップ

プロセス・ダイアグラムの生成

プロセス・ダイアグラムを使用すると、プロセスの中のパスを表すこと、およびプロセスに参加する各ロールまたはチームを表すスイムレーンとしてアクティビティーを編成することができます。

所要時間 ：10分

  1. 最初に、ツールバーで「ディスカバリー・マップ」ビューから「プロセス・ダイアグラム」ビューに切り替えて、「ダイアグラムの作成」をクリックすることで、プロセス・ダイアグラムを生成します。

    デフォルトでは、プロセス・ダイアグラムには、開始イベントと終了イベントがあり、すべてのアクティビティーが単一のスイムレーンに含まれます。

    単一のスイムレーンを持つプロセス・ダイアグラム
  2. これらのすべてのアクティビティーを同じ個人またはチームが実行するわけではありません。 これらの活動を行うさまざまな参加者を表すために、異なる参加者に関連付けられたスイムレーンを追加する。 スイムレーン・ラベルをクリックすることで、1 番目のスイムレーンを参加者に関連付けます。 スイムレーンの参加者フィールドに、 Employee と入力する。 スイムレーングループ ]フィールドは、スイムレーンを Blueworks Live アカウントで定義されているユーザーグループに関連付けます。 この時点では、これは空白のままにします。

    ウィンドウが閉じ、スイムレーンのラベルが「Employee」に更新されます。

  3. 「Review Request」アクティビティーを右クリックし、「詳細の編集」を選択します。

    Employee」スイムレーンに属するアクティビティの結果として、 「Participant」 フィールドの値がすでに「Employee」で埋められていることに注目してください。

  4. 参加者フィールドの「従業員」の値を削除し、代わりに Security Team 。

    「Security Team」参加者に関連付けられた新しいスイムレーンが自動的に作成され、「Review Request」アクティビティーがそのスイムレーンに移動されます。

  5. 「スイムレーンの追加」ボタンをクリックして 3 番目のスイムレーンを作成します。
  6. このスイムレーンのラベルをクリックし、「スイムレーンの参加者」に Facilities と入力します。

    これらの活動の「参加者」フィールドは、このスイムレーンに移動すると自動的に Facilities に変更されます。

  7. 「Schedule Photo」アクティビティーおよび「Create Badge」アクティビティーを「Facilities」スイムレーンにドラッグします。
  8. 「Employee」スイムレーンが一番上になり、「Facilities」スイムレーンが一番下になるようにスイムレーンを並び替えます。これを行うには、スイムレーンのラベルをクリックし、スイムレーンを正しい場所にドラッグします。
結果
これで、ダイアグラムは以下のようになります。
複数のスイムレーン

代替フロー用のゲートウェイを追加

ゲートウェイによって、プロセスを通過する代替経路を表すことができる。

所要時間： 10分

この例では、セキュリティ・チームがバッジの要求をレビューし、その従業員が要求されている必要なセキュリティ・クリアランスを持っていることを確認する。 セキュリティ・チームがリクエストを承認すると、そのリクエストはファシリティ・チームに渡される。 そうでない場合、セキュリティ・チームは従業員にリクエストが却下されたことを通知し、プロセスは終了する。 承認されたフローと拒否されたフローを反映した送信パスを持つゲートウェイを使用することで、これらの代替シナリオを表現することができる。

  1. Review RequestとSchedule Photoアクティビティ間の接続線にカーソルを合わせ、挿入ボタンが表示されるまで、 挿入ボタン 、「 Insert an Exclusive Gateway 」を選択します。

    2 つの発信パスは、デフォルト・ラベル「はい」および「いいえ」で自動的に生成されます。 これらのラベルは、表現する必要があるさまざまなプロセス・シナリオを表すように変更できます。

  2. ゲートウェイは多くの場合、何らかの値や条件が評価されるプロセスのポイントを表すので、質問の形で名付けられることが多く、発信パスの名前はその質問の答えを表す。 ラベルをクリックしてゲートウェイ名を変更し、 Approved? を入力する。
  3. セキュリティー・チームは、要求を承認しない場合、その決定を通知する E メールを従業員に送信します。 挿入ボタン（ 挿入ボタン ）が表示されるまで「No」パスにカーソルを合わせ、 「Insert an Activity 」を選択します。 この活動の名前は Send Notification。
  4. Send Notification アクティビティーは、プロセスのレビュー・フェーズの一部であるため、パスを完了させる終了イベントとともに「Review」マイルストーンにドラッグして戻します。
結果
これで、ダイアグラムは以下のようになります。
ゲートウェイ付きプロセス・ダイアグラム

サブプロセスへのアクティビティーのグループ化

サブプロセスを使用すると、関連するアクティビティーをグループ化すること、およびプロセスで低レベルの複雑性を隠すことができます。

所要時間： 5分

セキュリティ・バッジのリクエスト・プロセスでは、セキュリティ・バッジの製造に関連する2つのアクティビティがあります。 一部のステークホルダーにとっては、ID カードの作成に関連するアクティビティーについて詳細を認識することが重要であり、別のステークホルダーにとっては、ID カードが作成されるステップがプロセスにあるということを認識するだけで十分であり、関連するサブステップを認識する必要はない、という場合があります。 関連する活動をグループ化するためにサブプロセスを使用することができ、そのサブプロセスは、レビュアーや利害関係者が必要とする詳細レベルに応じて、拡張したり折りたたんだりすることができる。

  1. Ctrl を押しながらクリックすることによって、「Schedule Photo」アクティビティーおよび「Create Badge」アクティビティーを選択します。 右クリックし、「サブプロセスに変換」を選択します。

    これら 2 つのアクティビティーが、1 つの開始イベントおよび 1 つの終了イベントを持つ 1 つのサブプロセスに入れられます。

  2. デフォルト名を選択し、 Manufacture Badge を入力して、サブプロセスの名前を変更する。
結果
ヒント: サブプロセス・アクティビティの下部にある「＋」と「-」を使用して、サブプロセスを展開したり折りたたんだりすることができます。
これで、ダイアグラムは以下のようになります。
サブプロセスを含むプロセス・ダイアグラム

アクティビティーおよびプロセスの詳細の追加

プロセス・ダイアグラムには、プロセスにどんなアクティビティーおよび参加者が含まれるかという情報よりも詳しい情報を含めることができます。 プロセスに関するより包括的な説明を提供するために、個々のアクティビティーおよびプロセス全体に詳細を追加できます。

所要時間： 5分

プロセスで指定できる詳細のタイプは、Blueworks Live アカウントのカスタマイズにより異なる場合があります。 あなたの組織に特化したより詳細なカテゴリーがあるかもしれないし、デフォルトのカテゴリーのサブセットがあるかもしれない。

  1. 詳細は、プロセスまたは要素の「詳細」ビューで追加します。 「Submit Badge Request」アクティビティーを右クリックし、「詳細」を選択して、このアクティビティーに詳細を追加してみましょう。

    このアクティビティーの「詳細」ビューには、「参加者」に対して値が既にありますが、これは、アクティビティーのスイムレーンに関連する参加者に一致します。 また、アカウントでこれらのカテゴリーを使用可能にすると、アクティビティーのビジネス所有者、使用されるシステム、ソフトウェアなどの属性に値を追加できます。 これらの詳細フィールドの多くでは、アカウント・グロッサリーの項目が使用されます。したがって、フィールドへの入力を開始すると、グロッサリーの一致する項目が自動的に提示されます。

  2. 「Submit Badge Request」アクティビティー時に、従業員は新しい ID カードを要求するフォームに入力します。 これがアクティビティーの出力です。 Outputs フィールドに Completed Access Badge Request と入力する。
    アクティビティーの詳細ビュー
  3. 従業員が入力するフォームは、次のアクティビティーである「Review Request」でレビューされます。 「Review Request」アクティビティーの「詳細」ビューを開きます。
  4. 前のアクティビティーの出力をこのアクティビティーの入力にコピーするために、「前のアクティビティーからの出力を追加」をクリックします。
  5. セキュリティー・チームのレビューの結果は承認または拒否です。 Outputs フィールドに Approval Status と入力する。
  6. また、レビュー依頼活動を文書化するために追加できる情報もあります。 例えば、 Blueworks Live で定義された関連ポリシーがあれば、 Policies タブでそれらのポリシーにリンクすることができます。 他の参考資料があれば、「添付ファイル」タブで添付ファイルとして追加できる。 または、 「ドキュメント」 タブに活動の簡単な説明を追加することもできます。

ステークホルダーのプロセスのプレイバック

プロセスを文書化する場合、通常、何人かのステークホルダーからのフィードバックが必要になります。 プレイバック機能を使えば、関係者にプロセスの詳細を説明することができる。

所要時間： 10分

プロセス・プレイバックは、プロセス図のさまざまなパスをレビュアーにステップさせ、各ステップで停止して、そのステップに関連する詳細やコメントを調査する方法です。

  1. 「再生」ボタン をクリックすると、再生モードに切り替わります。
  2. 接続されている一連の要素を選択することで、プロセスの中のパスを指定します。 この例では、 Submit Badge Request、 Review Request、 Approved?、 Send Notification を選択する。 このプレイバックを Rejection Path と呼び、代替経路をたどる他のプレイバックシナリオと区別する。
  3. 「再生」をクリックして、今作成したプレイバックに含まれる各アクティビティーをステップスルーします。

    キャンバスの右側で、各アクティビティーに関連する詳細、文書、変更履歴、およびコメントを表示できます。 プレイバック制御ボタンを使用すると、選択したパスを進むこと、および戻ることができます。

  4. プレイバック・モードを終了するには、プレイバック・コントロールの「終了」をクリックします。
結果
これで、ダイアグラムは以下のようになります。
拒否パスを示す再生