Soluzione per la gestione e l'ottimizzazione della forza lavoro
Panoramica della soluzione
- Riduzione del costo del lavoro: Regolare gli orari di lavoro in base al carico di lavoro effettivo consente di evitare di pagare gli straordinari, di non avere un numero eccessivo di lavoratori e di rispettare più facilmente il budget.
- Personale accurato: Creare il team giusto con il numero giusto di persone per assicurarsi che tutti possano raggiungere gli obiettivi annuali dell'azienda.
- Pianificazione realistica: Assicuratevi che le dimensioni del vostro team corrispondano agli obiettivi dell'anno. Avere il team giusto aiuta a fissare obiettivi che sono effettivamente possibili da raggiungere.
- Aumento della produttività: Assegnate alle persone giuste i compiti giusti per ottenere di più e soddisfare le aspettative.
- Comprendere l'impatto finanziario dell'allocazione e della composizione della forza lavoro.
- Tradurre gli incarichi di lavoro nel costo delle risorse per un portafoglio, un'iniziativa/progetto o un team.
- Stabilire e monitorare gli obiettivi di organico (comprese le assunzioni e le riduzioni) in linea con il budget.
- Analizzare e pianificare la composizione della forza lavoro a livello aziendale, di portafoglio, di team e di iniziativa.
- Ripartizione per sede, ruolo, livello, ecc.
- Stabilite e monitorate gli obiettivi di allocazione della forza lavoro in base a caratteristiche specifiche quali competenze, esperienza, carico di lavoro, ecc.
- Calcolare le risorse disponibili e determinare il numero di ore che ciascuna di esse può contribuire al lavoro.
Funzioni principali
- Gestione del roster: Impostare la struttura organizzativa con i ruoli dei dipendenti, le sedi e il tipo di impiego.
- Gestione dei team: Assegnare le persone ai team, stabilire la capacità e il coinvolgimento.
- Apptio Integrazione: Importazione di ruoli, sedi e tipi di impiego delle risorse.
- Piani di organico : Creare piani di organico per treno di soluzioni, ottenere l'organico effettivo e impostare l'organico target.
- Rapporto sul piano degli organici : Monitoraggio dell'organico effettivo rispetto a quello pianificato.
- Ottenere informazioni sulla forza lavoro e monitorare l'allocazione dell'organico:
- Schede KPI : Fornisce una panoramica dell'organico e dell'allocazione della capacità per portafoglio.
- Composizione della forza lavoro : Esaminare l'organico in base alla sede, al ruolo del dipendente o al tipo di impiego.
- Composizione della squadra : Verificare la configurazione del team e l'assegnazione delle competenze.
- Organico del portafoglio : Tenere traccia delle assegnazioni di personale a solution train, ART, team, iniziative e obiettivi
Nota: per ulteriori informazioni, vedere Gestione delle risorse e della capacità del team.
Gestione delle risorse
- Adattare i numeri dell'organico tra le varie iniziative e progetti per supportare l'allocazione efficace dei ruoli esistenti e la pianificazione dei ruoli aperti.
- Riallocare le risorse e modificare le tempistiche dei progetti per bilanciare la capacità delle risorse tra i diversi progetti e iniziative.
- Modificare e ottimizzare la manodopera interna, esterna, contingente e offshore per ruolo e posizione.
- Visualizzare i cambiamenti della forza lavoro: spostamenti interni, cambiamenti di reparto, abbandoni, ingressi.
La soluzione di Workforce Management & Optimization fornisce una vista dedicata in Targetprocess per vedere e gestire i turni attuali.
- Accedere al proprio account Targetprocess.
- Dal menu di sinistra, fare clic su La mia lista.
La vista My Roster mostra l'elenco gerarchico dei rappresentanti diretti e indiretti dell'utente corrente. Supporta fino a dieci livelli di relazioni annidate. Ogni riga presenta le informazioni sull'impiego di un singolo utente, tra cui Avatar, Sede, Profilo professionale, Tipo di dipendente, Livello, Manager, Ruolo, Team (elenco dei team a cui l'utente è assegnato), Portafoglio e Coinvolgimento attivo totale.
- Treni soluzione (ST)
- Treni di rilascio agili (ART)
- Team
- Treni di rilascio agili (ART)
- Accedere al proprio account Targetprocess.
- Dal menu di sinistra, fare clic su Struttura delle squadre.
È possibile visualizzare e modificare la struttura del team.
Per aggiungere un nuovo Solution Train o un Agile Release Train (ART) o un'entità Team, fate clic sul pulsante + al livello gerarchico desiderato e inserite le informazioni richieste. L'entità madre verrà assegnata automaticamente.
È anche possibile utilizzare il pulsante di ricerca per selezionare un'entità già esistente nel sistema.
Per rimuovere ST/ART/Team, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'entità scelta e selezionare l'opzione "Elimina" dal menu contestuale. Tenete presente che tutte le informazioni relative all'entità saranno rimosse dal sistema.
Se si desidera conservare i dati, aprire la vista dettagliata dell'entità facendo clic su di essa nell'elenco. Nel pannello "Info" sul lato destro è possibile disassegnare o selezionare un'altra entità padre.
Assegnazione del team
La soluzione di Workforce Management & Optimization permette agli utenti di far parte di più team contemporaneamente, consentendo una collaborazione flessibile e la gestione del carico di lavoro.
Gli utenti possono ripartire il loro tempo tra diversi team, ad esempio dedicando il 50% del loro tempo al team A e il 50% al team B.
| Tecnologia | Descrizione |
|---|---|
| Percentuale di coinvolgimento | La percentuale di tempo in cui un utente è assegnato a un team |
| Periodo attivo | Le date di inizio e fine che segnano la durata del coinvolgimento |
Supportando il coinvolgimento degli utenti in più team, Workforce Management & Optimization migliora la produttività e il lavoro di squadra, consentendo agli utenti di contribuire a vari progetti e team in base al tempo e alle responsabilità assegnate.
Per visualizzare il coinvolgimento totale di un utente, fare clic su La mia lista dal menu a sinistra.
La colonna Totale coinvolgimento attivo visualizza la somma dei coinvolgimenti degli utenti attivi in questo giorno. Se il coinvolgimento totale dell'utente è diverso dal 100%, la riga sarà evidenziata in rosso per indicare un'assegnazione errata.
Per visualizzare tutti gli utenti attualmente assegnati al team, fare clic su Visualizzazione struttura team dal menu a sinistra. L'elenco sotto la squadra visualizza le informazioni relative al coinvolgimento della squadra, tra cui ID,, e Attivo.
Per aggiungere un utente a un team:
- Fare clic sul pulsante + accanto a Partecipazioni sotto il team desiderato.
- Immettere i valori per i campi Percentuale, Data inizio pianificata, Data fine pianificata, Utente collegato e Team collegato.
- Fare clic sul team desiderato nell'elenco per aprirne la vista dettagliata.
- Passare alla scheda Coinvolgimenti.
- Fare clic sul pulsante + se si desidera assegnare un utente al team.
- Immettere i valori per creare un nuovo coinvolgimento.
È possibile vedere le partecipazioni passate, attuali e future di un particolare utente nell'elenco disponibile sotto la visualizzazione delle risorse individuali.
Il numero di dipendenti è calcolato in base al coinvolgimento degli utenti attivi. Il Control Center dashboard SPM per la gestione della forza lavoro può visualizzare risultati diversi rispetto al conteggio regolare degli utenti nelle schermate di gestione dei turni di Targetprocess.
Per garantire la coerenza dei dati:
- Verificare che tutti gli utenti attivi abbiano coinvolgimenti attivi.
- Se un utente viene disattivato, verificare se sussiste ancora un coinvolgimento attivo.
Importazione automatica dei dati sull'organico
È possibile importare i dati degli utenti da Apptio Costing con le integrazioni.
Per eseguire le importazioni manualmente, fare clic su Impostazioni e selezionare la scheda Integrazioni.
Eseguire le importazioni nel seguente ordine:
- Utente con metadati
- Migliorare con il proprietario
- Migliorare con le famiglie di lavoro
- Importazione CSV - Trigger settimanale
- Importazione CSV - Attivazione quando il set di dati cambia
- Configurare il giorno di importazione : Specificare il giorno in cui deve essere eseguita l'importazione.
- Aggiornare il filtro: Aggiornare il filtro con un valore relativo al giorno specifico della settimana.
Questa regola è disattivata per impostazione predefinita. Per utilizzare questa opzione, è necessario abilitare la regola.
L'importazione automatica viene attivata ogni volta che il dataset cambia in TBM Studio. In questo caso, i nuovi dati verranno propagati all'ADM.
Le regole responsabili dell'importazione effettiva:
CSV Import - User
with metadata e CSV Import - Enhance with Job Families and Owners (triggered
after User import) terminano con l'errore È stato rilevato un ciclo di regole e l'applicazione è stata interrotta. Non influisce sulle importazioni stesse. È possibile osservare i registri di importazione nella scheda Integrazione. È previsto che il problema venga risolto.Caricamento in blocco della struttura del team
Se si desidera importare una struttura organizzativa da un'origine esterna, è possibile utilizzare i seguenti profili di importazione speciali. Importare i profili nell'ordine indicato:
- Struttura dei team: ART-ST-Portfolio crea una struttura di base di Solution Train e Agile Release Train collegata al vostro Portfolio/Project.
- Struttura dei team: le connessioni Team-ART creano i team necessari e li collegano con Agile Release Train.
- Struttura del team: Involvement-Team-User crea il coinvolgimento degli utenti in team specifici.
Importare un file CSV
- Accedere a Targetprocess.
- Fare clic su Impostazioni > Integrazioni.
- Fate clic su Struttura dei team: ART-ST-Portfolioper creare una struttura di base di Solution Train e Agile Release Train collegata al vostro Portfolio/Progetto.
- Immettere i dettagli, caricare il file CSV e fare clic su Importa.
Importazione completata.
- Dal menu di sinistra, fare clic su Solution Train > Solution Train e ART per visualizzare la struttura del team importato.
Piano degli organici
Il piano dell'organico viene utilizzato per rappresentare l'organico iniziale, previsto ed effettivo nel corso dell'anno per un determinato Solution Train.
Creare un piano per l'organico
- Fare clic su + Aggiungi > Piano degli effettivi per creare un piano degli effettivi.
- Inserire il nome, l' organico iniziale e l' organico di fine periodo
L'organico iniziale e l'organico di fine periodo rappresentano i numeri dell'organizzazione per un determinato Solution Train. Il sistema distribuirà i valori tra le Voci di piano generate nel tentativo di distribuire la modifica in modo uniforme tra i mesi.
. - Selezionare il Treno soluzione e il Periodo anno preferiti dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Aggiungi.
Organico Voce di piano
Dopo aver creato un piano di conteggio del personale, il sistema genera gli elementi del piano di conteggio del personale per ogni mese, a partire da quello corrente. Le voci non verranno generate per i mesi già chiusi.
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| Iniziale | Rappresenta l'organico di fine mese calcolato in base agli organici di inizio e fine del piano degli organici ed è di sola lettura. |
| Previsione | Questo campo viene compilato con il valore iniziale all'inizio. È possibile regolare questo valore in base alla situazione e ai processi dell'organizzazione. |
| Effettivo | Rappresenta l'organico reale osservato alla fine del mese. È possibile ricalcolare l'organico effettivo con l'organico attuale del sistema su richiesta, sia per il piano degli effettivi che per la voce del piano degli effettivi.
Nota: un utente viene conteggiato come organico in un determinato mese se ha un coinvolgimento con un inizio previsto non oltre il primo giorno del mese e una fine prevista non prima dell'ultimo giorno del mese.
|
Ricalcolo dei dati effettivi
È possibile ricalcolare l'organico di Actual con l'organico del sistema su richiesta, sia a livello di piano che di articolo. Un utente viene conteggiato come organico in un determinato mese se ha un coinvolgimento con una fine prevista uguale o superiore all'ultimo giorno del mese.
Per ricalcolare l'organico dell'elemento, fare clic su 
sotto la colonna Ricalcolo accanto all'elemento.
Per eseguire l'aggiornamento in blocco di tutti i mesi storici e attuali, fare clic su sotto la colonna Cattura effettivi a livello di piano.
Revisione del piano degli organici - Previsione
Headcount Plan ha una scheda dedicata, chiamata Forecast , dove è possibile trovare una panoramica della realizzazione del piano in un unico posto.
- Fare clic su un piano di organico.
- Fare clic su Previsione per visualizzare una panoramica della realizzazione del piano in un'unica posizione.
- Valori effettivi per i mesi già chiusi
- Valori previsti per mesi ancora futuri
Per distinguere tra i valori effettivi e quelli previsti, cercate il colore verde chiaro, che indica che il valore dato è un organico effettivo catturato. Questa indicazione visiva consente di identificare facilmente il tipo di valore visualizzato.
È inoltre possibile modificare facilmente le previsioni da questa vista. Fare clic su una riga qualsiasi per modificare i valori e fare clic su Salva.
Organico mensile per piano di organico
Il grafico della distribuzione dell'organico nel tempo (Headcount per Month by Headcount Plan) è disponibile come report in Targetprocess. Mostra il valore iniziale rispetto a quello effettivo/previsto in base ai dati del piano. Il report consente di filtrare per Solution Train e/o per piani specifici.
Piano degli organici - Flusso di lavoro e Stati
Il flusso di lavoro del piano di organico è composto dai seguenti stati:
Le transizioni tra gli stati sono definite come segue:
Nuovo -> In corso -> In revisione -> Approvato/Rifiutato/Annullato
Nuovo -> Annullato
Nuovo -> In corso -> Annullato
Gli stati Approvato, Rifiutato e Annullato sono stati finali del flusso di lavoro.
Per un determinato anno e per una coppia Solution Train, solo un piano di organico può essere contrassegnato come approvato.
Accesso al cruscotto della forza lavoro in SPM Control Center
La soluzione Workforce Management & Optimization di Targetprocess si integra con SPM Control Center, dove si trova il cruscotto Workforce Management.
- Accedere a Frontdoor.
- Selezionare l'ambiente del cliente dall'elenco a discesa Ambiente.
- Selezionare SPM Control Center.
- Sulla homepage del sito SPM Control Center, fare clic sul menu di sinistra e selezionare Workforce.
Panoramica del cruscotto
Il cruscotto Gestione della forza lavoro mostra diagrammi con diverse interpretazioni della composizione della forza lavoro. Si può filtrare per Progetto nella parte superiore (il filtraggio si applica alle altre pagine di Control Center ) e in particolare per Solution Train per i diagrammi specifici della forza lavoro. Nella parte superiore del cruscotto sono presenti schede KPI con informazioni sull'organico e sulla capacità attuale.
Filtrare i dati per portafoglio
- Individuare il menu superiore della dashboard e fare clic sul menu a discesa Portfolio.
- Dall'elenco a discesa, selezionare il portafoglio per il quale si desidera visualizzare i dati.
- Tutti i diagrammi si aggiorneranno automaticamente per mostrare solo i dati relativi alla selezione effettuata.
Filtrare i dati per treno di soluzioni
Il filtro Solution Train consente la multiselezione e dipende dal filtro Portfolio.
- Nel cruscotto della forza lavoro, fare clic sul menu a tendina Solution Train.
- Selezionare il treno di soluzioni per il quale si desidera visualizzare i dati.
Il selettore contiene l'elenco di tutti i treni di soluzioni per il portafoglio selezionato.
- Il dashboard si aggiorna automaticamente per mostrare solo i dati relativi alla selezione effettuata.
Schede KPI
Le schede KPI nella parte superiore del dashboard mostrano informazioni sull'organico attuale (per il Portfolio e/o il Solution Train selezionati), nonché sulla capacità attuale (in giorni/uomo), sull'organico medio del team e sulla capacità media del team (in giorni/uomo). Le schede specifiche sull'organico mostrano le informazioni sull'organico dell'ultimo mese e il confronto in percentuale.
Diagramma di composizione della forza lavoro
Il diagramma di composizione della forza lavoro mostra la distribuzione dell'organico in base alle seguenti dimensioni:
Sede
Posizione di lavoro
Tipo di dipendente (dipendente interno/esterno)
Diagramma di composizione del team
Il diagramma di composizione dei team mostra la distribuzione dell'organico in base alle tre dimensioni (sede, posizione lavorativa, tipo di dipendente) con un'ulteriore distribuzione tra i team assegnati.
Diagramma dell'organico del portafoglio
Il diagramma mostra il flusso di assegnazione dell'organico all'interno della struttura organizzativa nel seguente ordine:
Portafoglio
Soluzione Treno
Treno di rilascio agile
Team
Mostra anche come è distribuita la forza lavoro, mostrando il flusso tra i team e le iniziative ad essi assegnate.
Le iniziative sono poi raggruppate per Obiettivi strategici e Obiettivi aziendali.
