Services d'archivage et d'audit
Grâce aux services d'archivage et d'audit d'IBM Sterling e-Invoicing, une facture signée ou validée peut être archivée en vue d'un audit ultérieur par votre entreprise, par les autorités fiscales locales ou par les autorités fiscales de pays tiers.
L'archivage des factures en prévision des vérifications fiscales est une composante essentielle de la conformité. Les services d'archivage sont requis par la réglementation du Brésil, du Mexique et de la Turquie et sont donc inclus automatiquement via un prestataire de services tiers. Pour les autres pays, l'archivage peut être effectué avec TrustWeaver Archive. Vous pouvez également archiver la facture dans votre propre base de données ou dans celle d'un tiers.
A tout moment de la période d'archivage obligatoire, un auditeur fiscal doit pouvoir accéder aux archives des parties en ligne, généralement depuis le lieu de travail principal des parties, dans leur pays et dans un format lisible par l'homme, ainsi que vérifier l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques archivées. La page Web d'audit décrite en Annexe 2 permet de prendre en charge ces exigences d'audit.
Le service d'archivage intègre l'interface graphique Archive GUI qui permet à un utilisateur final de rechercher ses documents archivés et d'y accéder. La facture ainsi localisée peut être téléchargée sur le disque ou faire l'objet d'un audit, le cas échéant, en lançant la page Web de service d'audit. Il vous est également possible d'effectuer l'audit des factures directement sur la page Web du service d'audit en saisissant la référence unique de la facture qui vous a été fournie lors de la demande d'archivage d'origine. Ce procédé est généralement utilisé dans le cadre de l'audit en un clic d'une facture, si la référence est disponible, par exemple dans un courrier électronique. Vous pouvez par ailleurs récupérer les factures depuis le service d'archivage, en utilisant leur référence. IBM peut être amené à utiliser ces deux dernières options s'il est nécessaire de mettre en place une visionneuse d'archives en plus de l'interface de services Web d'archivage. L'interface Archive GUI permet également à l'administrateur de niveau supérieur de l'utilisateur final d'administrer les archives de ce dernier.
Conservation des factures
La fonction de conservation des factures permet d'assurer la conformité avec les exigences du ministère italien des finances relatives à l'archivage à long terme de documents à caractère fiscal, ainsi qu'avec la réglementation du ministère hongrois de l'économie et des transports relative à l'archivage numérique. La fonction de conservation des factures procède comme suit :
- La procédure de conservation est exécutée selon des intervalles réguliers. Elle traite les factures appartenant aux utilisateurs finaux établis en Italie, ainsi que les factures soumises à la TVA italienne qui appartiennent à un utilisateur final.
- Toutes les factures non traitées sont individuellement hachées puis combinées en un ou plusieurs ensembles de conservation.
- Une signature électronique qualifiée est appliquée aux ensembles de conservation à l'aide d'une clé fournie à TrustWeaver par une autorité de certification approuvée par l'organisme de supervision italien L'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID).
- Une autorité d'horodatage (TSA - Time Stamping Authority) approuvée par l'AgID applique un horodatage à l'ensemble de conservation signé. Le fichier d'informations collectées de clôture résultant contient des informations de validation dans une signature électronique d'archivage : XAdES‑A or CAdES-A. Il est archivé et associé aux factures traitées de manière qu'elles soient disponibles pour un audit via les services d'audit. Une procédure équivalente est effectuée dans le cadre des factures électroniques soumises à la loi Hongroise. L'horodatage appliqué à l'ensemble de conservation doit provenir d'une autorité d'horodatage accréditée. Toutefois, la fréquence de la procédure et l'utilisation de signatures qualifiées ne sont soumises à aucune régulation. Vous trouverez les détails relatifs aux paramètres actuels dans le document TrustWeaver Compliance Map.
Service d'audit
Page Web HTML de service d'audit vers laquelle il est possible de télécharger des factures électroniques archivées. Le résultat d'audit se présente dans une interface graphique utilisateur. La page Web d'audit affiche les informations relatives à l'authenticité selon les termes de validation du certificat. En outre, l'état d'intégrité de la signature appliquée à la facture électronique est affiché. Par ailleurs, des détails relatifs aux certificats de signature et d'horodatage peuvent être répertoriés. Il est possible d'accéder aux politiques de certificat, de signature et de validation de signature, ainsi que de les consulter, en cliquant sur les liens fournis. La page Web d'audit permet de revalider les factures auxquelles des formats de signatures de l'ETSI CAdES-A et XAdES-A ont été appliqués, en forme simple comme multiple. La page Web de service d'audit interagit avec le service d'archivage, en acceptant des demandes d'audit de la part de la page Web du service d'archivage, ainsi que des demandes directes à l'aide de la référence de la facture.
Avec l'archivage TrustWeaver, vous pouvez contrôler les factures à la demande en utilisant la page d'audit TrustWeaver, située sur le site web TrustWeaver à l'adresse : www.trustweaver.com.