Determinación de la secuencia de aprobación
La secuencia de aprobación determina el orden en el que los aprobadores aprueban un presupuesto.
La secuencia de aprobación se configura como parte de un plan de aprobación. Los planes de aprobación deben configurarse para que sean lo más exclusivos posible para evitar conflictos en el proceso de aprobación de orden. Por ejemplo, si un presupuesto requiere aprobaciones de varios grupos de aprobación que contienen diferentes aprobadores, los procesos de aprobación se pueden seguir simultáneamente. Sin embargo, si un presupuesto requiere aprobaciones de varios grupos de aprobación que contienen algunos de los mismos usuarios, se producen aprobaciones automáticas. El ejemplo siguiente muestra la secuencia de aprobación para dos grupos de aprobación exclusivos.
Ejemplo: grupos de aprobación exclusivos y la secuencia de aprobación
En este ejemplo, un presupuesto desencadena una infracción de regla de fijación de precios, que requiere aprobaciones de dos grupos de aprobación: el Grupo de aprobación de envío y el Grupo de aprobación de marketing. Los grupos de aprobación no contienen los mismos aprobadores. La primera tabla muestra la secuencia de aprobación para el grupo de aprobación de envío y la segunda tabla muestra la secuencia de aprobación para el grupo de aprobación de marketing.
| Plan de aprobación | Secuencia | Equipo | Grupo de usuarios | Predecesor |
|---|---|---|---|---|
| AP1 | 1 | Ventas | representante de ventas | |
| AP2 | 2 | Ventas | Jefe de ventas | AP1 |
| AP3 | 3 | Finanzas | Contable | AP2 |
| AP4 | 4 | Envío | Grupo de almacén | AP3 |
| Plan de aprobación | Secuencia | Equipo | Grupo de usuarios | Predecesor |
|---|---|---|---|---|
| AP5 | 1 | Ventas | Director de ventas | |
| AP6 | 2 | Marketing | Analista | AP5 |
| AP7 | 3 | Marketing | Analista sénior | AP6 |
Los aprobadores de ambos grupos de aprobación deben aprobar el presupuesto en el orden especificado por el plan de aprobación respectivo. Sin embargo, los planes de aprobación se pueden seguir de forma asíncrona. La tabla siguiente muestra la secuencia de aprobación general para los grupos de aprobación.
| Clave de aprobación | Secuencia | Equipo | Grupo de usuarios | Estado | Clave de grupo de aprobación |
|---|---|---|---|---|---|
| AP1 | 1 | Ventas | representante de ventas | Pendiente inmediato | AG3 |
| AP2 | 2 | Ventas | Jefe de ventas | Pendiente de aprobación | AG3 |
| AP3 | 3 | Finanzas | Contable | Pendiente de aprobación | AG3 |
| AP4 | 4 | Envío | Grupo de almacén | Pendiente de aprobación | AG3 |
| AP5 | 1 | Ventas | Director de ventas | Pendiente inmediato | AG4 |
| AP6 | 2 | Marketing | Analista | Pendiente de aprobación | AG4 |
| AP7 | 3 | Marketing | Analista sénior | Pendiente de aprobación | AG4 |
En la tabla anterior, el estado "Pendiente inmediato" indica que se requiere la aprobación inmediata tanto del representante de ventas como del director de ventas. La clave de grupo de aprobación AG3 determina la secuencia de aprobación para el representante de ventas, el director de ventas, el contable y el grupo de almacén; y la clave de grupo de aprobación AG4 determina la secuencia de aprobación para el director de ventas, el analista y el analista senior. Las secuencias de aprobación AG3 y AG4 no dependen entre sí y los respectivos planes de aprobación se siguen simultáneamente.