Richtlinien dokumentieren

Sie können Unternehmensrichtlinien und staatliche Verordnungen dokumentieren, die Einfluss auf die Prozesse und Entscheidungen in Ihrem Unternehmen haben. Damit können Sie dann die Einhaltung von Vorschriften in Ihren Geschäftsabläufen überwachen. Außerdem können Sie bei sich ändernden Richtlinien oder Verordnungen einfach nachvollziehen, welche Prozesse oder Entscheidungen davon betroffen sind.

Sie können eine Richtlinie nach einer der folgenden Methoden erstellen:
  • Um eine Richtlinie in einem Bereich zu erstellen, klicken Sie auf "Neu erstellen" > "Richtlinie ".
  • Klicken Sie zum Erstellen einer Richtlinie über die Seite "Bibliothek" auf Neue Richtlinie erstellen.

Soll eine Richtlinie dokumentiert werden, fügen Sie eine Beschreibung der Richtlinie hinzu. Wenn die Beschreibung der Richtlinie lang ausfällt, geben Sie eine kurze Zusammenfassung an. Wenn die Richtlinie kurz ausfällt, geben Sie die komplette Richtlinie an.

Wenn Ihre Richtlinien im Intranet Ihres Unternehmens oder in einem Content-Management-Repository gespeichert werden, können Sie auch Referenzen als Anhänge oder Links zu URLs hinzufügen:
  • Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf "Hinzufügen" > "Dateianhang ". Wählen Sie in dem Fenster die hochzuladende Dokumentation aus.
  • Um einen Link hinzuzufügen, klicken Sie auf "Hinzufügen" > "Hyperlink ". Geben Sie in dem Fenster den Namen für den Link und die URL an.

Nachdem Sie Ihre Richtlinie erstellt haben, können Sie von einer Entscheidung oder einem Prozessentwurf aus einen Link dorthin einrichten. Klicken Sie dazu in dem Prozessentwurf oder der Entscheidung mit der rechten Maustaste auf ein Element im Diagramm und wählen Sie Details aus. Wählen Sie auf der Registerkarte "Richtlinien" die Richtlinie aus, die diesem Element zugeordnet werden soll. Sie können Richtlinien auch einem kompletten Prozessentwurf zuordnen. Klicken Sie dazu irgendwo im Hintergrund des Prozessdiagramms mit der rechten Maustaste, um die Ansicht "Details" für das komplette Diagramm aufzurufen.

Um mehrere Richtlinien auf der Seite "Bibliothek" oder "Speicherbereichsüberblick" zu verschieben oder zu kopieren, verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Klicken oder Cmd+Klicken, um die einzelnen Richtlinien auszuwählen. Sie können auch die erste Richtlinie auswählen und dann mit Umschalttaste+Klicken die letzte Richtlinie und alle Richtlinien dazwischen auswählen. Lassen Sie die Taste los und klicken Sie auf das Dropdown-Menü über einer der ausgewählten Richtlinien, um Verschieben oder Kopieren anzugeben.