Solution de gestion et d'optimisation du personnel
Présentation de la solution
- Réduire les coûts de main-d'œuvre : L'adaptation des horaires de travail à la charge de travail réelle permet d'éviter le paiement d'heures supplémentaires, d'éviter d'avoir trop de travailleurs et de respecter plus facilement le budget.
- Une dotation en personnel précise : Constituer la bonne équipe avec le bon nombre de personnes pour s'assurer que tout le monde peut atteindre les objectifs annuels de l'entreprise.
- Une planification réaliste : Veillez à ce que la taille de votre équipe corresponde aux objectifs de l'année. La mise en place d'une bonne équipe permet de fixer des objectifs qu'il est réellement possible d'atteindre.
- Productivité accrue : Affectez les bonnes personnes aux bonnes tâches afin d'obtenir davantage de résultats et de répondre aux attentes.
- Comprendre l'impact financier de l'affectation et de la composition des effectifs.
- Traduire les affectations de travail en coût de ressources pour un portefeuille, une initiative/un projet ou une équipe.
- Fixer et suivre les objectifs en matière d'effectifs (y compris les embauches et les réductions) en les alignant sur le budget.
- Analyser et planifier la composition des effectifs au niveau de l'entreprise, du portefeuille, de l'équipe et de l'initiative.
- Répartition par lieu, rôle, niveau, etc.
- Fixez des objectifs pour l'affectation de votre personnel en fonction de caractéristiques spécifiques telles que les compétences, l'expérience, la charge de travail, etc. et assurez-en le suivi.
- Calculer les ressources disponibles et déterminer le nombre d'heures que chacune peut consacrer au travail.
Principales caractéristiques
- Gestion des listes : Définissez la structure organisationnelle avec les rôles des employés, les lieux et le type d'emploi.
- Gestion d'équipe : Affecter des personnes à des équipes, définir la capacité et l'implication.
- Apptio Intégration : Importation des rôles, des lieux et des types d'emploi des ressources.
- Plans d'effectifs : Créer des plans d'effectifs par train de solutions, obtenir les effectifs réels et fixer les effectifs cibles.
- Rapport sur le plan d'effectifs : Suivi des effectifs réels par rapport aux effectifs prévus.
- Obtenez des informations sur les effectifs et suivez l'affectation des effectifs :
- Cartes KPI : Fournit une vue d'ensemble des effectifs et de la répartition des capacités par portefeuille.
- Composition des effectifs : Examinez les effectifs par site, par fonction ou par type d'emploi.
- Composition de l'équipe : Vérifier la constitution de l'équipe et la répartition des compétences.
- Effectifs du portefeuille : Suivre l'affectation des effectifs aux solutions, trains, ART, équipes, initiatives et objectifs
Note : Pour plus d'informations, voir Gérer les ressources et la capacité de votre équipe.
Gestion des ressources
- Ajuster les effectifs dans le cadre de diverses initiatives et de divers projets afin d'assurer une répartition efficace des rôles existants et de planifier les rôles à pourvoir.
- Réaffecter les ressources et ajuster les calendriers des projets afin d'équilibrer la capacité des ressources entre les différents projets et initiatives.
- Modifier et optimiser la main-d'œuvre interne, externe, occasionnelle et délocalisée en fonction du rôle et du lieu.
- Visualiser les changements de personnel : mutations internes, changements de service, départs, arrivées.
La solution de gestion et d'optimisation des effectifs fournit une vue dédiée dans Targetprocess pour voir et gérer le fichier actuel.
- Connectez-vous à votre compte Targetprocess.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Mon tableau de service.
La vue My Roster affiche une liste hiérarchique des correspondants directs et indirects de l'utilisateur actuel. Il prend en charge jusqu'à dix niveaux de relations imbriquées. Chaque ligne présente les informations relatives à l'emploi d'un seul utilisateur, notamment Avatar, la localisation, le profil de poste, le type d'employé, le niveau, le responsable, le rôle, les équipes (liste des équipes auxquelles l'utilisateur est affecté), les portefeuilles et l'implication active totale.
- Trains de solutions (ST)
- Formations Agile Release (ART)
- Équipes
- Formations Agile Release (ART)
- Connectez-vous à votre compte Targetprocess.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Structure des équipes.
Vous pouvez visualiser et modifier la structure de votre équipe.
Pour ajouter un nouveau train de solutions ou un train de versions agiles (ART) ou une entité d'équipe, cliquez sur le bouton + au niveau hiérarchique souhaité et saisissez les informations requises. L'entité mère sera automatiquement attribuée.
Vous pouvez également utiliser le bouton de recherche pour sélectionner une entité qui existe déjà dans le système.
Pour supprimer ST/ART/Team, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'entité choisie et sélectionnez l'option "Supprimer" dans le menu contextuel. N'oubliez pas que toutes les informations relatives à l'entité seront supprimées du système.
Si vous souhaitez conserver les données, ouvrez la vue détaillée de l'entité en cliquant sur celle-ci dans la liste. Dans le panneau "Info" sur le côté droit, vous pouvez désassigner ou sélectionner une autre entité parentale.
Affectation de l'équipe
La solution Workforce Management & Optimization permet aux utilisateurs de faire partie de plusieurs équipes simultanément, ce qui permet une collaboration flexible et une gestion de la charge de travail.
Les utilisateurs peuvent répartir leur temps entre différentes équipes, par exemple en consacrant 50 % de leur temps à l' équipe A et 50 % à l' équipe B.
| Informations | Description |
|---|---|
| Pourcentage de participation | Le pourcentage de temps qu'un utilisateur est affecté à une équipe |
| Période active | Les dates de début et de fin marquant la durée de l'engagement |
En favorisant l'implication des utilisateurs dans plusieurs équipes, la gestion et l'optimisation de la main-d'œuvre améliorent la productivité et le travail d'équipe, en permettant aux utilisateurs de contribuer à divers projets et équipes en fonction du temps et des responsabilités qui leur sont alloués.
Pour afficher l'implication totale d'un utilisateur, cliquez sur Mon fichier dans le menu de gauche.
La colonne Total de l'implication active affiche la somme des implications des utilisateurs qui sont actifs ce jour-là. Si la participation totale de l'utilisateur est différente de 100 %, la ligne sera surlignée en rouge pour indiquer une attribution incorrecte.
Pour afficher tous les utilisateurs actuellement affectés à l'équipe, cliquez sur « Structure des équipes » dans le menu de gauche. La liste sous l'équipe affiche les informations relatives à l'implication de cette équipe, y compris l'ID,, et Actif.
Pour ajouter un utilisateur à une équipe :
- Cliquez sur le bouton + à côté de Implications sous l'équipe souhaitée.
- Saisissez les valeurs des champs Pourcentage, Date de début planifiée, Date de fin planifiée, Utilisateur connecté et Équipe connectée.
- Cliquez sur l'équipe souhaitée dans la liste pour ouvrir sa vue détaillée.
- Naviguez jusqu'à l'onglet Implications.
- Cliquez sur le bouton + si vous souhaitez affecter un utilisateur à l'équipe.
- Saisissez les valeurs pour créer une nouvelle implication.
Vous pouvez voir les engagements passés, présents et futurs d'un utilisateur particulier dans la liste est disponible sous la vue des ressources individuelles.
Le nombre d'utilisateurs est calculé en fonction de la participation active des utilisateurs. Le tableau de Control Center bord SPM de gestion des effectifs peut afficher des résultats différents de ceux obtenus à partir du nombre d'utilisateurs habituels dans les écrans de gestion des plannings de Targetprocess.
Pour garantir la cohérence des données :
- Vérifiez que tous les utilisateurs actifs ont des participations actives.
- Si un utilisateur est désactivé, vérifiez s'il reste une implication active en place.
Importation automatisée des données d'effectifs
Vous pouvez importer des données utilisateur depuis Apptio Costing grâce à des intégrations.
Pour exécuter les importations manuellement, cliquez sur Paramètres et sélectionnez l'onglet Intégrations.
Exécutez les importations dans l'ordre suivant :
- Utilisateur avec métadonnées
- Améliorer avec le propriétaire
- Améliorer les familles d'emplois
- Importation CSV - Déclenchement hebdomadaire
- Importation CSV - Déclenchement en cas de modification du jeu de données
- Configurer le jour de l'importation : Indiquez le jour où l'importation doit être effectuée.
- Mettre à jour le filtre : Mettre à jour le filtre avec une valeur liée au jour spécifique de la semaine.
Cette règle est désactivée par défaut. Pour utiliser cette option, vous devez activer la règle.
L'importation automatique est déclenchée chaque fois que l'ensemble de données change dans TBM Studio. Lorsque cela se produit, les nouvelles données sont transmises à ADM.
Les règles responsables de l'importation proprement dite :
CSV Import - User
with metadata et CSV Import - Enhance with Job Families and Owners (triggered
after User import) se terminent par une erreur Une boucle de règle a été détectée et l'application du résultat a été interrompue. Elle n'affecte pas les importations elles-mêmes. Vous pouvez observer les journaux d'importation dans l'onglet Intégration. Il est prévu que le problème soit résolu.Chargement en bloc de la structure de l'équipe
Si vous souhaitez importer un organigramme à partir d'une source externe, vous pouvez utiliser les profils d'importation spéciaux suivants. Importez ces profils dans l'ordre indiqué :
- Structure des équipes : ART-ST-Portfolio crée une structure de base de Solution Train et de Release Train Agile liée à votre Portefeuille/Projet.
- Structure des équipes : Les connexions Team-ART créent les équipes nécessaires et les relient aux Agile Release Trains.
- Structure de l'équipe : Implication - Équipe - Utilisateur crée l'implication des utilisateurs dans des équipes spécifiques.
Importer un fichier CSV
- Connectez-vous à Targetprocess.
- Cliquez sur Paramètres > Intégrations.
- Cliquez sur Teams Structure : ART-ST-Portfolio pour créer une structure de base de Solution Train et Agile Release Train liée à votre Portfolio/Projet.
- Saisissez les détails et téléchargez le fichier CSV, puis cliquez sur Importer.
Importation terminée.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Solution Train > Solution Trains and ARTs pour afficher la structure de l'équipe importée.
Plan d'effectifs
Le plan d'effectifs est utilisé pour représenter les effectifs initiaux, prévisionnels et réels sur l'année pour un train de solutions donné.
Créer un plan d'effectifs
- Cliquez sur + Ajouter > Plan d'effectif pour créer un plan d'effectif.
- Saisissez le nom, l' effectif de départ et l' effectif de fin de période
Les effectifs de départ et les effectifs de fin de période représentent les effectifs de votre organisation pour un train de solutions donné. Le système répartira les valeurs entre les postes de budget générés afin d'essayer de répartir le changement de manière égale entre les mois.
. - Sélectionnez le train de solutions et la période annuelle de votre choix dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Ajouter.
Effectifs Poste du plan
Après avoir créé un plan d'effectif, le système génère les postes du plan d'effectif pour chaque mois, à partir du mois en cours. Aucun élément ne sera généré pour les mois déjà clôturés.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Initial | Représente l'effectif de fin de mois calculé sur la base de l'effectif de début et de fin dans le plan d'effectif et est en lecture seule. |
| Prévu | Ce champ est rempli avec la valeur initiale au début. Vous pouvez ajuster cette valeur pour refléter la situation et le processus de votre organisation. |
| Réelle | Représente l'effectif réel observé à la fin du mois. Vous pouvez recalculer l'effectif réel avec l'effectif actuel du système sur demande, tant pour la planification de l'effectif que pour le poste de planification de l'effectif.
Note : Un utilisateur est comptabilisé dans les effectifs d'un mois donné s'il a une implication dont le début est prévu au plus tard le premier jour du mois et la fin au plus tôt le dernier jour du mois.
|
Recalculer les données réelles
Vous pouvez recalculer l'effectif de Actual avec l'effectif du système sur demande, tant au niveau du plan que de l'article. Un utilisateur est comptabilisé dans les effectifs d'un mois donné s'il a une implication dont la fin prévue est égale ou supérieure au dernier jour du mois.
Pour recalculer l'effectif de l'élément, cliquez sur le lien 
sous la colonne Recalculer à côté de l'élément.
Pour effectuer la mise à jour en bloc de tous les mois historiques et actuels, cliquez sur sous la colonne Capture Actuals au niveau du plan.
Révision du plan d'effectifs - Prévisions
Le plan d'effectif a un onglet dédié appelé Forecast où vous pouvez trouver une vue d'ensemble de la réalisation du plan en un seul endroit.
- Cliquez sur un plan d'effectifs.
- Cliquez sur la prévision pour obtenir une vue d'ensemble de la réalisation du plan en un seul endroit.
- Valeurs réelles pour les mois déjà clôturés
- Valeurs prévues pour des mois encore à venir
Pour distinguer les valeurs réelles des valeurs prévisionnelles, recherchez la couleur vert clair, qui indique que la valeur donnée est un effectif capturé réel. Ce repère visuel vous permet d'identifier facilement le type de valeur affichée.
Vous pouvez aussi facilement modifier vos prévisions à partir de cette vue. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour modifier les valeurs et cliquez sur Enregistrer.
Effectifs par mois par plan d'effectifs
Le graphique de la répartition des effectifs dans le temps (Effectif par mois par plan d'effectif) est disponible sous forme de rapport dans Targetprocess. Il indique la valeur initiale par rapport à la valeur réelle/prévue selon les données du plan. Le rapport permet de filtrer par train de solutions et/ou par plans spécifiques.
Plan des effectifs - Flux de travail et états
Le flux de travail du plan d'effectifs se compose des états suivants :
Les transitions entre les états sont définies comme suit :
Nouveau -> En cours -> En révision -> Approuvé/rejeté/annulé
Nouveau -> Annulé
Nouveau -> En cours -> Annulé
Les états Approuvé, Rejeté et Annulé sont les états finaux du flux de travail.
Pour une année donnée et une paire de trains de solutions, un seul plan d'effectif peut être marqué comme approuvé.
Accéder au tableau de bord des effectifs dans SPM Control Center
La solution Workforce Management & Optimization de Targetprocess s'intègre à SPM Control Center, où vous trouverez le tableau de bord Workforce Management.
- Se connecter à Frontdoor.
- Sélectionnez votre environnement client dans la liste déroulante Environnement.
- Sélectionnez SPM Control Center.
- Sur la page d'accueil de SPM Control Center, cliquez sur le menu de gauche et sélectionnez Workforce.
Aperçu du tableau de bord
Le tableau de bord de la gestion des effectifs présente des diagrammes avec différents points de vue sur la composition des effectifs. Elle peut être filtrée par projet en haut (le filtrage s'applique aux autres pages du site Control Center ) et spécifiquement par Solution Train pour les diagrammes spécifiques au personnel. En haut du tableau de bord, vous trouverez des cartes d'indicateurs clés de performance contenant des informations sur les effectifs et les capacités actuels.
Filtrer les données par portefeuille
- Localisez le menu supérieur du tableau de bord et cliquez sur le menu déroulant Portefeuille.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez le portefeuille dont vous souhaitez consulter les données.
- Tous les diagrammes seront actualisés automatiquement pour n'afficher que les données liées à votre sélection.
Filtrer les données par train de solutions
Le filtre Solution Train permet une sélection multiple et dépend du filtre Portfolio.
- Dans le tableau de bord des effectifs, cliquez sur le menu déroulant Solution Train.
- Sélectionnez le train de solutions pour lequel vous souhaitez consulter les données.
Le sélecteur contient la liste de tous les trains de solutions pour le portefeuille sélectionné.
- Le tableau de bord se met automatiquement à jour pour n'afficher que les données liées à votre sélection.
Cartes KPI
Les cartes KPI situées en haut du tableau de bord fournissent des informations sur les effectifs actuels (pour le portefeuille et/ou le train de solutions sélectionné), ainsi que sur la capacité actuelle (en jours-homme), les effectifs moyens de l'équipe et la capacité moyenne de l'équipe (en jours-homme). Les cartes spécifiques à l'effectif affichent des informations sur l'effectif du dernier mois ainsi qu'une comparaison en pourcentage.
Diagramme de composition des effectifs
Le diagramme de composition des effectifs montre la répartition des effectifs en fonction des dimensions suivantes :
Emplacement
Poste de travail
Type d'employé (interne/externe)
Diagramme de composition de l'équipe
Le diagramme de composition des équipes montre la répartition des effectifs en fonction des trois dimensions (lieu, poste, type d'employé) avec une répartition supplémentaire entre les équipes assignées.
Diagramme des effectifs du portefeuille
Le diagramme montre le flux d'affectation des effectifs au sein de l'organigramme dans l'ordre suivant :
Portefeuille
Train de solutions
Train de mise en production agile
Équipe
Il montre également comment la main-d'œuvre est répartie en indiquant le flux entre les équipes et les initiatives qui leur sont attribuées.
Les initiatives sont ensuite regroupées en fonction des objectifs stratégiques et des objectifs de l'entreprise.
