Visión general de aprobaciones para presupuestos

En las transacciones business-to-business (B2B), a menudo se necesitan una o más aprobaciones para los presupuestos cuando se ofrecen descuentos especiales a los clientes y en función de las reglas de aprobación aplicables al presupuesto.

Por ejemplo, si un representante de ventas de campo ofrece un descuento en un presupuesto que excede el importe que el representante de ventas de campo está autorizado a ofrecer, es posible que se requiera a un supervisor que apruebe el presupuesto. En un escenario más complejo, es posible que se requieran varias personas de varios departamentos para aprobar un presupuesto. Por ejemplo, un presupuesto de 500 dólares,000.00 para una empresa informática en Francia puede tener que ser aprobado en varios niveles o por varias personas dentro de la organización de ventas correspondiente. Además, el departamento Jurídico puede tener que aprobar el presupuesto para asegurarse de que cumple con la normativa internacional.

Las aprobaciones de presupuestos se desencadenan automáticamente mediante reglas de aprobación, que se basan en una combinación de factores, como el ID de categoría, los atributos de artículo, el grupo de usuarios/rol y el código de equipo, el grado de cliente y el porcentaje de descuento manual. Las reglas de aprobación se pueden configurar para el nivel de línea y el nivel de cabecera de los presupuestos. Si un presupuesto infringe al menos una regla de aprobación, por ejemplo, si el porcentaje de descuento manual aplicado en un presupuesto excede el porcentaje de descuento manual de cualquier regla de aprobación, se necesitan una o varias aprobaciones. Si un presupuesto requiere aprobación, el presupuesto se pone en espera y la razón por la que se ha infringido la regla de aprobación se especifica en el presupuesto. Se puede notificar a los aprobadores necesarios que el presupuesto está pendiente de aprobación.

Nota: Cada aprobación en un pedido tiene un estado correspondiente, que indica quién tiene que aprobar el presupuesto a continuación en la secuencia de aprobación.

Cada aprobador de un presupuesto puede aceptar o rechazar el presupuesto, pero todos los aprobadores necesarios deben aprobar el presupuesto,, antes de que se pueda presentar a un cliente. Cuando todos los aprobadores han aprobado un presupuesto, la retención se elimina del presupuesto y el presupuesto se mueve al estado Aprobado en el conducto de cumplimentación de presupuesto.

Nota: Una retención de aprobación, si la hay, se resolverá automáticamente cuando se vuelva a elaborar un presupuesto.

Los planes de aprobación definen los aprobadores que son responsables de resolver las infracciones de regla de aprobación desencadenadas por un presupuesto. En función de la configuración del plan de aprobación, es posible que el presupuesto tenga que ser aprobado simultáneamente por todos los aprobadores, o que tenga que ser aprobado en una secuencia jerárquica.