Verwaltung von Ordnern und Dokumenten für ECM-Systeme

Order und Dokumente sind wichtige Konzepte in ECM-Systemen. Ordner ähneln gewöhnlichen Ordnern aus Pappe. Ordner sind Container für andere Ordner, so genannte Unterordner, oder Dokumente. Sie stellen eine Struktur für die Informationen in einem ECM-System bereit. Ein Dokument kann beispielsweise ein Kreditbericht sein. Ein solches Berichtsdokument kann beispielsweise einen Titel für die Person aufweisen, der dieser Kreditbericht zugeordnet ist. Außerdem kann es Abschnitte für einen Kreditberichtsspeicher und einen Verlauf der Transaktionen mit Kreditinformationen für diese Person umfassen. Jedes Mal, wenn die Kreditinformationen einer Person aus diesem Dokument verwendet werden, erfolgt dies entsprechend der Dokumentstruktur. Ordner und Dokumente müssen verwaltet werden.

Verwaltung von Ordnern und Dokumenten mit dem verwalteten IBM BPM-Speicher und einem externen ECM-System

Im Prozesseditor können Sie den Inhalt vorhandener ECM-Systeme mit einer IBM BPM-Lösung integrieren. Die ECM-Systeme stehen für die Integration zur Verfügung, da Sie die ECM-Servereinstellungen auf der Seite mit den Einstellungen für die Prozessanwendung definieren können. Siehe Enterprise Content Management-Server hinzufügen.

Auf der Registerkarte Ordner des Prozesses definieren Sie die Ausgangsstruktur der Ordner einer Instanz. Die Struktur besteht aus Referenzen auf Ordner in Ihren ECM-Systemen, die durch einen Pfad angegeben sind. Diese Ordnerreferenzen können statisch sein, beispielsweise Referenzen auf Ordner, die Dokumentschablonen für die Lösung enthalten. Durch die Verwendung der Variablenwerte können sich die Referenzen auch auf die Instanz beziehen. Beispielsweise kann ein Link zu einem Ordner, der sich auf eine Instanz des Typs 'Claim' bezieht, erstellt werden, indem die Variable claimId in den Pfad eingeschlossen wird. Durch die Auswahl des entsprechenden Kontrollkästchens Automatisch erstellen können Sie diesen instanzspezifischen Ordner automatisch erstellen. Siehe IBM BPM oder externes ECM-System zur Ordnerverwaltung auswählen.

Mit den Tools für die Inhaltsintegration können Sie mit Ihrer Ordnerstruktur zur Laufzeit arbeiten. Die Benutzer sehen diese Ordnerstruktur bei ihrer Arbeit mit der Instanz in IBM Process Portal. Siehe Mit einem ECM-System oder IBM BPM-Speicher integrierten Service erstellen.

Prozessinstanzen zwischen den beiden Verwaltungsmöglichkeiten für Ordner und Dokumente migrieren

Wenn Sie einen neuen Snapshot einer Prozessanwendung installieren, müssen Sie entscheiden, wie mit den Daten aus dem vorherigen Snapshot verfahren werden soll. Insbesondere müssen Sie entscheiden, wie Instanzen aus dem vorherigen Snapshot zu behandeln sind, die noch ausgeführt werden. Eine Instanz ist ein aktiver Prozess.

Wann sollte eine Migration von Instanzen erfolgen? Nehmen Sie an, Sie haben in einem früheren Release wie etwa IBM BPM 8.5.6 einen Prozess erstellt und bei der Erstellung die Basic Case Management-Funktion verwendet, die den Falleditor verwendet. Als Nächstes haben Sie einen Snapshot Ihrer Prozessanwendung erstellt, den Snapshot auf einem Server installiert und aktiviert und Ihre Instanzen gestartet.

Jetzt haben Sie Ihren Content-Management-Modus auf IBM BPM umgestellt. Siehe Zugriff auf Enterprise Content Management-Inhalte ändern. Der IBM BPM-Modus basiert auf dem verwalteten IBM BPM-Speicher, während die vorherige Auswahl auf dem IBM BPM content store basierte. Der verwaltete IBM BPM-Speicher ermöglicht komplexe Ordnerstrukturen, was bedeutet, dass Ordner in Ordner verschachtelt werden können. Nachdem Sie diesen Wechsel vollzogen haben, haben Sie die Entwicklung Ihrer Prozesse fortgesetzt und einen weiteren Snapshot Ihrer Prozessanwendung erstellt. Sie haben Ihre Prozessanwendung auf dem Server installiert und aktiviert. Aktive Instanzen aus dem vorherigen Snapshot können jetzt in den neuen Snapshot migriert werden. (Siehe Snapshots mithilfe der Process Center-Konsole migrieren.) Eine Instanz, die ihren Endstatus erreicht hat, d. h. deren Ausführung beendet ist, kann migriert werden. Dabei werden keine Änderungen am Inhalt vorgenommen.

Eine Umkehrung der Situation ist nicht möglich. Die Basic Case Management-Funktion ist nicht länger in IBM BPM enthalten.

Sie müssen Prozessinstanzen nicht migrieren. Sie können die zurzeit aktiven Instanzen bis zum Abschluss mit dem zuvor installierten Snapshot belassen.