Erweiterte Aufbewahrungsverwaltung

Das IBM® Content Manager OnDemand-Feature 'Enhanced Retention Management' für die erweiterte Aufbewahrungsverwaltung hilft Ihnen beim Verwalten und Umsetzen der Aufbewahrung von Dokumenten in einem Content Manager OnDemand-System.

In einem Content Manager OnDemand-System werden Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt. Die Aufbewahrung von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum wird üblicherweise als Aufbewahrungsverwaltung bezeichnet.

Der Begriff der Schriftgutverwaltung beschreibt den Prozess des Aufbewahrens und Löschens von Dokumenten nach bestimmten, nicht unbedingt zeitbezogenen Kriterien, z. B. die Aufbewahrung von Dokumenten bis zum Ende eines Rechtsstreits. Ohne das Feature 'Enhanced Retention Management' kann Content Manager OnDemand keine Schriftgutverwaltung implementieren. Dafür gibt es folgende Gründe:

  • Bei der Schriftgutverwaltung wird vorausgesetzt, dass Sie einzelne Dokumente steuern können. Content Manager OnDemand verwaltet jedoch nicht einzelne Dokumente, sondern Anwendungsgruppen, und nutzt einen Speichermanager, um Dokumente zu löschen (verfallen zu lassen).
  • Für die Schriftgutverwaltung ist es erforderlich, dass der Löschzeitpunkt für ein Dokument flexibel festgelegt werden kann. Allerdings definiert Content Manager OnDemand den Zeitpunkt, zu dem Anwendungsgruppen gelöscht werden sollen, über feste Zeiträume, z. B. fünf Jahre nach dem Laden von Dokumenten durch Content Manager OnDemand.
Diese Einschränkungen können Sie umgehen, indem Sie das Feature 'Enhanced Retention Management' erwerben und installieren. Mit dem Feature 'Enhanced Retention Management' können Sie einzelne Dokumente über temporäre Sperren steuern. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Dokumente zu kennzeichnen, die Sie für einen unbekannten Zeitraum aufbewahren möchten. Soll ein Dokument verfallen, müssen Sie die temporäre Sperre entfernen. Mit temporären Sperren können Sie ganz flexibel entscheiden, wann Dokumente gelöscht werden, da Sie steuern können, wann eine temporäre Sperre entfernt werden soll. Auf diese Weise steuern Sie also den Zeitpunkt, zu dem das Dokument gelöscht wird. Die Verwaltung temporärer Sperren kann über folgende Schnittstellen erfolgen:
  • OnDemand Windows-Clients, IBM Content Navigator, Befehl ARSDOC oder ODWEK Java™-APIs, die über Content Manager OnDemand bereitgestellt werden.
  • FileNet P8, wenn Sie diese Plattform in Content Manager OnDemand integrieren. Hierzu müssen Sie das Integrationsfeature Content Federation Services-Content Manager OnDemand (CFS-CMOD) aktivieren. Das CFS-CMOD-Integrationsfeature unterstützt Sie auch bei der Einbindung von Content Manager OnDemand-Repositorys, indem Ihre Content Manager OnDemand-Inhalte mit den Features für das Geschäftsprozessmanagement (BPM - Business Process Management) und die Schriftgutverwaltung (RM - Records Management) von FileNet P8 verbunden werden.
Das Feature 'Enhanced Retention Management' erfordert auch, dass Sie die Verfallsprozesse Ihres Speichermanagers für die Dokumente inaktivieren, die Sie temporär sperren möchten. Durch das Inaktivieren der Verfallsprozesse wird verhindert, dass der Speichermanager die betreffenden Dokumente löscht.

Aktivieren Sie Enhanced Retention Management nicht, wenn Ihre Dokumente exklusiv in einem Nur-Cache-Speicherknoten gespeichert werden. Im Cache gespeicherte Dokumente sind möglicherweise abgelaufen, selbst wenn für ein Dokument eine temporäre Sperre definiert ist und der Wert für die Lebensdauer von Daten und Indizes erreicht wurde. Auf IBM i-Servern bedeutet dies, dass die Migrationsrichtlinie, die in der Definition der Anwendungsgruppe angegeben ist, zu der die Dokumente gehören, mindestens eine Migrationsrichtlinienebene mit einem anderen Datenträgertyp als Expire haben muss, damit die Daten von Archived Storage Manager (ASM) verwaltet werden.

Sie können folgende Arten von temporären Sperren erstellen:
Temporäre Sperren
Sie geben über Suchvorgänge bestimmte Dokumente an, die temporär gesperrt werden sollen. Sie können Dokumente in allen Anwendungsgruppen temporär sperren. Verwenden Sie diese Art der temporären Sperre, wenn Sie Content Manager OnDemand als Aufbewahrungsverwaltungstool einsetzen.
Implizierte temporäre Sperren
Wenn Content Manager OnDemand Dokumente lädt, werden alle Dokumente in dieser Ladung temporär gesperrt. Nur Dokumente in neuen Anwendungsgruppen können auf diese Art temporär gesperrt werden. Verwenden Sie diese Art der temporären Sperre, wenn Sie eine andere Lösung als Aufbewahrungsverwaltungstool einsetzen.
Temporäre Sperren bieten Ihnen ein hohes Maß an Flexibilität:
  • Sie können mehrere temporäre Sperren erstellen.
  • Sie können mehrere temporäre Sperren für ein einzelnes Dokument oder für mehrere Dokumente aktivieren.
  • Sie können eine einzelne temporäre Sperre für eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten aktivieren.
  • Sie können ein Dokument temporär sperren, das derzeit in Ihrem OnDemand-System gespeichert ist.
  • Sie können ein Dokument temporär sperren, wenn es in Ihr OnDemand-System geladen wird.
Sie können beispielsweise folgende temporäre Sperren erstellen:
  • Eine temporäre Sperre mit der Bezeichnung A für Dokumente, die zu einem Rechtsstreit gehören.
  • Eine implizierte temporäre Sperre mit der Bezeichnung B für Dokumente, die einer gesetzlichen Vorschrift entsprechen müssen, wenn Sie eine andere Lösung zur Verwaltung aller Dokumente, für die diese Vorschrift gilt, einsetzen.
  • Eine temporäre Sperre mit der Bezeichnung C für Dokumente, die Teil einer internen Richtlinie sind.
Sie können die temporären Sperren A und C für ein einziges Dokument aktivieren. Das Dokument läuft erst ab, wenn Sie alle temporären Sperren entfernen. Mit der temporären Sperre A können Sie Dokumente in verschiedenen Anwendungsgruppen temporär sperren. Die implizierte temporäre Sperre B können Sie für Dokumente aktivieren, die Sie in Ihr OnDemand-System laden. Wenn Sie eine Woche später weitere Dokumente zu dem Rechtsstreit suchen, können Sie die temporäre Sperre A für Dokumente aktivieren, für die auch die implizierte temporäre Sperre B gilt. Die Dokumente laufen erst ab, wenn Sie alle temporären Sperren entfernt haben.

Überprüfen Sie nach der Installation des Features 'Enhanced Retention Management' Ihre Content Manager OnDemand-Wartungsprozeduren. Während der Content Manager OnDemand-Wartungszyklen werden Ladungen gemäß Ihren Verfallsrichtlinien gelöscht. Wenn ein Dokument innerhalb einer bestimmten Ladung temporär gesperrt ist, löscht Content Manager OnDemand diese Ladung nicht. Wird das Dokument beibehalten, kann dies folgende Auswirkungen haben:

  • Möglicherweise verbraucht OnDemand Storage Manager Speicherplatz schneller, als Sie ursprünglich geplant haben.
  • Werden die anderen, nicht temporär gesperrten Dokumente in dieser Ladung beibehalten, so sind sie potenziell auffindbar.
  • Wenn Sie arsmaint oder den Plattenspeichermanager (DSM - Disk Storage Manager) ausführen, lädt Content Manager OnDemand diese Ladungen möglicherweise mehrmals neu, was Ihr System unnötig belastet.

Mithilfe der folgenden Befehle können Sie einige dieser Auswirkungen steuern:

  • ARSMAINT und ARSADMIN UNLOAD mit Angabe des Parameters -D
  • Befehl STRDSMOND mit Angabe des Parameters HLDTHLD

Mit diesen Befehlen geben Sie an, wie voll eine Ladung sein muss, bevor sie erneut geladen werden kann. Ab diesem Punkt löscht Content Manager OnDemand die Dokumente ohne temporäre Sperren und lädt die Ladung erneut.