Recherche de documents

A propos de cette tâche

La page Rechercher un document vous donne les moyens de rechercher des informations de document relatives à une entrée de courrier à laquelle vous êtes connecté. Après avoir effectué une recherche, vous pouvez accéder à des détails supplémentaires sur les résultats qui s'affichent :

  • En effectuant des recherches dans les données entrantes, vous pouvez visualiser les données brutes pour le numéro de contrôle d'échange.
  • En effectuant des recherches dans les données sortantes, vous pouvez visualiser les données brutes pour le numéro de contrôle d'échange, les données de groupe fonctionnel et les informations de document (le cas échéant). Pour plus d'informations sur l'accès à ces données, voir Page Vue Recherche de document.
  • Lorsque vous effectuez une recherche dans les données entrantes ou sortantes, vous pouvez échanger (permuter) les ID d'expéditeur et de destinataire.
  • Lorsque vous recherchez un deuxième numéro de document commercial, vous pouvez rechercher des informations relatives au bon de commande ou à la facture, puis les afficher dans Document Visibility.
    Remarque: Le numéro de document métier 2 vous permet d'associer des documents de manière lâche en fournissant plusieurs numéros de référence croisée dans l'outil de suivi de document. Par exemple, le bon de commande ou la facture peut être extrait comme numéro de référence supplémentaire de vos données de facture et être affiché dans Document Visibility.
    Remarque: Pour que cette fonction soit disponible, vous devez d'abord:
    • S'inscrire à Document Visibility
    • Contacter le service clientèle pour faire configurer le deuxième numéro de document commercial pour votre entrée de courrier. Vous devez définir cette zone de référence (par exemple, bon de commande ou facture).

Plus vos critères de recherche sont précis, plus les résultats sont spécifiques. Lors de l'utilisation de la page Rechercher dans un document, considérez ce qui suit :

  • Vous ne pouvez pas utiliser des signes deux-points, des virgules ou des barres obliques lors de la saisie de dates et d'heures.
  • Vous pouvez effectuer une recherche en utilisant n'importe quelle combinaison parmi les suivantes : ID de l'expéditeur ; ID du destinataire avec ou sans qualificatif de destinataire ; groupe fonctionnel ; numéro de contrôle d'échange ; ID de document ; numéro de document professionnel ; statut ; date et heure de chargement ; date et heure de ramassage ; ou données entrantes et/ou sortantes.
  • Initialement, les résultats de recherche sont affichés par date et heure de chargement dans l'ordre ascendant. Vous pouvez trier les résultats de recherche dans l'ordre ascendant ou descendant sur ces colonnes : date et heure de ramassage, date et heure de chargement, statut, numéro de contrôle d'échange, groupe fonctionnel, ID de document, numéro de document professionnel, ID d'expéditeur ou ID de destinataire.
  • Sterling Document Tracking affiche initialement les données en fonction de votre configuration de profil.
  • Vous pouvez afficher jusqu'à 35 jours de données. Pour afficher les données antérieures à l'affichage actuel, vous devez entrer les critères d'intervalle de date et d'heure pour le nombre de jours dont vous voulez afficher les données.
  • Pour naviguer parmi les enregistrements d'une recherche, vous pouvez cliquer sur Page suivante et Page précédente.
  • Après une recherche, un message d'information s'affiche au-dessus du tableau pour indiquer le nombre d'enregistrements disponibles. Par exemple :
    • Le message Enregistrement 1 - 8 sur 96+ indique que la page initiale des résultats affiche les enregistrements 1 à 8 pour les 96 premiers enregistrements correspondant à vos critères de recherche.
    • Le signe plus (+) indique qu'une fois que vous atteignez les enregistrements 89 à 96, vous pouvez cliquer Page suivante pour accéder aux enregistrements supplémentaires qui correspondent à vos critères de recherche.

      Par exemple, si 170 enregistrements correspondaient à vos critères de recherche, cliquer sur Page suivante après avoir affiché les enregistrements 89 à 96 affiche le message Enregistrement 97 - 104 sur 170. Si 200 enregistrements correspondaient, le message d'information Enregistrement 97 - 104 sur 192+ s'affiche lorsque vous cliquez sur Page suivante, car les enregistrements sont renvoyés par groupes de 96 enregistrements.

  • Lorsque vous sélectionnez le statut Erreur dans la liste de colonnes Statut, Trier par date/heure de collecte est désactivé.

Procédure

Pour effectuer une recherche dans un document, procédez comme suit :
  1. Dans le menu Vues , sélectionnez Rechercher un document pour afficher la page Vue Recherche de document .
  2. Sur la page Vue Recherche de document , entrez vos critères de recherche dans les zones disponibles. Pour plus d'informations sur les zones, voir Page Vue Recherche de document.
    Remarque: Si le numéro 2 du document d'entreprise est disponible, vous pouvez effectuer un transfert à partir de la facture pour afficher le P.O. (en supposant que ce soit au cours des 35 derniers jours) en copiant le document d'affaires numéro 2 et en le plaçant dans le champ du document d'affaires numéro.
  3. Pour afficher vos résultats de recherche, appuyez sur Entrée ou cliquez sur Rechercher.
  4. Pour changer l'ID expéditeur et l'ID récepteur, cliquez sur Permuter les ID expéditeur / récepteur.
  5. Pour trier les colonnes dans l'ordre ascendant, cliquez sur l'en-tête de colonne dans le tableau d'informations.
    Remarque: Le sens de la flèche en regard de l'en-tête de colonne indique l'ordre croissant et décroissant. Pour inverser l'ordre, cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne.
  6. Pour afficher des enregistrements supplémentaires, cliquez sur Page suivante.

    Pour plus d'informations, voir Page Vue Recherche de document.