Visión general de la gestión de presupuestos

La gestión de presupuestos implica la gestión de presupuestos asociados a una oportunidad de ventas.

La gestión de presupuestos utiliza el conducto de cumplimentación de presupuesto en el modelado de procesos para enviar un presupuesto a través de sus diversas etapas, como la creación, la aprobación, la presentación, la aceptación o el rechazo, y la colocación de pedidos, y realizar un seguimiento del ciclo de vida del presupuesto. El ciclo de vida de los presupuestos asociados a una oportunidad comienza con la creación de uno o más presupuestos por parte de un representante de ventas de campo, y finaliza cuando se crea una orden a partir de uno de los presupuestos asociados o cuando se abandonan los presupuestos.

Un representante de ventas de campo puede crear y presentar uno o varios presupuestos asociados a un cliente para una única oportunidad de ventas. Sin embargo, el cliente sólo puede aceptar un presupuesto para esa oportunidad, abandonando así todos los demás presupuestos asociados. Cuando un cliente acepta un presupuesto, el presupuesto se puede convertir en un pedido en cualquier momento antes de la fecha de vencimiento del presupuesto. Posteriormente, el presupuesto se mueve al estado Ordenado, la oportunidad se mueve al estado Ganado y todos los presupuestos asociados restantes se abandonan. Si los presupuestos caducan o el cliente no desea negociar ninguno de los presupuestos asociados a una oportunidad, los presupuestos pasan al estado Abandonado y el representante de ventas de campo mueve manualmente la oportunidad al estado Perdido. Los presupuestos se depuran cuando se mueven al estado Ordenado o al estado Abandonado en el conducto de cumplimentación de presupuesto.

Un representante de ventas de campo puede añadir notas a un presupuesto a lo largo del ciclo de vida del presupuesto y asociar una razón de nota para cada nota añadida, como por ejemplo Consulta de cliente, Precio de competidor y Satisfacción del cliente.

Un presupuesto fluye a través del siguiente proceso:

1. Un representante de ventas de campo crea un presupuesto como resultado de una oportunidad de ventas o a petición directa de un cliente. Si ya existe una oportunidad de ventas, el representante de ventas de campo crea uno o varios presupuestos relacionados con esa oportunidad. Si un cliente inicia la creación de un presupuesto, el representante de ventas de campo crea una oportunidad para dicho presupuesto y también puede crear presupuestos alternativos adicionales.
2. Utilizando los detalles de tarifación del cliente y el Asesor de descuentos, el representante de ventas de campo llega a un precio adecuado para cada una de las líneas de producto de un presupuesto.
3. Si un cliente solicita una característica o función especial para un artículo de un presupuesto, la solicitud debe ser evaluada y trabajada por ingeniería antes de que el presupuesto se envíe para su aprobación.
   Nota: El manejo de solicitudes especiales se consigue mediante la personalización del conducto de cumplimentación de presupuesto.
4. Un presupuesto puede requerir una o más aprobaciones antes de ser presentado al cliente. Por ejemplo, si un representante de ventas de campo ofrece un descuento que excede el importe que el representante de ventas de campo puede ofrecer, es posible que se requiera a un supervisor que apruebe el presupuesto. En un escenario más complejo, es posible que varias personas y varios departamentos tengan que aprobar el presupuesto.

   Una transacción de aprobación determina si el presupuesto se tiene que enviar para aprobaciones y, en caso afirmativo, las personas que tienen que aprobar el presupuesto. Si se necesitan aprobaciones, el presupuesto se pone en espera y se notifica a los aprobadores adecuados que el presupuesto está a la espera de su aprobación. Todos los aprobadores deben aprobar el presupuesto antes de que el presupuesto se pueda presentar al cliente. Si las aprobaciones no son necesarias, el presupuesto se mueve automáticamente al estado Aprobado.

5. El representante de ventas de campo presenta el presupuesto al cliente después de que se hayan validado todos los elementos del presupuesto mediante la API validateItemForOrdering.
6. El cliente puede aceptar o rechazar el presupuesto.
   • Si el cliente acepta el presupuesto, se crea una orden a partir del presupuesto, ya sea automáticamente o mediante el representante de ventas de campo. El presupuesto se mueve al estado Ordenado, todos los presupuestos asociados se mueven al estado Abandonado y la oportunidad se mueve al estado Ganado.
   • Si el cliente rechaza el presupuesto, el representante de ventas de campo puede volver a elaborar el presupuesto y presentarlo al cliente, o el presupuesto puede caducar. Cuando el cliente ya no desea negociar sobre el presupuesto, el cliente puede solicitar un abandono del presupuesto. En este caso, el presupuesto se mueve al estado Abandonado en el conducto de cumplimentación de presupuesto.
     Nota: Si un cliente acepta un presupuesto y, a continuación, solicita cambios en el presupuesto, el presupuesto se debe reelaborar y se vuelve a mover al estado Creado en el conducto de cumplimentación de presupuesto.
7. El agente de depuración de orden depura los presupuestos que están en estado Ordenado y en estado Abandonado. Un presupuesto está en estado Abandonado bajo cualquiera de las condiciones siguientes:
   • El representante de ventas de campo decide que el presupuesto ya no es negociable y lo mueve al estado Abandonado.
   • Se crea una orden para un presupuesto asociado en la oportunidad de ventas.
   • El presupuesto ha caducado y se ha movido al estado Abandonado.

     El agente de depuración de oportunidades depura la oportunidad correspondiente después de que se hayan depurado todos los presupuestos asociados a la oportunidad.

Una vez que se ha creado una orden a partir de un presupuesto, la orden se tramita a través del conducto de cumplimentación de orden.