Panoramica: e-Invoicing e conformità

La fatturazione elettronica (e-Invoicing) consente di eliminare la scia di carta che le aziende devono mantenere per rispettare le leggi IVA (Value Added Tax). Nel 2001 la Commissione europea ha stabilito una direttiva per consentire alle imprese di automatizzare i processi di fattura e utilizzare rappresentanze elettroniche delle fatture per adempiere alle loro esigenze di rendicontazione e revisione contabile. La presente direttiva è stata originariamente indicata come direttiva del Consiglio 2001/115/EC (aka, EU115). Questo è stato da allora aggiornato e si chiama Direttiva 2006/112/EC.

L'obiettivo della direttiva è semplificare, modernizzare e armonizzare le condizioni previste per la fatturazione rispetto all'imposta sul valore aggiunto all'interno dell'UE. Nel 2004 la direttiva e-Invoicing è entrata in piena efficacia e ha richiesto ad ogni Stato membro di accettare le fatture elettroniche (e-Invoices). Per tutte le giurisdizioni con requisiti di fatturazione elettronica (e-invoicing), la compatibilità si basa su due concetti fondamentali: l'autenticità della fattura (la fattura proviene dall'entità da cui afferma di provenire) e la sua integrità (il contenuto della fattura non è stato modificato).

IBM Sterling e-Invoicing utilizza il metodo di conformità della firma elettronica. Si tratta di un approccio alla firma digitale in cui le fatture vengono firmate digitalmente dal venditore attraverso chiavi approvate dal paese in questione e l'acquirente verifica la firma. Le successive verifiche possono comprovarne facilmente l'autenticità e integrità, riverificando le firme sulle fatture archiviate. Il metodo di firma elettronica (e-signature) di conformità è l'opzione preferita delle autorità fiscali. Si tratta di una soluzione tecnica che fornisce una garanzia tecnica inequivocabile dell'autenticità e dell'integrità della fattura.

IBM Sterling e-Invoicing ha stretto una partnership con TrustWeaver AB per fornire la firma e la convalida delle fatture elettroniche attraverso il servizio on-demand fornito da TrustWeaver. TrustWeaver supporta tutte le autorità di certificazione e l'hardware necessario. IBM Sterling e-Invoicing interopera indirettamente anche con i fornitori di soluzioni di fatturazione elettronica non-TrustWeaver. I fornitori o gli acquirenti possono utilizzare tali provider di servizi o soluzioni software.

IBM Sterling e-Invoicing offre le seguenti funzionalità:

• un processo del fornitore, che supporta la firma della fattura.
• un processo dell'acquirente, che supporta la verifica della firma e la convalida della fattura.
• Un archivio online della fattura che consente un cliente o un revisore fiscale alla ricerca, alla vista e alla relazione sulle fatture e anche di riconvalidare tali fatture in caso di audit.
• Timestamping per le fatture da e verso l'Italia, fornendo un ulteriore livello di integrità e protezione di autenticità oltre la già forte protezione applicata durante la firma iniziale e la validazione.