Planificación de tareas

Editar en línea

Crea programaciones para ejecutar tareas a horas o intervalos específicos y reducir el trabajo manual.

La programación de tareas te permite automatizar las tareas repetitivas configurando los agentes para que se ejecuten automáticamente. Puedes programar:

  • Tareas personales : hojas de horas, recordatorios o actividades rutinarias.
  • Flujos de trabajo del equipo : informes semanales, revisiones mensuales o notificaciones periódicas.
  • Procesos automatizados : clasificación de correos electrónicos, sincronización de datos o supervisión de sistemas.

Las programaciones se ejecutan en segundo plano y envían los resultados directamente a tu interfaz de chat.

Antes de empezar

Antes de programar tareas, asegúrate de que:

  • El agente que utilizas tiene la función de programación activada. Puedes pedirle al agente que te confirme, por ejemplo: «¿Tienes activada la programación? ». Póngase en contacto con su administrador o con el desarrollador del agente para activarlo.
  • Tienes permiso para acceder al agente y a cualquier flujo de trabajo que desees programar.

Creación de una planificación

Utiliza un lenguaje natural para decirle al agente lo que quieres programar. Para obtener los mejores resultados, sé concreto y da instrucciones claras y detalladas:

«Programa un recordatorio para la reunión diaria todos los días laborables a las 9 de la mañana»
«Genera el informe de ventas todos los lunes a las 17:00»
«Revisa cada hora el buzón de entrada de asistencia para ver si hay correos urgentes»

Según lo que le indiques, el agente puede:

  1. Identifica tu intención al programar.
  2. Muestra un formulario interactivo con campos ya rellenados según tu solicitud.
  3. Te guiará a través de las opciones de configuración.
  4. Confirma cuando se haya creado el calendario.

Configuración del horario

Indique el comando y la fecha y hora en que el agente debe ejecutarse:

  • Indicación : Descripción de la tarea o instrucciones para el agente.
  • Estado :
    • Activo : La programación se ejecuta automáticamente según la periodicidad definida.
    • Inactivo : El calendario está en pausa.
  • Frecuencia : Elige con qué frecuencia se ejecuta la programación:
    • Minutos
    • Cada hora
    • Diariamente
    • Semanalmente
    • Mensualmente

Si quieres ejecutar un flujo de trabajo de agente junto con tu prompt, selecciona el flujo de trabajo de agente en la sección «Configuración avanzada (opcional) »:

  • Selecciona un flujo de trabajo de agente : elige un flujo de trabajo de agente concreto de la lista. Solo muestra los flujos de trabajo que tienen activada la programación. Para obtener más información, consulta la sección «Programación de flujos de trabajo de agente en el chat ».
  • Sin flujo de trabajo : la programación ejecuta el agente con el mensaje que tú indiques.
  • Parámetros de entrada : Si selecciona un flujo de trabajo, introduzca los datos necesarios o déjelo en blanco.
Figura 1. Formulario de configuración del horario en el que se muestran todos los ajustes disponibles.

Captura de pantalla de la interfaz de configuración del calendario, en la que se muestran los ajustes básicos, como el campo de solicitud y el estado, así como el menú desplegable de selección del flujo de trabajo.
Nota: La lista de flujos de trabajo solo muestra los flujos de trabajo que admiten la programación. Añade los flujos de trabajo al agente e impleméntalos en el entorno de producción.

Temporización

  • Hora : una hora concreta del día, como las 9:00 de la mañana o las 5:30 de la tarde.
  • Días : los días que se deben incluir en los horarios semanales, o la fecha que se debe incluir en los horarios mensuales.
  • Zona horaria : tu zona horaria local.
  • Fecha de inicio : el momento en que comienza el calendario. Por defecto, se establece en la fecha de hoy.
  • Fecha de finalización : cuando finaliza el calendario (opcional). En el caso de los horarios temporales, establece una fecha de finalización para evitar ejecuciones innecesarias.

Revisa los detalles, introduce los parámetros de entrada si lo deseas y haz clic en «Guardar ».

Figura 2. Formulario de configuración de horarios en el que se muestran los ajustes de temporización.

Captura de pantalla de la interfaz de configuración de horarios en la que se muestran las opciones de programación con los campos de hora y zona horaria.
Consejo: Crea una programación de prueba con una duración corta para comprobar que funciona según lo previsto antes de configurar una programación a largo plazo.

Ver todos los horarios

Para ver la lista de tus programaciones activas y en pausa, utiliza un comando como:

"Show my schedules"
"List all my scheduled tasks"

El agente muestra una lista de tus horarios para que puedas identificar rápidamente el que deseas gestionar. La lista incluye el estado de la programación, el aviso, la hora y la próxima vez que se repetirá. Puedes seleccionar una programación de la lista para ver los detalles, editarla o eliminarla.

Para consultar la información detallada de una programación concreta, solicita confirmación al agente para asegurarte de que se trata de la tarea correcta antes de proceder:

"Show me the daily report schedule"
"View details for the monitoring schedule"

Estado de planificación

Consulta y modifica el estado de los horarios en tu lista de horarios. Una programación puede tener uno de los siguientes estados:

  • Activo : El horario se cumple según lo previsto.
  • En pausa : Has puesto la programación en pausa manualmente.
  • Finalizado : La programación ha alcanzado su límite de ejecución y se ha detenido automáticamente.

Actualización de un horario

Para actualizar una programación, pida al agente que identifique la tarea, muestre la configuración actual, le permita editar los ajustes y guarde los cambios:

"Change the daily report to 9 AM instead of 7 AM"
"Update the sales report to run on Fridays instead of Mondays"

Puedes modificar una programación existente actualizando el texto de la indicación, la selección del flujo de trabajo, los parámetros de la programación (como la hora, los días y las fechas) y el estado.

Pausar y reanudar programaciones

Para pausar o reanudar una programación, edítala. Pídele al agente que te muestre los detalles del horario:

"Show me the monitoring schedule"

Desde la vista de detalles de la programación, abre la programación para editarla y cambia su estado para controlar si se ejecuta. Establece el estado en «Inactivo» para pausar la programación o en «Activo» para reanudarla.

Supresión de una planificación

Elimina las programaciones que ya no necesites para que tu lista sea más manejable y evitar ejecuciones innecesarias. Para eliminar una programación, pide al agente que te muestre los detalles de la programación o que te muestre la lista de tus programaciones:

"Show me the monitoring schedule"
"List all my schedules"

En la vista de calendarios, elimine el calendario que ya no necesite y confirme la eliminación cuando se le solicite.

Figura 3. Cuadro de diálogo de confirmación de la eliminación de la programación.

Cuadro de diálogo de confirmación en el que se solicita al usuario que confirme la eliminación de la programación, acompañado de un mensaje de advertencia.
Importante: La eliminación de una programación es definitiva y no se puede deshacer.

Programar la ejecución

Recibir los resultados

Después de cada ejecución programada, el sistema publica los resultados en el hilo de chat original donde se creó la programación. Si el hilo original no está disponible, el sistema crea un nuevo hilo de agente. Si la ejecución requiere la intervención de una persona, el sistema envía una notificación en el hilo de chat.

Nota: El sistema muestra los resultados solo cuando hay datos que mostrar. No envía un mensaje de finalización en cada ejecución.

Actividades de varios usuarios

Cuando varias tareas programadas requieren la intervención del usuario en el mismo hilo de chat, el sistema pone las actividades en cola, te permite elegir en cuáles trabajar y abre un nuevo hilo para notificaciones posteriores si cierras el hilo original.

Ver el historial de ejecuciones

Revisa periódicamente los registros de ejecución para asegurarte de que las tareas programadas se ejecutan correctamente y para detectar posibles problemas. Para consultar el historial de tus ejecuciones programadas, utiliza un comando como:

"Show me the logs for the daily report schedule"
"View execution history for the sales report"

El agente muestra una tabla de registro para que puedas comprobar cómo se desarrolla la programación a lo largo del tiempo. La tabla incluye el estado de ejecución, la hora de inicio y el ID de la instancia de cada ejecución. Desde allí, puedes revisar el historial, abrir análisis detallados del flujo de operaciones específicas (cuando estén disponibles) e identificar patrones o problemas.

Figura 4. Historial de ejecuciones que muestra el estado de las ejecuciones, las marcas de tiempo y el ID de la instancia.

Historial de ejecuciones que muestra el estado de las ejecuciones, las marcas de tiempo y el ID de la instancia.
Problema: Si una programación no se ejecuta como se esperaba, utiliza el historial de ejecuciones para buscar mensajes de error, comprueba que la programación se haya ejecutado y verifica si el flujo de trabajo ha generado algún resultado visible.

Planificar temporización

Interpretación de la fecha y la hora

El agente interpreta el lenguaje natural en lo que respecta a fechas y horas:

  • Fechas relativas : «mañana», «el próximo viernes», «dentro de dos semanas»
  • Expresiones de hora : «por la mañana» (9:00), «por la tarde» (14:00), «al final del día» (17:00)
  • Horas concretas : «9:30 a. m.», «17:00», «5 p. m. EST»

Gestión de zonas horarias

  • Zona horaria predeterminada : Se detecta automáticamente tu zona horaria local.
  • Zona horaria explícita : puedes especificar una zona horaria diferente, por ejemplo, «9:00 a. m. EST» o «5:00 p. m. hora del Pacífico».
  • Horario de verano : el sistema lo gestiona automáticamente, y los horarios de tu agenda se mantienen en la hora local.
  • Cambios de zona horaria : si cambias de zona horaria, los horarios existentes conservarán su zona horaria original.
Consejo: Especifica siempre una zona horaria en los horarios que abarquen varias zonas horarias o que requieran una sincronización precisa.
Problema: Si las programaciones se ejecutan a horas inesperadas, comprueba la zona horaria en los detalles de la programación; recuerda que el sistema gestiona automáticamente el horario de verano, y modifica la programación si necesitas cambiar su zona horaria.

Patrones de recurrencia

Utiliza estos patrones de recurrencia habituales:

  • Diariamente : «todos los días a las 7 de la mañana»
  • Días laborables : «todos los días laborables a las 9 de la mañana»
  • Semanalmente : «todos los lunes a las 17:00»
  • Mensual : «el primer día de cada mes a las 9:00»
  • Por hora : «cada hora» o «cada dos horas»

Límites y cuotas de programación

Límites de ejecución por recurrencia

Para garantizar la fiabilidad del sistema, los límites de ejecución varían en función de la periodicidad:

Recurrencia Número máximo de ejecuciones Intervalo mínimo
Cada minuto 100 5 minutos
Cada hora 500 -
Diariamente Ilimitado -
Semanalmente Ilimitado -
Mensualmente Ilimitado -

En resumen, se aplica el siguiente comportamiento de los límites de ejecución:

  • Las programaciones muy frecuentes, que se ejecutan cada minuto, están limitadas a 100 ejecuciones y deben realizarse con un intervalo mínimo de 5 minutos.
  • Los programas por horas pueden ejecutarse hasta 500 veces.
  • Los programas diarios, semanales y mensuales no tienen límite de ejecución.

El sistema aplica automáticamente el límite adecuado en función de la periodicidad de la programación y lo muestra durante la creación.

Problema: Si una programación no se ejecuta, comprueba si ha alcanzado su límite de ejecuciones. Las programaciones muy frecuentes tienen sus limitaciones, así que revisa la periodicidad configurada y el número máximo de ejecuciones en los detalles de la programación.

Ejemplos

Ejemplo 1: Recordatorio personal diario

Situación : Recibe un recordatorio cada viernes para enviar tu hoja de horas.

User: "Remind me to submit my timesheet every Friday at 4 PM"

Resultado : El calendario:

  • Se celebra todos los viernes a las 16:00.
  • Envía un mensaje de recordatorio.
  • Sigue así hasta que lo borres.

Ejemplo 2: Informe semanal del equipo

Situación : Generar un informe de ventas todos los lunes por la mañana.

User: "Schedule the sales report workflow to run every Monday at 9 AM with region set to Northeast"

Resultado : El calendario:

  • Ejecuta el flujo de trabajo del informe de ventas.
  • Se celebra todos los lunes a las 9:00 de la mañana.
  • Utiliza «Noreste» como parámetro de región.
  • Continuará hasta que establezcas una fecha de finalización o lo elimines.

Ejemplo 3: Supervisión por horas

Situación : Revisa la bandeja de entrada del servicio de asistencia para ver si hay correos electrónicos urgentes.

User: "Check the support inbox for urgent emails every hour"

Resultado : El calendario:

  • Sale cada hora.
  • Comprueba si hay correos electrónicos urgentes.
  • Marca los elementos que requieren atención.
  • Está limitado a 500 ejecuciones.

Ejemplo 4: Proceso empresarial mensual

Situación : Activar una revisión salarial mensual el primer día de cada mes.

User: "Schedule the salary review workflow to run on the first day of every month at 9 AM"

Resultado : El calendario:

  • Ejecuta el proceso de revisión salarial.
  • Se celebra el primer día de cada mes a las 9:00 de la mañana.
  • Solicita comentarios a los responsables.
  • Se renueva mensualmente sin límite de ejecuciones.