Visión general de eDiscovery Manager

IBM® eDiscovery Manager proporciona asistencia con el descubrimiento legal y ayuda a manejar asuntos de litigación e investigación inmediatos permitiéndole buscar, gestionar y exportar de manera proactiva la información almacenada electrónicamente (ESI), incluyendo el correo electrónico y otro contenido empresarial. Este contenido puede residir en servidores de contenidos IBM Content Manager Enterprise Edition o IBM FileNet P8. Además del soporte del contenido básico no estructurado (archivos), Content Manager EE y FileNet P8 ofrecen soporte más específico para archivadores de correo electrónico creados por IBM Content Collector, IBM CommonStore o IBM FileNet Email Manager.

eDiscovery Manager soporta diversos tipos de contenido, por ejemplo:
  • Contenido de IBM Lotus Domino
  • Contenido de Microsoft Exchange
  • Correo electrónico SMTP
  • Contenido de Microsoft SharePoint
  • Archivos
  • Artefactos SAP
  • Contenido personalizado
Consulte la información sobre el producto para los servidores de archivado para obtener información completa sobre los tipos de contenidos soportados por esos servidores.

A cada usuario se le asignan uno o varios roles para determinar qué tareas puede realizar ese usuario con el contenido de eDiscovery Manager. Si se asigna el rol al usuario para poder ver contenido en su formato original (o nativo), deberá instalar las aplicaciones cliente con las que se ha creado el contenido en la misma máquina que eDiscovery Manager. Además, cualquier estación de trabajo en la que se esté ejecutando el cliente web de eDiscovery Manager también debe tener instalada la aplicación cliente. Si no tiene la aplicación cliente adecuada, eDiscovery Manager le mostrará una lista de aplicaciones disponibles.

Debido al volumen del contenido de la mayoría de empresas, la clasificación y la búsqueda de correo electrónico, documentos u otros archivos es una tarea que lleva mucho tiempo y emplea muchos recursos. eDiscovery Manager le ayuda a localizar el contenido más relevante para un asunto legal determinado y asegura que se retenga el contenido hasta que se resuelve el asunto. Este conjunto reducido de contenido potencialmente relevante permite un uso más eficiente de analistas legales caros.

Búsqueda de contenido relevante

Normalmente, el primer paso en el proceso e-discovery activo es que los empleados legales o el personal de TI es que generen un correo electrónico y otros documentos que cumplan determinados criterios en términos de fechas, guardianes y contenidos. eDiscovery Manager, permite que los usuarios legales o de TI puedan buscar contenido que pueda ser importante para el asunto legal. Los usuarios de tecnologías de la información o legales no necesitan tener conocimientos profundos o amplios de dónde se almacenan los diversos tipos de datos o en qué tipos de campos de contenido y metadatos se pueden realizar búsquedas. Para mayor comodidad y facilidad de uso, un administrador de eDiscovery Manager configura una o varias plantillas de búsqueda que se correlacionan con diversos servidores de contenido, tipos de datos y campos que contienen datos clave de empresa, simplificando de este modo la tarea de búsqueda a los usuarios legales o de tecnologías de la información.

Mientras los usuarios realizan búsquedas utilizando el cliente web de eDiscovery Manager, puede ver previamente el contenido recuperado en un visor HTML o puede abrirlo en su formato nativo, suponiendo que la aplicación apropiada esté disponible en el escritorio. La vista previa les ayuda a validar que la búsqueda está devolviendo contenido relevante. A medida que los usuario refinan las búsquedas, pueden guardar los resultados de búsqueda para revisarlos y refinarlos posteriormente con el objetivo de obtener el mejor conjunto de resultados potencialmente relevantes.

A veces, es posible que no exista información relevante en un asunto legal en el pasado, pero puede evolucionar en el proceso progresivo de los negocios. En esas situaciones, se puede planificar que se produzcan búsquedas concretas con regularidad, añadiéndose continuamente contenido potencialmente relevante.

Organización de contenido relevante

A medida que los usuarios encuentran contenido que es relevante para una orden de descubrimiento, pueden añadir los resultados de búsqueda a las carpetas de expedientes de eDiscovery Manager. Esta acción pone de manera efectiva una retención legal en el contenido para que no se pueda suprimir del servidor de contenido hasta que se haya resuelto el asunto legal. Los términos de búsqueda que han producido los resultados de la búsqueda también se almacenan en el expediente para que se puedan utilizar posteriormente. Por ejemplo, es posible que se utilicen para defender los resultados del proceso e-discovery. Los usuarios también pueden mover y copiar contenido entre carpetas de expedientes para consolidar los resultados de búsqueda y organizarlos de la manera que sea más útil para el consejo legal.

Exportación de contenido relevante

Idealmente, cuando el personal de tecnologías de la información o legal encuentra todo el contenido potencialmente relevante, el equipo jurídico refina adicionalmente el conjunto de contenido realmente productivo utilizando IBM eDiscovery Analyzer. Entonces el personal de tecnologías de la información o legal puede utilizar eDiscovery Manager para exportar todo el contenido o un subconjunto del mismo y proporcionarlo a un tercero o la parte contraria para su proceso y análisis adicionales.

El contenido se puede exportar en su formato nativo o en archivos XML EDRM (Electronic Discovery Reference Model) estándares de la industria. eDiscovery Manager también proporciona opciones para exportar el contenido a los formatos HTML y PDF. Los usuarios pueden ampliar adicionalmente eDiscovery Manager para exportar el contenido a otros formatos creando sus propios plug-ins de formato de exportación.

Creación de informes de auditoría

eDiscovery Manager proporciona posibilidades de auditoría que ayudan a la organización a ejecutar procesos de conformidad corporativa y de e-discovery defendible. Además de realizar el seguimiento de las búsquedas que aportan contenido a los expedientes, eDiscovery Manager puede hacer el seguimiento de los movimientos de los usuarios que acceden a los expedientes. El control de la conservación de ESI y de la cadena de custodia ayuda a la organización a evitar sanciones por destrucción.