Présentation: Facturation électronique et conformité
La facturation électronique (e-Invoicing) vous permet d'éliminer la piste papier que les entreprises doivent respecter pour se conformer aux lois sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En 2001, la Commission européenne a établi une directive permettant aux entreprises d'automatiser les processus de facturation et d'utiliser les représentations électroniques des factures pour répondre à leurs besoins en matière de déclaration de TVA et d'audit. À l'origine, cette directive était appelée directive du Conseil 2001/115/EC (ou EU115). Depuis lors, il a été mis à jour et s'appelle la directive 2006/112/EC.
L'objectif de la directive est de simplifier, de moderniser et d'harmoniser les conditions fixées pour la facturation de la taxe sur la valeur ajoutée au sein de l'UE. En 2004, la directive sur la facturation électronique est entrée en vigueur et a obligé tous les États membres à accepter les factures électroniques (factures électroniques). Dans toutes les juridictions où il existe des exigences en matière de facturation électronique, deux concepts fondamentaux priment en matière de conformité : l'authenticité de la facture (c'est-à-dire que la facture émane bien de l'entité dont elle prétend émaner) et son intégrité (c'est-à-dire que le contenu de la facture n'a pas été modifié).
- Signatures électroniques avancées
- échange de données informatisé
- Autres moyens électroniques (sous réserve de l'acceptation par les États membres concernés).
IBM Sterling e-Invoicing utilise la méthode de la signature électronique. Cette méthode fait intervenir la signature numérique : le vendeur signe numériquement ses factures à l'aide de clés approuvées par le gouvernement de son pays, puis l'acheteur vérifie ces signatures. Ainsi, au cours des audits ultérieurs, il sera facile de vérifier l'authenticité et l'intégrité de ces factures : il suffira de revérifier la signature figurant sur les factures archivées. La méthode de conformité par signature électronique est l'option recommandée par les autorités fiscales. Cette solution technique procure une garantie technique absolue de l'authenticité et de l'intégrité des factures.
IBM Sterling e-Invoicing s'est associé à TrustWeaver AB pour proposer la signature et la validation des factures électroniques par le biais du service à la demande fourni par TrustWeaver. TrustWeaver prend en charge tous les matériels et toutes les autorités de certification nécessaires. IBM Sterling e-Invoicing interagit aussi indirectement avec les fournisseurs de solutions de facturation électronique non-TrustWeaver. Les fournisseurs et les acheteurs peuvent faire appel à ces fournisseurs de services et à ces solutions logicielles.
IBM Sterling e-Invoicing offre les fonctionnalités suivantes :
- un processus fournisseur prenant en charge la signature des factures ;
- un processus acheteur prenant en charge la vérification des signatures et la validation des factures ;
- Archive en ligne de la facture qui permet à un client ou à un auditeur fiscal de rechercher, d'afficher et de signaler des factures et de revalider ces factures en cas d'audit.
- Horodatage des factures à destination et en provenance de l'Italie, offrant un niveau supplémentaire de protection de l'intégrité et de l'authenticité au-delà de la protection déjà forte appliquée lors de la signature et de la validation initiales.