Zugriff auf archivierte E-Mails durch Stellvertreter

In Microsoft® Exchange und Lotus Domino ist es möglich, den Zugriff zu einer Mailbox einem Stellvertreter zu erlauben. Die Berechtigungen von Stellvertretern (Suche, Anzeige, Wiederherstellung archivierter E-Mails) hängen von den Rechten ab, die ihnen eingeräumt wurden.

Lotus Domino

Für die Suche, die Vorschau oder die Wiederherstellung von E-Mails, die aus Lotus Domino archiviert wurden, benötigt der Stellvertreter folgende Zugriffsrechte:

Aktion	Zugriffsberechtigung erforderlich
Archivierte E-Mails anzeigen	"Jedes Dokument lesen" oder höher
Archivierte E-Mails anzeigen und wiederherstellen	"Jedes Dokument lesen und erstellen, E-Mail in Ihrem Namen senden" oder höher Anmerkung: Mit der Zugriffsberechtigung "Jedes Dokument lesen und erstellen, E-Mail in Ihrem Namen senden" kann der Benutzer auf Fehlernachrichten treffen, wenn eine E-Mail wiederhergestellt wird. Diese Nachrichten können ignoriert werden. Die E-Mail wurde erfolgreich wiederhergestellt.
Anzeigen, Wiederherstellen und Suchen nach archivierten E-Mails, manuelles Archivieren von E-Mails	"Jedes Dokument lesen, bearbeiten, erstellen und löschen, E-Mail senden, Out-of-Office aktivieren" oder "Jedes Dokument lesen, bearbeiten und erstellen, E-Mail senden, Out-of-Office aktivieren" Anmerkung: Die Zugriffsberechtigung "Jedes Dokument lesen, bearbeiten, erstellen und löschen, E-Mail senden, Out-of-Office aktivieren" reicht für einen vollständigen Zugriff auf archivierte E-Mails aus. Der Benutzer trifft aber eventuell auf Fehlermeldungen beim Wiederherstellen einer E-Mail, beim Suchen oder beim Markieren einer E-Mail zur Archivierung. Diese Nachrichten können ignoriert werden. Die Aktionen werden erfolgreich ausgeführt. Die Fehlernachricht erscheint nicht, wenn die Zugriffsberechtigung "Jedes Dokument lesen, bearbeiten, erstellen und löschen, E-Mail senden, Out-of-Office aktivieren" aktiviert ist.

Mit der Berechtigung "Jeden Kalendereintrag, jede Aufgabe und jeden Kontakt lesen, erstellen, bearbeiten und löschen" oder niedriger haben Zugriffsberechtigte keinen Zugriff auf archivierte Daten.

Microsoft Exchange

Wenn ein Benutzer einem Stellvertreter Berechtigungen für eine Exchange-Mailbox erteilt, können die Stellvertreter unter bestimmten Umständen Inhalte suchen und anzeigen, die aus dieser Mailbox archiviert wurden.

• Stellvertreter, die die IBM® Content Collector-Outlook-Erweiterung verwenden, können nach archivierten Inhalten suchen, wenn alle nachstehenden Bedingungen gegeben sind:
  • Die Suchfunktion ist installiert.
  • Der Stellvertreter hat Lesezugriff zum Posteingangsordner.
• Stellvertreter, die IBM Content Collector Outlook Web Access verwenden, können auf archivierte Daten zugreifen, wenn die Suchfunktion in Outlook Web Access aktiviert wurde und sie entweder auf die Mailbox im obersten Ordner oder auf einen der folgenden Ordnertypen zugreifen können:
  • RSS-Feeds
  • E-Mail- und Post-Elemente (einschließlich der vordefinierten Ordner "Gelöschte Elemente", "Entwürfe", "Posteingang", "Spam", "Postausgang" und "Gesendete Nachrichten")
  • Journaleinträge
  • Notizelemente

In Microsoft Exchange und Lotus Domino kann der Zugriff auf E-Mails nicht nur auf der Ebene der Mailbox gesteuert werden, sondern auch auf der Ebene der Ordner und Dokumente. Zugriffssteuerungslisten definieren, welche Benutzer Dokumente anzeigen oder ändern können. Beim Archivieren des Dokuments wird diese Zugriffskontrolle im Archiv nicht nachvollzogen. Das bedeutet: Wenn Stellvertreter die erforderlichen Berechtigungen haben, Dokumente einer bestimmten Mailbox zu suchen und wiederherzustellen, können sie alle Dokumente suchen und anzeigen, die aus dieser Mailbox archiviert wurden, ungeachtet der ursprünglichen Zugriffskontrolle. Ein Stellvertreter kann daher in der Lage sein, Dokumente anzusehen, die als vertraulich gekennzeichnet wurden oder aus einem Ordner archiviert wurden, auf den der Stellvertreter keinen Zugriff hat.

Bei Lotus Domino werden die Zugriffskontrolllisten wiederhergestellt, wenn ein Dokument wiederhergestellt wird. Dies bedeutet, dass Stellvertreter ein Dokument finden und anzeigen können, auf das sie nach seiner Wiederherstellung keinen Zugriff mehr haben, weil der Stellvertreter nicht das Recht hat, auf dieses Dokument zuzugreifen.