Trabajar con la agenda

En este tema se describen varias acciones que puede llevar a cabo para optimizar su experiencia al trabajar con las entradas de agenda en Microsoft Outlook.

Mejores prácticas

Importante: Asegúrese de establecer las preferencias necesarias antes de empezar a trabajar con la agenda. Para obtener información, consulte Requisitos de cliente.

Obtenga la mejor experiencia de la agenda de Outlook siguiendo estos consejos:

  • Para los organizadores de reuniones:
    • Intente no crear reuniones periódicas indefinidas.
    • Al editar reuniones periódicas, seleccione la opción "Solo esta" en lugar de "Toda la serie", siempre que sea posible, tal y como se describe en la sección de modificación de "Toda la serie" de este tema de ayuda.
    • Incluya enlaces en los archivos adjuntos; por ejemplo, coloque el archivo en los archivos de conexión de IBM y enlácelos a él, en lugar de incluir el archivo en la descripción de la reunión. Outlook no permite que se envíe el archivo adjunto directamente.
  • Para los participantes de reuniones:
    • Pulse el separador Planificación para ver otros participantes de la reunión; se trata de un comportamiento nativo de Outlook que puede parecer poco intuitivo para los usuarios de IBM Notes.
    • Para eliminar los avisos de cancelación de la agenda de Notes/iNotes, ábralos en iNotes en lugar de en Outlook. Si los elimina desde Outlook, es posible que sigan mostrándose en Notes como cancelados.
  • Para los usuarios de Notes que trabajan con usuarios de Outlook (o para los asistentes ejecutivos y administrativos que utilizan clientes distintos):
    • Evite las imágenes incluidas o los archivos adjuntos en un anuncio de reunión.

    • Las invitaciones de reunión cifradas enviadas desde Notes aparecen en Outlook actualmente como MIME sin capacidad de efectuar acciones. El método alternativo para esta limitación es aceptar la invitación cifrada utilizando iNotes. Pulse el icono Abrir en iNotes desde Outlook:

Propiedades avanzadas

Es posible que no algunas propiedades de una entrada de agenda no se puedan representar del mismo modo en Outlook de como son en Notes. Normalmente, esto solo se aplica en los entornos de clientes mixtos, ya que el soporte de correo de IBM para los usuarios de Microsoft Outlook no puede crear reuniones con las siguientes propiedades avanzadas:

  • Imágenes incluidas
    • Las imágenes incluidas del campo Descripción se eliminan y se sustituyen por texto indicando el cambio
    • Si se modifica una reunión o cita en Outlook, también se perderá cualquier texto enriquecido al visualizarse en Notes o en las actualizaciones enviadas a los participantes.
  • Archivos adjuntos
    • Los archivos adjuntos se sustituyen por un enlace de URL HTTP que se puede pulsar para abrir el anexo desde el servidor.
    • Los archivos adjuntos se conservan incluso si se modifica un evento desde Outlook, a excepción de la modificación de hora de "Toda la serie", tal y como se describe en la siguiente sección de este tema de ayuda.
  • Reuniones en línea
    • La información de reunión en línea se copia al campo Descripción de la agenda, y no se visualiza de forma independiente en el formulario, como ocurre en Notes.
    • La información de reunión en línea se conserva incluso si se modifica un evento desde Outlook, a excepción de la modificación de hora de "Toda la serie", tal y como se describe en la siguiente sección de este tema de ayuda.
  • Salas
    • Las salas se conservan incluso si se modifica un evento desde Outlook.
Nota: Estas propiedades avanzadas se colocan en el campo Descripción de la agenda. Para el creador del evento de la agenda, se encapsulan en comentarios que dicen "No edite este bloque". Mientras que Outlook permite que el creador edite todo el texto de Descripción, este debe evitar modificar las líneas de "No edite este bloque" o el texto entre ellas, ya que se perderán todos los cambios efectuados dentro de dichas líneas.

Modificación de "Toda la serie"

Debido a diferencia subyacentes entre las implementaciones de las reuniones periódicas de Outlook y Domino, existe un comportamiento confuso que puede deberse a la actualización de reuniones periódicas y a la selección de la opción "Toda la serie" en Outlook; no se trata de ningún problema si se selecciona la opción "Solo esta" al actualizar las reuniones periódicas.

  • Replanificar una serie
    • Al cambiar las propiedades de Recurrencia en Outlook aparecerá un cuadro de diálogo en el que se indica "Si ha efectuado algún cambio en las citas específicas de la serie, se cancelarán los cambios y las citas se convertirán de nuevo en parte de la serie". Este diálogo es un comportamiento nativo de Outlook y no cambia al conectarse a Exchange.
    • La consecuencia de cambiar un patrón de recurrencia de una serie de reuniones periódicas es que todas las instancias de la reunión periódica seguirán el patrón de recurrencia, y no mantendrán ninguna de las propiedades que pueden haberse cambiado para una sola instancia. A diferencia de Exchange, al cambiar un patrón de recurrencia de una serie del correo de IBM, el resultado es que se cancela la reunión original y se envía una invitación nueva. Se trata del mismo resultado final que en Exchange, excepto que los participantes de la reunión recibirán dos avisos (uno de cancelación y uno de invitación), en lugar de recibir un solo aviso de replanificación.
    • Además, si el organizador de una reunión también utiliza Notes, es posible que haya contenidos en el área "No edite este bloque", como por ejemplo archivos adjuntos o información de reunión en línea, tal y como se describe en la sección anterior de este tema de ayuda; dichos contenidos no se conservarán al replanificar una serie
  • Cambios no relacionados con la hora en una serie
    • Para las series de reuniones periódicas que se han visto modificadas considerablemente, es posible que se envíe un número excesivo de actualizaciones de información a raíz de una sola acción. Se supone que se debe enviar una actualización o replanificación para cada excepción.
    • Estos problemas son más claros si se ha eliminado previamente a un participante de una reunión de una única instancia de una reunión periódica; cuando sucede esto se puede producir una gran cantidad de excepciones.
    • Si previamente se han añadido o eliminado participantes de instancias de reuniones periódicas se pueden haber enviado varios avisos (cancelaciones y nuevas invitaciones), aunque acabarán con las instancias correctas de las reuniones.