ここでは、エクスポートする期間値および仕訳のタイプを指定できます。 これは、企業、グループ、および自動仕訳のレポート値をカバーします。 エクスポート機能に適用する条件を入力できます。 指定された期間および企業コードに基づいて、ファイル名が提案されますが、別の任意のファイル名に変更することも可能です。 また、エクスポートされるデータが何らかの方法で編集または制限されるかを指定できます。さらに、受け手が別の構造を使用している場合、振替表を使用するかどうかも指定できます。
「ファイル作成前に調整」オプションが選択されている場合、サブミットによるエクスポートが可能です。
圧縮とは、ファイルのサイズを削減して、ファイルを暗号化することを意味します。 したがって、非圧縮ファイルとは異なり、 IBM® Cognos Controllerの外部で編集したり読み取ったりすることはできません。 非圧縮のファイル・フォーマットは、例えば、データ・ファイルを他の金融システムにインポートする場合に使用します。 他のシステムにインポートするためのデータをエクスポートする場合は、ファイルを圧縮してはなりません。 ASCII フォーマットでエクスポートする場合、このオプションは選択できません。
手順
- 「転送」 メニューで、 「データのエクスポート」をクリックします。 「データのエクスポート」ウィンドウが開きます。
- エクスポート・ファイルをハード・ディスク上またはサーバー上のディレクトリーに保存する場合は、「 ディレクトリー 」オプション・ボタンを選択します。 テキスト・ボックスに、エクスポート・ファイルを保存するディレクトリーへのパスを入力するか、「参照」ボタンをクリックして、該当するディレクトリーを選択します。
- 指定したユーザーに E メールでエクスポート・ファイルを送信する場合は、「 E メール 」オプション・ボタンを選択します。 テキスト・ボックスに、ファイルの送信先ユーザーの E メール・アドレスを入力します。 「ディレクトリーの選択」ボタンをクリックして、以前入力した E メール・アドレスから選択することもできます。
E メール機能は、「一般構成」の「一般 3」タブでこの機能をアクティブにし、使用する SMTP サーバーのアドレスが入力されている場合のみ使用可能です。
- 「エクスポート・ファイルの圧縮」 オプションを選択して、関連するすべてのデータとファイル・タイプを含む暗号化されたエクスポート・ファイルを 1 つだけ作成します。
- エクスポートするデータの現状および期間範囲を入力します。
- グループの値をエクスポートする場合は、「 グループ 」オプション・ボタンを選択し、値をエクスポートする連結タイプとグループ・コードを入力します。 すべてのサブグループの値を含める場合は、「サブグループを含める」チェック・ボックスを選択します。
- 企業の値をエクスポートする場合は、「 企業 」オプション・ボタンを選択し、値をエクスポートする企業コードを入力します。
- 他の通貨および現地通貨に変換された期間値をエクスポートするには、 「通貨の選択」/「すべて」 を選択します。現地通貨で期間値のみをエクスポートするには、 「現地通貨」 を選択します。
- エクスポート・ファイルに使用可能なすべてのフォームを含めるには、 「すべてのフォーム」 オプション・ボタンを選択します。 特定のフォームまたはフォーム・セットを選択するには、「特定」オプション・ボタンを選択します。 「フォーム」または「フォーム・セット」オプション・ボタンを選択する場合は、同時に、エクスポートするフォームまたはフォーム・セットをそれぞれのテキスト・ボックスに入力します。
- エクスポート・ファイルに使用可能なすべての最終バージョンを含めるには、 「最終バージョンの選択 (Closing Version Selection)」/「すべて」 を選択します。または、 「特定」 を選択し、エクスポートする最終バージョンのコードを入力します。
注 ：ユーザーが選択したフォームに関わらず、すべてのジャーナルタイプのすべてのアカウントがエクスポートされます。
- 使用可能なすべての中間バージョンをエクスポート・ファイルに含めるには、 「中間バージョンの選択」/「すべて」 を選択します。または、 「特定」 を選択して、エクスポートする中間バージョンのコードを入力します。
- 該当するエクスポート・オプションを、以下の中から選択します。
- ファイル作成前に調整 -
このオプションは、エクスポートに関連する各子会社またはグループ企業を調整します。 調整は、エクスポート・ファイルが作成される前に行われます。 1 つ以上の企業に調整エラーがある場合、各企業における差異を強調表示したレポートが表示されます。 次に、エクスポートを停止するか、または続行して、調整差異が含まれるデータをエクスポートするかの選択を求めるプロンプトが表示されます。 このオプションを選択すると、どのサブミットを調整するかの選択を求められる場合があります。 サブミットは、画面の「現状/期間」領域で選択できます。 このオプションは、 Cognos Controllerを初めて起動するときにデフォルトで選択されます。
- 子会社のレポート値を除外 -
このオプションは、子会社のデータのエクスポートから、レポート値 (REPO) を除外します。 グループ企業のデータをエクスポートする場合、グループ企業のエクスポートからレポート値を除外することはできません。 グループ企業の場合は、必要に応じて、レポート値を含まない特定の最終バージョンを作成しなければなりません。
- エクスポート・ファイルの名前を入力するか、提案されたファイル名 (期間番号および企業/グループ・コード) をそのまま使用します。
- エクスポート対象として複数の企業/グループを選択した場合に、各企業/グループごとに別個のファイルを作成するには、 「ファイルを分離」 チェック・ボックスを選択します。
- 後で追加処理を行うために ASCII フォーマットでデータ・ファイルを作成するには、「ASCII フォーマット」チェック・ボックスを選択します。 これは、別のアプリケーションで追加のデータ処理を行う場合に役立ちます。
- 「実行」 ボタンをクリックします。 エクスポート・ファイルの送信先の E メール・アドレスを入力していた場合、E メール・アプリケーションのログオン・ウィンドウが開きます。 ログオンして、エクスポート・ファイルを E メールで送信します。 エクスポート・ファイルを保存するディレクトリーを入力していた場合、データがエクスポートされ、エクスポートの統計を示すメッセージ・ボックスが表示されます。
- 「OK」をクリックします。
結果
- グループ内の別企業へファイルをエクスポートする場合、圧縮ファイル・フォーマットの使用を推奨します。
- リンクされた現状に保管されている値をエクスポートする場合、この現状にある値は、変換済み通貨でのみ保管されることに注意する必要があります。 値をエクスポートする際、適切な値をエクスポートするために、「通貨選択」/「すべて」を選択します。