Cómo empezar con los blueprints de proceso

Esta guía de aprendizaje le guía a través de los pasos para crear un blueprint de proceso simple.

En esta guía de aprendizaje se explica cómo:

Cree un modelo de proceso que represente un proceso sencillo de solicitud de una credencial de seguridad.
Utilizar una correlación de descubrimiento para capturar rápidamente los pasos básicos de un proceso empresarial.
Crear un diagrama de proceso a partir de la correlación de descubrimiento.
Utilice swimlanes para capturar los roles que realizan los diferentes pasos.
Utilizar pasarelas para capturar las distintas rutas a través del proceso.
Agrupar tareas relacionadas en subprocesos.
Añadir detalles al proceso y las actividades de proceso para documentar completamente el proceso empresarial.
Reproducir el diagrama de proceso para revisar el proceso con las partes interesadas.

Introducción

Puede utilizar blueprints de proceso para documentar los procesos empresariales para su revisión y análisis.

En este tutorial, usted creará un plano de proceso simple que representa un proceso de negocio para solicitar, fabricar y entregar una insignia de seguridad. En este proceso empresarial:

Un empleado envía una solicitud de un identificador de seguridad nuevo o de sustitución.
El equipo de seguridad revisa la solicitud para verificar el nivel de seguridad del empleado solicitante. Si se aprueba el nivel de seguridad solicitado, la solicitud se pasa a Instalaciones para la fabricación. Si la solicitud se rechaza debido a permisos de seguridad insuficientes, o por alguna otra razón, se notifica al empleado solicitante y el proceso finaliza.
Para que Instalaciones pueda fabricar el identificador de seguridad, este equipo planifica una hora para que el empleado acuda al servicio de seguridad para que se le realice una fotografía.
Una vez que se ha realizado la fotografía, Instalaciones imprime y lamina el identificador. A continuación, notifican al empleado cuando está listo para su recogida.

La realización de esta guía de aprendizaje le llevará unos 60 minutos aproximadamente. Si explora otros conceptos relacionados con esta guía de aprendizaje, es posible que tarde más en completarla.

Nivel de habilidad: Introductorio
Requisitos previos: Debe tener acceso a un espacio donde creará el blueprint de proceso. Se recomienda crear un nuevo espacio para contener su trabajo de la guía de aprendizaje y eliminar todos los participantes predeterminados, excepto usted mismo, de forma que otros usuarios de la cuenta no puedan acceder o enlazar a los artefactos de la guía de aprendizaje.

Crear una correlación de descubrimiento

Cree el blueprint de proceso y añada actividades de proceso a la correlación de descubrimiento.

Tiempo necesario: 10 minutos

Desde su espacio, cree un nuevo plano de proceso haciendo clic en Nuevo > Plano de proceso.
Denomine el blueprint de proceso "Solicitud de identificador de seguridad" y pulse Crear.
El blueprint de proceso se abre en la vista Correlación de descubrimiento. A partir de aquí puede añadir hitos y actividades, especificando una lista en el Esquema del proceso o utilizando los botones Añadir hito y Añadir actividad.
En el Esquema del proceso, cambie el nombre del primer hito seleccionando Hito 1 y escribiendo Request.
Seleccione la primera actividad y cámbiele el nombre a Submit Badge Request.
Cambie el nombre del hito 2 a Review y pulse Intro.
Se crea un tercer hito.
Cambie este hito por una actividad pulsando el tabulador. Nombra esta actividad Review Request.
Ahora, utilice el botón Añadir Hito para crear otro hito llamado Manufacture, y el botón Añadir Actividad para crear tres actividades llamadas Create Badge, Schedule Photo, y Send Pickup Details.
Dado que la actividad Schedule Photo es anterior a la actividad Create Badge , arrastre Schedule Photo y suéltela encima de Create Badge.

Resultados: La correlación de descubrimiento debe ser similar a la siguiente:

Generar un diagrama de proceso

Los diagramas de proceso le permiten representar rutas a través del proceso y organizar las actividades en carriles que representan los distintos roles o equipos que participan en el proceso.

Tiempo necesario : 10 minutos

En primer lugar, genere un diagrama de proceso pasando de la vista Correlación de descubrimiento a la vista Diagrama de proceso de la barra de herramientas y pulsando Crear diagrama.
De forma predeterminada, el diagrama de proceso tiene un suceso de inicio, un suceso de finalización y todas las actividades están contenidas en un único carril.
No todas estas actividades las realiza la misma persona o el mismo equipo. Para representar a los distintos participantes que realizarán estas actividades, se añaden swimlanes, que se asocian a distintos participantes. Asocie el primer carril con un participante pulsando en la etiqueta del carril. En el campo Swimlane Participant, escriba Employee. El campo Grupo Swimlane asocia el swimlane a un grupo de usuarios definido en su cuenta Blueworks Live. De momento deje esto en blanco.
Cuando se cierra la ventana, la etiqueta del carril se actualiza a "Empleado".
Pulse con el botón derecho del ratón en la actividad Revisar solicitud y seleccione Editar detalles.
Observe que el valor del campo Participante ya se ha rellenado con "Empleado" como resultado de la actividad que pertenece al swimlane Empleado.
Elimine el valor "Empleado" del campo Participante e introduzca en su lugar Security Team .
Se crea automáticamente un nuevo carril asociado con el participante "Equipo de seguridad" y la actividad Revisar solicitud se mueve a ese carril.
Cree un tercer carril pulsando el botón Añadir carril.
Haga clic en la etiqueta de este Swimlane e introduzca Facilities para el Participante del Swimlane.
Los campos Participante de estas actividades se cambian automáticamente a Facilities cuando se mueven a esta ruta de acceso.
Arrastre las actividades Planificar foto y Crear identificador al carril Instalaciones.
Reordene los carriles de forma que el carril Empleado esté en primera posición y el carril Instalaciones esté en última posición pulsando las etiquetas de carril y arrastrando los carriles a las posiciones correctas.

: Ahora el diagrama debería tener un aspecto similar al siguiente:

Añadir pasarelas para flujos alternativos

Las pasarelas le permiten representar caminos alternativos a través de su proceso.

Tiempo necesario: 10 minutos

En este ejemplo, el equipo de seguridad revisa la solicitud de credencial para asegurarse de que el empleado tiene la habilitación de seguridad requerida que se solicita. Si el equipo de seguridad aprueba la solicitud, ésta se transmite al equipo de Instalaciones. En caso contrario, el equipo de seguridad notifica al empleado que su solicitud ha sido rechazada y el proceso finaliza. Puede representar estos escenarios alternativos utilizando una pasarela cuyas rutas de salida reflejen los flujos aprobados y rechazados.

Pase el ratón por encima de la línea de conexión entre la Solicitud de revisión y las actividades Programar foto hasta que aparezca el botón de inserción y seleccione Insertar una pasarela exclusiva.
Se generan automáticamente dos rutas de salida con las etiquetas predeterminadas Sí y No. Estas etiquetas se pueden modificar para representar los distintos escenarios de proceso que necesita representar.
Las puertas de enlace suelen representar un punto del proceso en el que se evalúa algún valor o condición, por lo que suelen denominarse en forma de pregunta y los nombres de las rutas salientes representan la respuesta a esa pregunta. Cambia el nombre de la pasarela haciendo clic en la etiqueta e introduciendo Approved?.
Cuando el equipo de seguridad no apruebe la solicitud, este enviará un correo electrónico al empleado notificándole de la decisión. Pase el ratón por encima de la ruta No hasta que aparezca el botón de inserción y seleccione Insertar una actividad. Nombra esta actividad Send Notification.
La actividad Send Notification forma parte de la fase de revisión del proceso, así que arrástrela de nuevo al hito Revisión junto con el evento Fin que completa la ruta.

: Ahora el diagrama debería tener un aspecto similar al siguiente:

Agrupar actividades en un subproceso

Los subprocesos le permiten agrupar las actividades relacionadas y ocultar la complejidad de nivel inferior en el proceso.

Tiempo necesario: 5 minutos

En el proceso de solicitud de distintivo de seguridad, hay dos actividades relacionadas con la fabricación del distintivo de seguridad. Para algunas partes interesadas, podría ser importante conocer la información detallada sobre las actividades implicadas en la creación de un identificador; sin embargo, para otras partes interesadas podría ser suficiente saber simplemente si hay un paso en el proceso donde se crean los identificadores, sin conocer los subpasos implicados. Puede utilizar un subproceso para agrupar actividades relacionadas y ese subproceso puede ampliarse o contraerse según el nivel de detalle que requieran los revisores y las partes interesadas.

Seleccione las actividades Planificar foto y Crear identificador utilizando Ctrl+pulsación. Pulse con el botón derecho del ratón y seleccione Convertir a subproceso.
Las dos actividades se colocan en un subproceso con un suceso de inicio y un suceso de finalización.
Cambie el nombre del subproceso seleccionando el nombre predeterminado e introduciendo Manufacture Badge.

: Consejo: Puede expandir y contraer su subproceso utilizando los botones + y - en la parte inferior de la actividad del subproceso.

Ahora el diagrama debería tener un aspecto similar al siguiente:

Añadir detalles de actividad y proceso

Además de qué actividades y participantes participan en un proceso, un diagrama de proceso puede contener otra información. Para proporcionar documentación más completa sobre un proceso, puede añadir detalles a actividades individuales y al proceso global.

Tiempo necesario: 5 minutos

El tipo de detalles que puede especificar en los procesos podría variar en función de la personalización de la cuenta de Blueworks Live. Es posible que tenga categorías más detalladas que sean específicas de su organización, o que tenga un subconjunto de las categorías predeterminadas.

Los detalles se añaden a la vista Detalles de un proceso o elemento. Añadamos algunos detalles a la actividad Enviar solicitud de identificador pulsando con el botón derecho del ratón en la actividad y seleccionando Detalles.
La vista Detalles para esta actividad ya tiene un valor para Participante, que coincide con el participante que está asociado al carril de la actividad. Si la cuenta hace que estas categorías estén disponibles, puede añadir también valores para atributos como el propietario de empresa para la actividad o los sistemas o software utilizados. Muchos de estos campos de detalle utilizan elementos del glosario de la cuenta, por lo que al empezar a escribir en un campo, se le presentarán los términos coincidentes del glosario.
Durante la actividad Enviar solicitud de identificador, el empleado completa un formulario solicitando un nuevo identificador. Esta es la salida de la actividad. En el campo Salidas, introduzca Completed Access Badge Request.
El formulario que rellena el empleado se revisa en la siguiente actividad, Revisar solicitud. Abra la vista Detalles de la actividad Revisar solicitud.
Para copiar las salidas de la actividad anterior en las entradas de esta actividad, pulse Añadir salidas de actividad anterior.
El resultado de la revisión del equipo de seguridad es una aprobación o un rechazo. En el campo Salidas, introduzca Approval Status.
También puede añadir otra información para documentar la actividad de la solicitud de revisión. Por ejemplo, si hubiera políticas relacionadas definidas en Blueworks Live, podría enlazar a esas políticas en la pestaña Políticas. Si hubiera otros documentos de referencia, podría añadirlos como anexos en la pestaña Anexos. También puede añadir una breve descripción de la actividad en la pestaña Documentación.

Reproducir el proceso para las partes interesadas

Al documentar un proceso, a menudo hay varias partes interesadas de las que deseará recibir comentarios. Puede guiar a sus interlocutores a través de los detalles del proceso utilizando la función de reproducción.

Tiempo necesario: 10 minutos

La reproducción de procesos es una forma de guiar a los revisores a través de las diferentes rutas de su diagrama de procesos, deteniéndose en cada paso para examinar los detalles y los comentarios asociados a ese paso.

Haga clic en para cambiar al modo Reproducción.
Especifique una ruta a través del proceso seleccionando un conjunto de elementos conectados. En este ejemplo, seleccione Submit Badge Request, Review Request, Approved?, y Send Notification. Llame a esta reproducción Rejection Path para distinguirla de otros escenarios de reproducción que siguen caminos alternativos.
Pulse Reproducir para realizar paso a paso cada actividad de la reproducción que acaba de crear.
En el lado derecho del lienzo puede ver los detalles, la documentación, el historial de cambios y los comentarios asociados con cada actividad. Utilice los botones del control de reproducción para avanzar y retroceder a través de la ruta seleccionada.
Para salir de la modalidad de reproducción, pulse Salir en los controles de reproducción.

: Ahora el diagrama debería tener un aspecto similar al siguiente: