Carica dati da file (Excel, CSV )

Modifica online

Obiettivo: importare dati da file Excel o di tipo " CSV " nelle tabelle di TBM Studio per renderli disponibili ai fini della modellazione dei costi e della reportistica.

Quando utilizzare questa procedura: ricorri al caricamento dei file quando devi:

  • Importare set di dati una tantum o ad hoc
  • Caricare i dati relativi ai costi mensili dai sistemi finanziari
  • Importare dati esterni non disponibili tramite connettori automatici
  • Verificare le strutture dei dati prima di configurare i feed automatici

Prerequisiti:

  • Autorizzazioni per il check-out e la modifica delle tabelle (ruolo AccessDev )
  • File di dati in un formato supportato (Excel. xlsx/.xls, CSV, TSV o altri formati delimitati)
  • Il nome del file contiene un solo punto prima dell'estensione (ad esempio, cost_data.xlsx e non cost.data.xlsx )
  • Sapere in quale tabella caricare i dati (o avere l'autorizzazione a creare una nuova tabella)

Tempo stimato: 10-15 minuti per il primo caricamento; 5 minuti per i caricamenti successivi

Passi

Crea una tabella e carica il tuo primo file
  1. Crea una nuova tabella (se non ne esiste già una):
    • In Esplora progetti, fare clic su Nuovo → Tabella
    • Inserisci un nome per la tabella (ad es. «Contabilità generale», «Costi server»)
    • Inserisci o seleziona una categoria per organizzare la tabella nell'Esploratore progetti
    • Fai clic su OK
  2. Configurare l'origine della tabella:
    • L'applicazione mostra la fase "Source" nella pipeline di trasformazione
    • Nel campo "Descrizione tabella ", inserisci una breve descrizione dello scopo della tabella
    • Clicca su "Carica file"
    • Alla pipeline viene aggiunta una fase di caricamento
  3. Carica il tuo file di dati:
    • Fai clic nel riquadro Dettagli e seleziona il file, oppure trascina il file da Esplora risorse nel riquadro Dettagli
    • Il sistema aggiunge una fase di importazione alla pipeline e avvia l'analisi del file
  4. Configura le impostazioni di importazione:

    Fai clic sulla fase "Importa" nella pipeline per verificare le impostazioni:

    Impostazioni di base:

    • Avvia l'importazione dalla riga: specificare quale riga contiene il primo record di dati (il valore predefinito è la riga 1, supponendo che la riga 0 sia l'intestazione)
    • Colonne da escludere: seleziona le colonne che non desideri importare
    • Codifica del testo: scegli la codifica dei caratteri (seleziona "Rileva automaticamente la codifica" se non sei sicuro)
    • Delimitato: selezionare il carattere di delimitazione (virgola, tabulazione, barra verticale, ecc.)
    • Qualificatore di testo: specificare il carattere utilizzato per racchiudere il testo tra caratteri speciali (il valore predefinito è le virgolette doppie)

    Configurazione delle colonne:

    • Consulta la sezione "Colonne"
    • Verificare che i tipi di colonna siano stati rilevati correttamente (Chiave, Testo, Numero, Data)
    • Modifica i tipi di colonna in base alle tue esigenze cliccando sul tipo
    • Per filtrare le colonne in base al tipo, clicca sull'icona del tipo nel campo di ricerca della colonna "Tipo"
  5. Configurare la convalida dei dati (facoltativo, TBM Studio v12.1+ ):
    • Controlli di convalida dei dati relativi alle modifiche dello schema durante il caricamento in tabelle esistenti: aggiunta di colonne, eliminazione di colonne, modifica del tipo di colonna, modifica della cardinalità delle colonne
    • La verifica della cardinalità controlla il contenuto della colonna:
      • Qualsiasi: nessuna verifica della cardinalità (impostazione predefinita)
      • Primo: garantisce che tutti i valori siano univoci (senza duplicati)
      • Molti: garantisce che ogni voce venga duplicata
  6. Seleziona un intervallo di aggiornamento:

    Nella parte superiore dello schermo, seleziona la frequenza di aggiornamento dei dati:

    • Aggiornamenti ad hoc: nessun calendario prestabilito; da caricare secondo necessità
    • 1 versione; Nessun aggiornamento previsto: versione unica, sostituzione al momento del caricamento
    • Versione 1; Aggiornamento mensile: aggiornamento mensile, sostituisce i dati esistenti
    • 1 versione; Aggiornamento annuale: aggiornamento annuale
    • Versioni mensili; Aggiornamento mensile: una nuova versione ogni mese (vedere «Tabelle delle versioni per i dati mensili»)
    • Versioni annuali (varie opzioni): serie di dati annuali con diverse modalità di aggiornamento
  7. Controlla e salva:
    • Fai clic sulla fase "Tabella" nella pipeline per visualizzare in anteprima i dati importati
    • Verificare che i dati siano visualizzati correttamente
    • Fai clic su Salva nella scheda Home
    • Fai clic su "Check-in" per rendere il tavolo disponibile per il progetto
Caricare dati aggiuntivi in una tabella esistente

Quando è necessario aggiungere ulteriori dati a una tabella esistente (ad esempio, per inserire i costi del mese successivo):

  1. Esegui il check-out della tabella: individua la tabella in Project Explorer, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona "Check-out"
  2. Seleziona il periodo di riferimento (per le tabelle con versioni mensili/annuali): utilizza il selettore di date nella parte superiore dello schermo per selezionare il periodo a cui devono essere aggiunti i dati. Nella fase di caricamento compare un segnaposto.
  3. Carica il nuovo file: clicca sul segnaposto e seleziona il file oppure trascinalo sul segnaposto.
  4. Salva e registra: clicca su Salva nella scheda Home, quindi clicca su Registra.

Risultati attesi

  • Il tuo file di dati è stato importato correttamente in TBM Studio
  • I tipi di colonna sono stati identificati correttamente (o corretti manualmente)
  • I dati vengono visualizzati nell'anteprima della tabella con la formattazione corretta
  • La tabella può essere utilizzata nelle trasformazioni, nei modelli e nei report
  • Per le tabelle con versioni, ogni periodo contiene il proprio set di dati

Errori comuni e risoluzione dei problemi

Problema: errore «Estensione file non supportata»

  • Motivo: il nome del file contiene più punti (ad es., cost.data.xlsx )
  • Soluzione: rinominare il file in modo che contenga un solo punto prima dell'estensione (ad es., cost_data.xlsx )

Problema: i dati vengono visualizzati nelle colonne sbagliate o con una formattazione errata

  • Causa: le impostazioni relative ai delimitatori o ai qualificatori di testo non sono corrette
  • Soluzione: controlla le impostazioni della fase di importazione e modifica il delimitatore e il qualificatore di testo in modo che corrispondano al formato del tuo file

Problema: i dati numerici vengono visualizzati come testo

  • Motivo: il tipo di colonna non è stato rilevato correttamente oppure i dati contengono caratteri non numerici
  • Soluzione: nella fase di importazione, modificare il tipo di colonna in "Numero". Se il problema persiste, controlla se nei dati di origine sono presenti caratteri speciali.

Problema: il caricamento del file non va a buon fine oppure i dati sembrano danneggiati

  • Motivo: il file Excel contiene macro, formattazioni speciali o formule
  • Soluzione: grazie al parser Excel potenziato ( v12.11.16+ ), il sistema legge direttamente i valori grezzi. Salvare il file Excel come " CSV ", rimuovere la formattazione speciale o le macro, oppure applicare la formattazione in TBM Studio utilizzando le fasi di trasformazione.

Cosa succederà

Una volta caricati i dati, potrai:

  • Trasforma i dati : aggiungi fasi di trasformazione per pulire, mappare, filtrare o unire i dati.
  • Aggiungi a un modello : inserisci la tabella in un modello dei costi (vedi la sezione 3.2 )
  • Impostare il monitoraggio dell'aggiornamento dei dati: configurare gli avvisi per i dati mancanti o non aggiornati (vedere la sezione 6.4 )
  • Automatizza i caricamenti : passa a caricamenti basati su DataLink o API per i flussi di dati regolari