Gestione delle SOP (Standard Operating Procedures)

Una SOP (Standard Operating Procedure) è una serie di istruzioni che descrive tutti i passi e le attività rilevanti di un processo o di una procedura.

Quando si definisce una SOP, si definiscono le attività incluse nella SOP. Una SOP consente agli amministratori di organizzare il personale, le informazioni e le attività in risposta a eventi ed incidenti per ottenere il controllo globale dell'operazione. Una SOP comprende i seguenti componenti:
Definizione SOP (Standard Operating Procedure)
Una definizione SOP è il modello utilizzato quando viene creata un'istanza SOP come risposta a un particolare avvenimento. Una definizione SOP è composta da attività descritte dalle definizioni delle attività.
Definizione attività
Una definizione SOP contiene una o più definizioni di attività. Una definizione di attività imposta le singole istruzioni che devono essere eseguite come parte della SOP.
Istanza SOP
Una singola istanza SOP in risposta a un particolare evento o avvenimento. È possibile utilizzare una definizione SOP per diverse istanze SOP. Un'istanza SOP può avere uno dei seguenti stati.
  • Attivo
  • Avviato
  • Arrestato
  • Completato
  • Annullato
Istanza di attività
Un'istanza di attività è l'istanza di una singola definizione di attività. È possibile utilizzare una singola definizione di attività per creare più istanze di attività. Un'istanza di attività può avere diversi stati:
  • Attivo
  • In attesa
  • Avviato
  • Ignorato
  • Completato
Riferimenti
Informazioni supplementari rilevanti per una SOP (Standard Operating Procedure) o Attività. È possibile utilizzare riferimenti per definire i modelli di email.
Ruoli
Esistono due ruoli, Proprietari e Lettori. Questi possono essere impostati per i ruoli amministrativo e utente.
  • Un Lettore può monitorare le attività associate a una procedura di sistema operativo standard.
  • Un Proprietario può monitorare e completare le attività associate alla procedura del sistema operativo standard.
Tipo di attività
Il tipo di attività descrive la risposta all'attività. Le attività possono essere di tipo diverso e di diversi modelli di esecuzione. Nelle SOP è possibile combinare qualsiasi attività di tipo diverso.
  • Manuale: questo tipo di attività deve essere effettuata manualmente dal proprietario della SOP.
  • Attività If-Then-Else: un'attività condizionale che consente la diramazione in base a un criterio specifico. L'utente può scegliere quale definizione SOP utilizzare all'avvio dell'attività. Immettere o selezionare i valori per Then ed Else.
  • Attività di avviso: questa attività mostra un modello di email che dovrà essere completato dal proprietario della SOP ed invia una notifica via email al personale predefinito.
  • Attività REST: un'attività che crea una chiamata al servizio REST. L'utente può specificare l'URL del servizio e qualsiasi informazione di autenticazione richiesta da richiamare all'avvio dell'attività.
  • Attività SOP: un'attività che avvia un'altra SOP.

Ruoli per le SOP (Standard Operating Procedures)

Di seguito sono riportate le capacità di ciascun ruolo SOP:

Ruoli Amministratore SOP
  • Visualizzare ed eliminare una definizione SOP
  • Avviare, visualizzare e modificare un'istanza SOP
  • Avviare e completare le attività in un'istanza SOP
Ruoli Autore SOP
  • Creare, modificare, visualizzare ed eliminare una definizione SOP
  • Creare una bozza di SOP
  • Visualizzare, modificare, ed eliminare un'attività SOP
  • Inoltrare una bozza di SOP per l'approvazione
  • Approvare una bozza di SOP
Ruolo Gestore librerie di riferimento
Creare riferimenti condivisi
Ruoli Proprietario (definizione SOP)
  • Creare una bozza di SOP
  • Visualizzare, modificare, ed eliminare una definizione SOP
  • Modificare ed eliminare un'attività SOP
  • Inoltrare una bozza di SOP per l'approvazione
  • Approvare una bozza di SOP
  • Avviare, visualizzare e modificare un'istanza SOP
Ruoli Lettore (definizione SOP)
  • Visualizzare una definizione SOP
  • Visualizzare un'istanza SOP da Attività personali
  • Visualizzare un'attività SOP, purché l'utente abbia il ruolo Lettore nella definizione dell'attività
Ruoli Proprietari (attività SOP)
  • Visualizzare un'istanza SOP da Attività personali
  • Avviare e completare le attività in un'istanza SOP per le rispettive attività da Attività personali
Ruoli Lettore (attività SOP)
Visualizzare un'istanza SOP da Attività personali

Ciclo di vita di approvazione per una SOP (Standard Operating Procedure)

Una definizione SOP può assumere diversi stati durante il ciclo di vita.
  • Bozza: quando la SOP viene creata, inizialmente viene salvata una versione bozza. Da una versione SOP approvata è anche possibile creare un'altra versione bozza, quando è necessario modificare la definizione SOP utilizzando la versione approvata come base. Le bozze possono essere modificate, inoltrate per l'approvazione o eliminate.
  • In attesa di approvazione: una bozza di definizione SOP inoltrata per l'approvazione, pronta per essere approvata o disapprovata. Il nome della versione è definito in questo stato e, se approvata, diventerà il nome della versione della definizione SOP. Se questa versione non viene approvata, la definizione SOP torna allo stato versione bozza.
  • Approvato: quando una definizione SOP è stata approvata ed è pronta per essere avviata.