¿Cómo puedo saber las horas a las que están disponibles las personas para asistir a reuniones?

Cuando planifique una reunión, podrá comprobar la disponibilidad de los invitados para asistir a ella.

Acerca de esta tarea

La disponibilidad de los invitados se basa en sus planificaciones del tiempo libre y en las entradas de sus agendas

Procedimiento

  1. Mientras planifica una reunión o un anuncio de actividad, puede agregar invitados y reservar salas o recursos.
  2. Haga clic en la ficha Buscar horas disponibles situada en la parte inferior de la invitación.
  3. Realice una de las tareas siguientes:
    • Haga clic en Detalles y arrastre la barra de horas hasta una hora concreta. Si la barra de horas es de color verde, todos los invitados están disponibles durante la hora resaltada. Si la barra de horas es de color rosa, no todos los invitados están disponibles durante la hora resaltada. Si la barra de horas es de color gris, significa que no hay información de tiempo libre disponible para ninguno de ellos. (Los invitados cuyo tiempo libre no está disponible o está restringido se consideran como disponibles al calcular quién puede asistir a la reunión que se está planificando).
    • O bien, haga clic en Resumen para que el planificador sugiera horas para la reunión.

Si no hay ninguna hora a la que estén disponibles todos los invitados

Puede excluir un invitado, un grupo de invitados, una sala o un recurso y buscar una hora a la que estén disponibles la mayoría de los invitados. Si usa Resumen, sabrá qué porcentaje de asistentes obligatorios pueden asistir a la reunión: 75%, 50% o 100%.

Procedimiento

  • Para excluir a un invitado, un grupo, una sala o un recurso, desactive la casilla de verificación situada junto dicho invitado, grupo, sala o recurso. Por ejemplo, para excluir a todos los invitados opcionales, desactive la casilla de verificación situada junto a Opcionales.
  • Para ver si un subconjunto de invitados están disponibles, haga clic en Resumen, haga clic en Comprobar si todos los obligatorios pueden asistir y, a continuación, seleccione una opción.