Initiation aux plans directeurs de processus

Présentation

Vous pouvez utiliser des plans directeurs de processus pour documenter des processus métier à vérifier et à analyser.

Ce tutoriel devrait vous prendre environ 60 minutes. Si vous explorez d'autres concepts associés à ce tutoriel, vous aurez besoin de plus de temps.

Niveau de compétence

Débutant

Prérequis

Vous devez avoir accès à un espace dans lequel vous allez créer le plan directeur de processus. Il est recommandé de créer un espace pour stocker les travaux que vous effectuez avec le tutoriel et de supprimer tous les autres participants par défaut (sauf vous-même) afin d'empêcher les autres utilisateurs du compte d'y accéder ou de créer des liens vers les artefacts du tutoriel.

Création d'une mappe de reconnaissance

Créez le plan directeur de processus et ajoutez des activités de processus à votre mappe de reconnaissance.

Temps nécessaire : 10 minutes

Résultats

Votre mappe de reconnaissance doit se présenter comme suit:

Génération d'un diagramme de processus

Les diagrammes de processus permettent de représenter les chemins du processus et d'organiser les activités en couloirs correspondant aux rôles ou aux équipes qui participent au processus.

Temps nécessaire : 10 minutes

1. Commencez par générer un diagramme de processus en passant de la vue Mappe de reconnaissance à la vue Diagramme de processus dans la barre d'outils et en cliquant sur Créer un diagramme.

   Par défaut, le diagramme de processus inclut un événement de début, un événement de fin et toutes les activités sont placées dans un seul couloir.

   
2. Ces activités ne sont pas toutes effectuées par la même personne ou la même équipe. Pour représenter les différents participants qui effectueront ces activités, vous ajoutez des plans qui sont associés aux différents participants. Associez le premier couloir à un participant en cliquant sur le libellé du couloir. Dans le champ Swimlane Participant, tapez Employee. Le champ Swimlane Group associe le swimlane à un groupe d'utilisateurs défini dans votre compte Blueworks Live. Laissez cette zone vide pour le moment.

   Lorsque vous fermez la fenêtre, le libellé du couloir est mis à jour et devient "Employé".

3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'activité Vérifier la demande et sélectionnez Editer les détails.

   Notez que la valeur du champ Participant a déjà été remplie avec "Employé" suite à l'activité qui appartient au volet Employé.

4. Supprimez la valeur "Employee" dans le champ Participant et saisissez Security Team à la place.

   Un nouveau couloir associé au participant "Equipe Sécurité" est automatiquement créé et l'activité Vérifier la demande est placée dans ce couloir.

5. Créez un troisième couloir en cliquant sur le bouton Ajouter un couloir.
6. Cliquez sur l'étiquette de ce swimlane et saisissez Facilities pour le Swimlane Participant.

   Les champs "Participant" de ces activités sont automatiquement remplacés par Facilities lorsqu'ils sont déplacés dans ce volet.

7. Faites glisser les activités Planifier une photo et Créer un badge dans le couloir Fournitures.
8. Réorganisez les couloirs afin que le couloir Employé apparaisse en haut et le couloir Fournitures apparaisse en bas en cliquant sur les libellés des couloirs et en plaçant les couloirs dans la position appropriée.

Votre diagramme doit maintenant ressembler à ce qui suit:

Ajouter des passerelles pour les flux alternatifs

Les passerelles vous permettent de représenter des chemins alternatifs à travers votre processus.

Temps nécessaire : 10 minutes

Dans cet exemple, l'équipe de sécurité examine la demande de badge pour s'assurer que l'employé possède l'habilitation de sécurité requise. Si l'équipe de sécurité approuve la demande, celle-ci est transmise à l'équipe des installations. Dans le cas contraire, l'équipe de sécurité informe l'employé que sa demande a été rejetée et le processus prend fin. Vous pouvez représenter ces scénarios alternatifs en utilisant une passerelle dont les chemins de sortie reflètent les flux approuvés et rejetés.

1. Survolez la ligne de connexion entre les activités Review Request et Schedule Photo jusqu'à ce que le bouton d'insertion apparaisse à l'adresse et sélectionnez Insert an Exclusive Gateway (Insérer une passerelle exclusive).

   Deux chemins sortants sont automatiquement générés avec les libellés par défaut Oui et Non. Ces libellés peuvent être modifiés pour représenter les différents scénarios de processus que vous devez représenter.

2. Les passerelles représentent souvent un point de votre processus où une valeur ou une condition est évaluée. Elles sont donc souvent nommées sous la forme d'une question et les noms des chemins sortants représentent la réponse à cette question. Modifiez le nom de la passerelle en cliquant sur l'étiquette et en saisissant Approved?.
3. Lorsque l'équipe Sécurité n'approuve pas la demande, elle envoie un message électronique à l'employé pour l'informer de sa décision. Survolez le chemin No jusqu'à ce que le bouton d'insertion apparaisse et sélectionnez Insert an Activity (Insérer une activité). Nommez cette activité Send Notification.
4. L'activité Send Notification fait partie de la phase de révision du processus. Il faut donc la faire glisser vers le jalon Révision en même temps que l'événement Fin qui complète le chemin.

Votre diagramme doit maintenant ressembler à ce qui suit:

Regroupement des activités dans un sous-processus

Les sous-processus permettent de regrouper des activités connexes et de masquer la complexité des niveaux inférieurs du processus.

Temps nécessaire : 5 minutes

Dans le processus de demande de badge de sécurité, deux activités sont liées à la fabrication du badge de sécurité. Pour certaines parties intéressées, il peut être important de connaître les détails des activités liées à la création d'un badge mais pour d'autres, il peut être suffisant de savoir que le processus inclut une étape dans laquelle des badges sont créés sans connaître les sous-étapes associées. Vous pouvez utiliser un sous-processus pour regrouper des activités connexes et ce sous-processus peut être développé ou réduit en fonction du niveau de détail requis par les évaluateurs et les parties prenantes.

1. Sélectionnez les activités Planifier une photo et Créer un badge en utilisant la combinaison de touches Ctrl+Clic. Cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Convertir en sous-processus.

   Les deux activités sont placées dans un sous-processus avec un événement de début et un événement de fin.

2. Renommez le sous-processus en sélectionnant le nom par défaut et en saisissant Manufacture Badge.

Conseil : vous pouvez développer et réduire votre sous-processus en utilisant les boutons + et - au bas de l'activité du sous-processus.

Votre diagramme doit maintenant ressembler à ce qui suit:

Ajout des détails d'une activité et d'un processus

Un diagramme de processus peut inclure davantage d'informations que les activités et les participants impliqués dans un processus. Pour fournir une documentation plus complète sur un processus, vous pouvez ajouter des détails à des activités spécifiques ou au processus dans sa globalité.

Temps nécessaire : 5 minutes

Le type de détails que vous pouvez indiquer dans les processus peut varier en fonction de la personnalisation de votre compte Blueworks Live. Vous pouvez avoir des catégories plus détaillées qui sont spécifiques à votre organisation, ou vous pouvez avoir un sous-ensemble des catégories par défaut.

1. Les détails sont ajoutés dans la vue Détails d'un processus ou d'un élément. Ajoutez des détails à l'activité Soumettre une demande de badge en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Détails.

   La vue Détails de cette activité contient déjà une valeur pour Participant, qui correspond au participant associé au couloir de l'activité. Si ces catégories sont disponibles dans votre compte, vous pouvez également ajouter des attributs, comme le propriétaire fonctionnel de l'activité ou les systèmes et les logiciels utilisés. La plupart de ces zones utilisent les éléments du glossaire de votre compte. Lorsque vous commencez à taper une chaîne dans une zone, le système vous présente les termes concordants dans le glossaire.

2. Au cours de l'activité Soumettre une demande de badge, l'employé remplit un formulaire pour demander un nouveau badge. Cette action représente la sortie de l'activité. Dans le champ Outputs, entrez Completed Access Badge Request.
   
3. Le formulaire que l'employé remplit est vérifié au cours de l'activité suivante, Vérifier la demande. Ouvrez la vue Détails de l'activité Vérifier la demande.
4. Pour copier les sorties de l'activité précédente dans les entrées de l'activité, cliquez sur Ajouter les sorties de l'activité précédente.
5. Le résultat de la vérification de l'équipe Sécurité est une approbation ou un refus. Dans le champ Outputs, entrez Approval Status.
6. Vous pouvez également ajouter d'autres informations pour documenter l'activité de demande de réexamen. Par exemple, si des politiques connexes sont définies dans Blueworks Live, vous pouvez créer un lien vers ces politiques dans l'onglet Politiques. S'il existe d'autres documents de référence, vous pouvez les ajouter en tant que pièces jointes dans l'onglet Pièces jointes. Vous pouvez également ajouter une brève description de l'activité dans l'onglet Documentation.

Exécution simulée du processus pour les parties intéressées

Lorsque vous documentez un processus, vous souhaitez recueillir l'avis des différentes parties intéressées. Vous pouvez guider vos interlocuteurs dans les détails du processus à l'aide de la fonction de lecture.

Temps nécessaire : 10 minutes

La lecture du processus vous permet de faire passer les réviseurs par les différents chemins de votre diagramme de processus, en vous arrêtant à chaque étape pour examiner les détails et les commentaires associés à cette étape.

1. Cliquez sur pour passer en mode lecture.
2. Indiquez un chemin du processus en sélectionnant un ensemble d'éléments connectés. Dans cet exemple, sélectionnez Submit Badge Request, Review Request, Approved?, et Send Notification. Appelons cette lecture Rejection Path pour la distinguer des autres scénarios de lecture qui suivent d'autres voies.
3. Cliquez sur Exécution pour accéder à chaque activité de l'exécution simulée que vous venez de créer.

   Dans la partie droite de la grille, vous pouvez afficher les détails, la documentation, l'historique des modifications et les commentaires associés à chaque activité. Utilisez les boutons de contrôle de l'exécution simulée pour avancer ou reculer dans le chemin sélectionné.

4. Pour quitter le mode d'exécution simulée, cliquez sur Quitter dans les contrôles d'exécution simulée.

Votre diagramme doit maintenant ressembler à ce qui suit: