Añadir y trabajar con archivos (adjuntos) en objetos

Acerca de esta tarea

Cuando añade un archivo, se asocia con el objeto en la vista que tiene abierta.

Cuando añade un archivo, se carga una copia del archivo en el repositorio de archivos de OpenPages®. Después de añadir un archivo:

• Pulse el nombre del archivo para ver los detalles del archivo y acceder a varias versiones del archivo si existen.
• Pulse para descargarlo.

Pulse para extraer un archivo.

Un archivo reservado tiene las características siguientes:

• Se visualiza una marca de selección junto al nombre de archivo. Si está verde, lo ha incorporado. Si está azul, lo ha revisado otro usuario.
• El archivo está bloqueado y no se puede sobrescribir en el repositorio de archivos.
• La última versión incorporada y todas las versiones anteriores del archivo pueden ser vistas y descargadas por otros usuarios.

El archivo también se puede asociar con otros objetos.

Al incorporar un archivo, puede añadir un comentario. A continuación, se carga una nueva versión con los cambios más recientes, el archivo se desbloquea y está disponible para que otros usuarios puedan verlo y extraerlo.

En el ejemplo siguiente, el archivo de la segunda fila tiene una marca de selección para indicar que el archivo se ha extraído.

En función de cómo esté configurado el sistema, es posible que pueda abrir y editar archivos de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint) directamente desde OpenPages. Si esta característica está habilitada, los iconos (Ver) y (Editar) se muestran junto a los archivos de Microsoft Office.

En lugar de acceder a los archivos desde una vista de tarea, también puede acceder a los archivos pulsando > Archivos adjuntos > Archivos . Pulse el archivo que desea ver o editar. En una vista de tarea o de administración para el tipo de objeto Archivo, vaya a la sección Versiones . Para obtener más información, consulte Adición y gestión de todos los archivos (adjuntos).

1. Abra la tarea en la que desea trabajar.
2. Localice la sección que contiene archivos adjuntos. Esta sección podría, por ejemplo, titularse Archivos y artefactos de soporte.
3. Para añadir archivos al objeto:
   1. Pulse Añadir/Actualizar y seleccione el archivo. De forma alternativa, puede arrastrar archivos a la sección de archivos.
   2. Complete los campos de la ventana Archivos a añadir .
   3. Pulse Cargar.
      El archivo se añade y se incorpora automáticamente.

Después de añadir un archivo, puede utilizar dos métodos para cargar una nueva versión del archivo. Con cualquiera de los dos métodos, recibirá un mensaje de error cuando cargue el archivo si lo ha extraído otro usuario.

4. Para actualizar un archivo utilizando la extracción manual:

   Utilice este método para evitar que otros usuarios editen el archivo mientras trabaja en los cambios.

   No utilice este método al editar archivos de Microsoft Office directamente desde OpenPages pulsando Ver o , o Editar o .

   1. Pulse para extraer el archivo. El icono está oculto si el archivo ya está extraído.
   2. Descargue el archivo.
   3. Realice y guarde los cambios en el archivo.
   4. Pulse Añadir/Actualizar y seleccione el archivo. De forma alternativa, puede arrastrar el archivo a la sección de archivos.
   5. Complete los campos de la ventana Archivos a añadir .
   6. Pulse Cargar. La copia se carga y el archivo se incorpora.

   Puede pulsar para cancelar una extracción. Si cancela una extracción, OpenPages revierte a la última versión seleccionada de un archivo en el repositorio de archivos.

5. Para actualizar un archivo sin utilizar la extracción manual:

   Utilice este método si realiza cambios rápidos en el archivo.

   No utilice este método al editar archivos de Microsoft Office directamente desde OpenPages pulsando Ver o , o Editar o .

   1. Descargue el archivo.
   2. Realice y guarde los cambios en el archivo.
   3. Pulse Añadir/Actualizar y seleccione el archivo. De forma alternativa, puede arrastrar el archivo a la sección de archivos.
   4. Complete los campos de la ventana Archivos a añadir .
   5. Pulse Cargar. El archivo se extrae automáticamente y se devuelve.
6. Para ver un archivo de Microsoft Office cuando se visualiza el botón Ver o el icono .
   1. Pulse Ver o .
   2. Pulse Abrir [App], por ejemplo Abrir Word, en el recuadro de diálogo que abre la aplicación Microsoft Office.
   3. Vea el archivo.
   4. Es posible editar el archivo aunque haya elegido verlo, si tiene los derechos para editar el archivo. Pulse Habilitar edición en la aplicación de Microsoft Office y empiece a realizar los cambios. El archivo se extrae automáticamente. Realice y guarde los cambios. Pulse Incorporar o para incorporar el archivo en OpenPages cuando haya terminado.
      Si aparece el siguiente mensaje al pulsar Habilitar edición, el archivo está bloqueado por otro usuario y no se puede editar. Debe esperar hasta que el archivo esté desbloqueado para realizar las ediciones. Sólo puede elegir la primera opción, Ver una copia de sólo lectura. Las otras dos opciones no funcionan.

      
7. Para ver un archivo de Microsoft Office cuando no se visualiza el botón Ver o el icono , pulse Editar o y cancele la extracción o incorpore el archivo después de verlo. Si no ve el botón Editar o el icono , descargue el archivo y ábralo manualmente.
8. Para abrir y editar un archivo de Microsoft Office:
   1. Pulse Editar o .
      Se muestran dos recuadros de diálogo:

      • Un recuadro de diálogo OpenPages que le recuerda que debe incorporar el archivo cuando haya terminado.
      • Un recuadro de diálogo de Microsoft que abre la aplicación de Microsoft Office.
   2. Deje abierto el recuadro de diálogo OpenPages con el recordatorio hasta que haya terminado de editar el archivo. O bien, puede pulsar el botón Cancelar extracción en el recuadro de diálogo para cerrarlo. Al cerrar el recuadro de diálogo no se cancela la extracción. Debe recordar incorporar el archivo cuando haya terminado.
   3. Pulse Abrir [App], por ejemplo Abrir Word, en el recuadro de diálogo que abre la aplicación Microsoft Office.
   4. Pulse Habilitar edición en la aplicación Microsoft Office si la modalidad protegida está habilitada.
      Si aparece el siguiente mensaje al pulsar Habilitar edición, el archivo está bloqueado por otro usuario y no se puede editar. Debe esperar hasta que el archivo esté desbloqueado para realizar las ediciones. Sólo puede elegir la primera opción, Ver una copia de sólo lectura. Las otras dos opciones no funcionan.

      
   5. Realice los cambios y guárdelos con frecuencia porque el guardado automático no está habilitado. Cada vez que guarde manualmente los cambios se guardarán en el archivo del repositorio de archivos de OpenPages . Sin embargo, otros usuarios no pueden ver los cambios hasta que se haya incorporado el archivo.
   6. Cuando haya terminado, pulse Incorporar en el recuadro de diálogo para incorporar el archivo.
      Si desea incorporar el archivo más adelante, puede pulsar Incorporar más adelante.

      Nota: Si recibe un mensaje que indica que el archivo no se ha podido guardar en el servidor, guarde el archivo localmente y pulse Actualizar para cargar manualmente el archivo en OpenPages. Esto puede ocurrir si la sesión de OpenPages excede el tiempo de espera o si hay un problema de conectividad.