Gestión de datos y almacenamiento

Para mantener un rendimiento óptimo en su cuenta, es posible que desee revisar periódicamente la actividad e identificar candidatos para su eliminación, como archivos adjuntos antiguos y espacios no utilizados.

Establezca políticas de retención y gestión en la cuenta y comuníqueselas al equipo.
  • ¿Cuándo deben archivar los editores un artefacto?
  • ¿Cuándo deben los administradores suprimir un artefacto archivado?
  • Cuando deben los administradores suprimir archivos adjuntos?

Dependiendo del tamaño de su cuenta y del nivel de actividad, es posible que desee revisar los artefactos archivados trimestral o anualmente para identificar los candidatos a ser eliminados. También puede revisar los archivos adjuntos y eliminar los archivos inactivos y archivados. Para obtener más información, consulte Supervisión del almacenamiento de archivos.

Cómo identificar contenidos inactivos u obsoletos

  • Revisar los artefactos y espacios archivados:
    1. En la página Espacios, haga clic en Mostrar jerarquía de espacios Botón Mostrar jerarquía de espacios.
    2. Pulse Mostrar detalles. Verás todos tus espacios con un resumen de su contenido y la fecha de su última actividad.
    3. Para revisar los artefactos y espacios archivados con más detalle, haga clic en Exportar resumen de espacios. El archivo de exportación de Microsoft Excel enumera todos los espacios archivados en la pestaña Espacios archivados, por lo que puede clasificarlos fácilmente en función de la fecha de la última actividad para identificar los candidatos a ser eliminados.
      Consejo: Aunque la exportación de Excel enumera todos los espacios archivados en la pestaña Espacios archivados, los recuentos dentro de cada espacio archivado (como los planos archivados y las decisiones archivadas) solo incluyen artefactos archivados explícitamente.
  • Actividad de revisión:
    • En un espacio, abre la página Estadísticas. Puedes ver lo activos que están los artefactos en un espacio concreto. Por ejemplo, puede decidir que si un espacio ha estado inactivo durante un año, se puede suprimir.