Los administradores del sistema pueden crear plantillas de flujo de aprobación a nivel de cuenta para ayudar a gestionar procesos de aprobación de varios pasos comunes. Los gestores de proyectos eligen una plantilla para crear un proceso de aprobación para un elemento creativo dentro de un Área de revisión.
Antes de empezar
Debe diseñar las plantillas de flujo de aprobación con suficiente flexibilidad para soportar las necesidades de la empresa. Los gestores de proyectos pueden cambiar los siguientes aspectos del flujo de aprobación:
- Nombres de paso
- Descripciones
- Duración de cada paso
- Si el elemento creativo está bloqueado
- Si la aprobación se cierra automática o manualmente
Los gestores de proyectos pueden inhabilitar pasos o aprobaciones particulares que ya no resulten necesarios. No pueden añadir pasos ni aprobaciones al flujo.
Acerca de esta tarea
La creación de plantillas para los flujos de aprobación comunes puede agilizar el proceso de flujo de aprobación y puede proporcionar una coherencia y capacidad de predicción mayores de las duraciones de la aprobación. Por ejemplo, si desea tener ambas aprobaciones, la de marketing y la legal, de material promocional antes de que se publique, puede crear un proceso de aprobación de dos pasos donde la legal se notifica automáticamente una vez que marketing haya aprobado el material correctamente.
La plantilla del flujo de aprobación se visualiza gráficamente en el área Visión general del flujo de la página
Plantillas de flujo de aprobación. En el área Visión general del flujo, cada aprobación se visualiza como un recuadro. Cada paso se visualiza como una columna de uno o varios recuadros.
Las plantillas de flujo de aprobación iniciales incluyen sólo un paso y una aprobación para dicho paso. Puede añadir tantas aprobaciones dentro de un paso como pasos sean necesarios en el flujo de aprobación. Reordene los pasos (columnas) arrastrándolos y soltándolos. Reordene las aprobaciones (recuadros dentro de una columna) arrastrándolas y soltándolas para reordenarlas dentro de un paso o moverlas de un paso a otro.
Complete los pasos siguientes para crear una plantilla para el flujo de aprobación.
- En la página Administración del sistema, seleccione Plantillas de flujo de aprobación.
- Pulse Nueva plantilla o seleccione la plantilla que desea editar.
- Añada o cambie el título y la descripción de la plantilla.
- Seleccione cómo desea cerrar las aprobaciones.
| Opción |
Descripción |
|---|
| Automáticamente cuando todos los revisores han dado su aprobado |
- Si algún revisor responde a cualquier paso con "No aprobado", se alerta al propietario del flujo de aprobación y a los gestores del Área de revisión.
- Si se aprueban todos los pasos, la aprobación se cierra con un estado de "Aprobado" cuando el último revisor aprueba el último paso.
|
| Manualmente |
El propietario de la aprobación debe cerrar manualmente la aprobación seleccionando . |
- Bloquee la versión del elemento de revisión, si es necesario.
El bloqueo de la versión impide a los revisores añadir anotaciones de marcación dentro de la versión del elemento creativo en el Área de revisión.
Deje la versión desbloqueada si desea que los revisores introduzcan comentarios utilizando la herramienta de inserción de marcación.
Nota: Si espera bloquear la versión, debería tener en cuenta una posible habilitación de la respuesta "Aprobado con comentarios" o proporcione un recuadro Comentarios para la respuesta "Aprobado". Esto se puede configurar para la cuenta bajo Administración del sistema > Valores de cuenta > Valores de aprobación.
- Entre el número de días hasta el vencimiento. Este es el número de días que los revisores tienen para responder antes de que el paso de la aprobación esté retrasada.
Nota: Puede entrar 0 para el número de días de vencimiento. Esto significa que la aprobación vence la medianoche del mismo día que empieza el paso de aprobación. Los días de fracción no están soportados.
Las fechas de vencimiento se calculan automáticamente cuando se aplica la plantilla utilizando estas duraciones.
- En la parte inferior, pulse los campos para añadir Títulos de aprobación y Descripciones de aprobación. Pulse Tabulador para ir al campo siguiente o para crear una fila nueva, que añade una aprobación para el paso actual. Cada fila corresponde a un recuadro de aprobación en la Visión general del flujo dentro del paso.
Para suprimir una aprobación dentro de un paso, pulse la x roja a la derecha del campo de descripción.
Nota: El número máximo de caracteres en los campos de descripción es 1333.
- Para añadir pasos al flujo de aprobación, pulse Añadir paso y entre títulos y descripciones.
Para suprimir un paso, selecciónelo en la Visión general del flujo y pulse Suprimir paso. Confirme la supresión.
Nota: Debe haber, como mínimo, una aprobación para cada paso.
- Opcional: Para reordenar las aprobaciones dentro de un paso o para mover una aprobación a otro paso, arrastre y suelte el recuadro de aprobación en la Visión general del flujo. Para reordenar un paso, arrastre y suelte el paso en la Visión general del flujo.
- Pulse Guardar cuando haya terminado.
Nota: En una plantilla nueva, pulsar Cancelar descarta la plantilla. En una plantilla existente, pulsar Cancelar revierte a la última versión guardada de la plantilla.