En tant qu'utilisateur d'une application de processus, vous pouvez ajouter des références aux documents et aux dossiers sur les systèmes Enterprise Content Management (ECM). Ces références vous permettent d'ajouter des informations importantes à votre travail.
Avant de commencer
Dans l'éditeur de processus, vous devez sélectionner Autoriser les références aux documents externes,
Autoriser les références de dossiers externes ou ces deux options à la section
Gestion du dossier de l'onglet Dossiers. Vous devez configurer un contrôle d'explorateur de document réactif dans un coach, qui contient les contrôles permettant d'ajouter les références.
A propos de cette tâche
Les utilisateurs ajoutent des références en sélectionnant le serveur ECM à partir duquel ils souhaitent collecter la référence. Ils ajoutent ensuite la référence à un document ou dossier sur ce serveur. Le Explorateur de documents réactif avec lequel les utilisateurs travaillent doit être connecté à Magasin géré BPM.
La procédure suivante décrit le comportement par défaut lorsque vous utilisez le contrôle Ajouter une référence
dans l'Explorateur de documents réactif. Vous pouvez néanmoins personnaliser ce contrôle en fonction de vos besoins. Voir la section Exemple qui suit la procédure.
Procédure
- Démarrez l' explorateur de documents réactifs et cliquez sur +. Cliquez sur Ajouter une référence.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter une référence , sélectionnez un serveur dans la liste déroulante Serveur ECM externe . Ces serveurs sont ceux ayant été définis dans la page Paramètres de l'application de processus.
Par exemple, vous pouvez avoir deux serveurs. Un premier serveur qui fournit des informations professionnelles au bureau de Toronto et un autre au bureau de New York. Vous sélectionnez le serveur de Toronto. Si les options Autoriser les références aux documents externes et Autoriser les références de dossiers externes ont toutes les deux été sélectionnées pour votre processus, les documents et les dossiers apparaissent sur le serveur de Toronto.
- Sélectionnez un document ou un dossier à ajouter à votre processus.
Par exemple, sélectionnez un dossier appelé Informations fiscales qui contient tous les documents relatifs aux impôts. Sachant que votre processus englobe à la fois les bureaux de Toronto et de New York, ajoutez l'intitulé Documents Informations fiscales Toronto dans la zone Référencer comme. Toutefois, cette zone est facultative. Si vous la laissez vide, le nom du document ou du dossier figurant sur le système ECM est utilisé.
- Vous souhaitez ajouter plusieurs références ? Choisissez l'option permettant d'ajouter de nouvelles références pour garder la boîte de dialogue ouverte.
- Vous pouvez également ajouter des documents et des dossiers en même temps que des références aux documents et dossiers. La possibilité d'ajouter un document ou un dossier est utile lorsque vous réalisez que vous utilisez des références
dont votre processus a besoin pour référencer de nouveaux documents et dossiers.
- Pour ajouter un document, cliquez sur Ajouter un document. Sélectionnez un fichier
pour le contenu du document, un type de document, et renseignez toute propriété obligatoire. Si vous sélectionnez Ajouter un autre document la boîte de dialogue reste ouvert pour permettre
l'ajout de documents supplémentaires. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Vos nouveaux documents sont répertoriés dans la boîte de dialogue Ajouter une référence.
- Pour ajouter un dossier, cliquez sur Ajouter un dossier. Ajoutez un nom pour le dossier. Si vous sélectionnez Ajouter un autre dossier la boîte de dialogue reste ouvert pour permettre
l'ajout de dossiers supplémentaires. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK. Vos nouveaux dossiers sont répertoriés dans la boîte de dialogue Ajouter une référence.
L'ajout d'un document ou d'un dossier requiert des droits pour exécuter la tâche. Lorsque vous accédez à une combinaison
serveur-dossier où l'ajout d'un document ou d'un dossier n'est pas autorisée, vous ne voyez pas
Ajouter un document ou Ajouter un dossier.
- Cliquez sur Créer une référence pour ajouter la référence. Continuez à ajouter des références si vous avez sélectionné Ajouter une autre référence.
- Dans la liste des références que vous avez créées, sélectionnez les actions à prendre sur ces documents et dossiers.
Par exemple, vous pouvez ouvrir le dossier appelé Documents Informations fiscales Toronto. Comme vous utilisez le serveur ECM externe lorsque vous exécutez ces actions, vous pouvez télécharger des documents, ajouter des documents au serveur ECM externe ou créer des dossiers. Vous pouvez exécuter n'importe quelle action autorisée sur ce serveur ECM.
- Lorsque vous avez terminé, fermez l' explorateur de documents réactifs.
Exemple
Vous pouvez personnaliser le comportement pour l'ajout de référence. Une façon de personnaliser le comportement consiste à copier le service Default Get Related ECM Folders Service
(service par défaut d'obtention des dossiers ECM connexes) et à modifier le code. Par exemple, l'implémentation de service par défaut renvoie des informations
sur les dossiers racine de tous les serveurs disponibles de l'application de processus dans laquelle
l'instance de processus a été démarrée. Le service renvoie le nom du serveur, le nom d'affichage,
ainsi qu'un ID objet pour chaque dossier racine. Toutefois, dans un contexte donné, vous voudrez
peut-être uniquement les informations relatives à un dossier spécifique de la structure de dossiers
d'un serveur. En modifiant votre copie pour obtenir uniquement ce dossier, vos utilisateurs
n'ont pas besoin de parcourir la totalité des fichiers renvoyés. Pour ajouter votre comportement personnalisé à l'explorateur de documents réactif,
remplacez l'option de configuration Default Get Related ECM Folders Service
par votre propre service personnalisé.
Le service Default Get Related ECM Folders Service est également disponible en tant que propriété de configuration sur le modèle des détails de l'instance par défaut. Voir Modèle de détails d'instance par défaut.