Requisitos empresariales para aplicaciones de captura
Debe definir requisitos colaborando con las diversas partes interesadas. La definición del requisito empresarial implica examinar los documentos que desea procesar, determinar qué campos se van a capturar y decidir qué hacer con los datos capturados.
Las aplicaciones de Datacap varían en su escala y complejidad, pero todas buscan capturar datos a partir de documentos estructurados o sin estructurar, también conocidos como Formularios. Los documentos pueden ser páginas impresas o imágenes electrónicas, pero los datos de la página de la página deben localizarse en primer lugar e interpretarse luego con la máxima precisión.
Si procesa varios tipos de documentos, debe decidir si los documentos se clasifican previamente o se procesan como un lote mixto. Si se clasifican previamente, puede simplificar la implementación procesando cada tipo de forma independiente, ya sea con una aplicación separada o con un flujo de trabajo independiente para cada tipo. No obstante, si se procesan como lotes mixtos, necesita un sistema más sofisticado para la identificación de páginas y el montaje de documentos.
Aunque el objetivo es crear un sistema completamente automatizado, a veces se necesita intervención manual. Los requisitos empresariales deben especificar cómo determinar si la información es precisa o no y qué hacer cuando se produzcan problemas. Tras definir los requisitos empresariales, puede diseñar la aplicación.
- Identificar cómo y de dónde se adquieren los documentos, como escáneres, faxes, dispositivos multifunción, carpetas de red, mensajes de correo electrónico, dispositivos móviles y documentos importados.
- Identificar los tipos de documentos que debe procesar la aplicación y los tipos de página asociados con cada tipo de documento.
- Decidir qué datos desea capturar de cada página y de qué datos se debe establecer el tipo manualmente o qué datos se deben obtener manualmente utilizando búsquedas de base de datos.
- Determinar qué sistemas externos, como bases de datos, se pueden utilizar para proporcionar propiedades de índice o validar los datos extraídos.
- Especificar las reglas empresariales que determinan si los datos capturados son válidos.
- Determinar cómo gestionar las excepciones siguientes:
- Documentos con una estructura no válida
- Páginas que faltan o que no se reconocen
- Datos que no cumplen las reglas empresariales
- Caracteres no reconocidos con confianza alta
Aunque el objetivo es crear un sistema completamente automatizado, se necesita intervención manual en determinados momentos. Los requisitos empresariales deben especificar cómo determinar si la información es precisa o no y cómo gestionar las excepciones en los datos o el proceso.
- Decidir cómo desea exportar los datos y documentos al final del flujo de trabajo.
- Examinar los documentos que se desean procesar
- Determinar que campos se deben capturar
- Decidir qué hacer con los datos y el documento después de la captura
Si procesa más de un tipo de documento, debe decidir si los documentos se clasifican previamente o se procesan como un lote mixto. Si los documentos se clasifican con anterioridad, es posible que pueda simplificar la implementación procesando cada tipo de forma independiente utilizando una aplicación, un flujo de trabajo o un trabajo independiente para cada tipo. No obstante, si un lote contiene más de un tipo de documento, necesita un sistema más sofisticado para la identificación de páginas y el montaje de documentos.
En una etapa temprana de un sistema de captura desplegado, es común revisar los documentos incluso cuando hayan superado la validación. Querrá asegurarse de que el sistema está funcionando según lo esperado en un entorno de producción. A medida que pasa el tiempo y aumenta la confianza en el sistema de captura, el proceso de validación se puede reducir a revisar únicamente las páginas con excepciones.