ファイルの概要
ファイル機能を使用すると、自分や他のユーザーが簡単にファイルのアップロード、整理、共有、コラボレーションを行うことができます。
ファイル・アプリケーションは、ユーザーやコミュニティーとファイルやアイデアを簡単に共有することを可能にし、作業のための中央ストレージを提供します。ファイルは、共有、タグ付け、フォルダー内への編成を行えるほか、アクティビティーなどの他のアプリケーションからアクセスすることもできます。
- 外部ユーザーとしてのファイルの操作
- 外部ユーザーは、組織外のパートナー、サード・パーティー、請負業者、ベンダーなどの場合があります。自分が外部ユーザーである場合は、以下のタスクを実行できます。
- 自分に共有されているファイルの表示またはダウンロード。
- 他のユーザーへのファイルの共有。
で表現されます。
- ファイルのアップロード
「ファイル」画面で「ファイルのアップロード」をクリックし、オプションでタグ、コメントを追加して、共有オプションを指定します。『ファイルのアップロード』を参照してください。
- ファイルのオープンと編集
- 表示用または編集用にファイルを開くには、そのファイルのページを開いて「ダウンロード」をクリックします。
- ファイルのデバイスへのダウンロード
- ファイルのページを開き、「ダウンロード」をクリックして、ファイルをダウンロードします。 をクリックし、ファイルの保存先フォルダーを指定します。
- ファイルの共有
ファイルを非公開にしておくと、自分しか読み取りと操作ができなくなります。特定のユーザーまたは コミュニティーとファイルを共有して、それらのユーザーまたはコミュニティーがさらに他のユーザーとファイルを共有することをオプションで許可しましょう。「ファイルの共有」を参照してください。IBM® Connections Cloud の実装環境で外部コラボレーションが有効になっている場合、ファイルを外部ユーザーと共有することもできます。この共有の対象には、組織外のパートナー、サード・パーティー、請負業者、ベンダーなどが含まれます。
または、ファイルを公開すると、IBM Connections Cloud にアクセスできる全員が、これらのファイルを読み取ることができるようになります。
- ファイルの検索
各種のビューでファイルのリストを参照することにより、ファイルを探します。列でビューをソートし、ビューをフィルターに掛けて、ファイルを日付、共有方法、アクセス・レベルを基準にリストします。タグを使用してファイルを検索します。頻繁に作業するファイルをピン留めして、見つけやすくします。最後に、ファイルをフォルダーに整理して、グループ化しやすくします。『ファイルの検索』を参照してください。
また、「サムネール」のギャラリー表示を使用して、「前へ」ボタンと「次へ」ボタンでイメージのギャラリーをナビゲートしながらファイルのビジュアル表示をソートできます。
必要なファイルの見つけるために、サムネールを表示したりファイルの要約ページで「プレビュー」をクリックしてファイルの内容をプレビューし、ファイルが自分が必要としているものかどうかを確認します。
- ファイルのフォロー
更新の通知を受け取るには、ファイルを開いて、「フォロー」をクリックします。これにより、ファイルが編集されたときや新規バージョンがアップロードされたときに、メールによる通知を受け取ります。また、自分の「マイ・ダッシュボード」 「ニュース・フィード」に、具体的な更新を受け取ります。『ファイルとフォルダーの変更の追跡』を参照してください。外部ユーザーはファイルをフォローできます。
- アクセス・レベル
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自分のファイルをユーザー、グループ、コミュニティーに共有する場合、読者権限または編集者権限をこれらのユーザー、グループ、コミュニティーに設定できます。自分のフォルダーをユーザー、グループ、コミュニティーに共有する場合、読者権限、編集者権限、所有者権限をこれらのユーザー、グループ、コミュニティーに設定できます。ファイルとフォルダーに対する同じアクセス権限が外部ユーザーに設定される場合があります。
公開設定でファイルを共有すると、すべてのユーザーがそのファイルの表示とダウンロードを実行できます。『ファイル共有を使用した他のユーザーとのコラボレーション』を参照してください。外部ユーザーは、公開ファイルを表示したりダウンロードしたりするためのアクセス権限がありません。
- 推奨とコメントの投稿
ファイルに対して推奨 (いいね) を投稿します。『他のユーザーのファイルでの作業』を参照してください。
- コメントの投稿
ファイルにコメントを追加します。『他のユーザーのファイルでの作業』を参照してください。
外部ユーザーはファイルにコメントを追加できます。
- タグを使用したファイルの編成
ファイルに説明のタグを追加して、ファイルを後で見つけやすいようにします。 『ファイル・タグの使用』を参照してください。
- フォルダー内のファイルの整理
ファイルをフォルダーに編成します。ファイルの場合と同様に、フォルダーをフォローして、更新された場合に通知を受け取ることができます。
フォルダーには、非公開フォルダー、共有フォルダー、公開フォルダーの 3 つの種類があります。 フォルダーを非公開にしておくと、自分しか操作できなくなります。他のユーザー、グループ、コミュニティーとフォルダーを共有し、これらのユーザー、グループ、コミュニティーのアクセス・レベルを選択します。フォルダーを公開して、すべてのユーザーがそのフォルダーを参照できるようにすることもできます。『フォルダーの作成』を参照してください。
- バージョン
新しいファイルを追加すると、そのファイルが最初のバージョンになります。古いバージョンからファイルを復元するか、ファイルの新しいバージョンをアップロードすると、新しいバージョンが生成されます。ファイルの読み取り権限または編集権限を持っている場合、ファイルのバージョンを表示することができます。ファイルの所有者である場合は、ファイル内のバージョンを削除することができます。『ファイル・バージョンの使用』を参照してください。
- ごみ箱
ファイルをごみ箱に移動して、削除します。ごみ箱の中のファイルは、「ごみ箱」ビューから削除するまでは、完全に削除されません。「ごみ箱」ビューに移動したファイルを見つけるには、ナビゲーション・ペインの「ごみ箱」をクリックします。他のユーザーは、ごみ箱の中にあるファイルの表示や、ファイルへのリンクを実行できません。『ファイルの削除』を参照してください。
- ファイルの同期 (同期)
ファイルを「同期」フォルダーに追加すると、そのファイルがデスクトップに同期されるため、ファイルをオフラインで操作できます。同期とは、ファイルを共有して、複数のユーザーが同時に更新を行う際に同期を維持するための方法です。
ローカル・ファイルとサーバー上のファイルとの同期を維持します。ファイルのローカル・バージョンを変更した場合、その変更内容は、サーバー上の対応するファイルに自動的にアップロードされます。
反対に、自分や他のユーザーがサーバー上のバージョンを変更した場合、その変更内容はローカル・ファイルに同期されます。注: ファイルを同期できるかどうかは、クライアントにインストールされている Desktop Plug-ins によって異なります。