Dokumente in der Inhaltsbibliothek verwalten

Nutzen Sie die Inhaltsbibliothek im Portal „ IBM® “ ( MaaS360® ), um den Lebenszyklus von Dokumenten und Ordnern vor der Verteilung an verwaltete Geräte zu organisieren und zu steuern. Sie können Dokumentdetails anzeigen und bearbeiten, Dokumentversionen hinzufügen oder aktualisieren und nicht mehr benötigte Elemente löschen.

Details eines Dokuments anzeigen

  1. Wählen Sie auf der Startseite des „ IBM “-Portals unter MaaS360 die Option „Dokumente“ > „Inhaltsbibliothek“ aus.
  2. Klicken Sie unter einem Dokument auf Bearbeiten, um detaillierte Informationen zum Dokument, einschließlich Dateigröße, Sicherheitseinstellungen, Versionsverlauf und Downloadprotokoll anzuzeigen.
  3. Klicken Sie bei Geräten mit „ iOS “ auf „Freigabe einschränken“, um zu verhindern, dass Benutzer Dokumente mit Apps von Drittanbietern öffnen. Klicken Sie für Android-Geräte auf Freigabe einschränken, um die Bereitstellung von Inhalten an das Gerät zu verhindern.
  4. Nutzen Sie die folgenden Optionen, um Richtlinien für iOS -Geräte herunterzuladen.
    Automatischer Download
    Es lädt ein Dokument automatisch auf das Gerät herunter.
    Vorschau des Dokuments in der App ausblenden
    Dadurch wird die Vorschau des Dokuments verhindert. Diese Option unterstützt Dateiformate wie iBooks, in denen keine Vorschau unterstützt wird.
    Kennwortgeschützt
    Benutzer müssen ein Passwort eingeben, um auf das Dokument zugreifen zu können.
    Download nur bei WiFi
    Es nutzt das WLAN-Netzwerk, um ein Dokument herunterzuladen.
    Löschen nach Download beschränken
    Dadurch wird verhindert, dass Benutzer eine lokal zwischengespeicherte Kopie des Dokuments löschen.
  5. Übernehmen Sie Ihre Änderungen und klicken Sie auf „Speichern “.

Verschiedene Dokumentversionen an Benutzer senden

  1. Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
  2. Klicken Sie auf Version hinzufügen.
  3. Suchen Sie nach der neuen Version und klicken Sie auf Speichern.
  4. Geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter. Die Versionshistorie auf dem Bildschirm zeigt die neue Version an.

Dokument oder Ordner aus der Inhaltsbibliothek löschen

  • Klicken Sie unter dem Dokument oder Ordner auf Löschen.

Ordner zur Inhaltsbibliothek hinzufügen

  1. Wählen Sie „Dokumente “ > „Inhaltsbibliothek “.
  2. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen. Das Fenster Ordner hinzufügen wird angezeigt.
  3. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen für den Ordner.
    Anmerkung : Einige der Optionen können je nach den von Ihrem Unternehmen erworbenen Produkten variieren.
    Verfügbar für
    Hier wird festgelegt, welche Gruppe auf den Inhalt des Ordners zugreifen darf.
    Ordnername
    Hier wird der Name des Ordners angegeben.
    Attribut
    Hier werden die Tags angegeben, die zum Auffinden des Ordners verwendet werden. Verwenden Sie Kommas, um die Tags zu trennen.
    Beschreibung
    Es enthält eine Beschreibung des Ordners.
    Sicherheitseinstellungen
    Es werden die Sicherheitseinstellungen angezeigt, die für alle Dokumente in diesem Ordner gelten.
    • Export beschränken
      Dadurch wird verhindert, dass Nutzer einen Ordner mit einer anderen App öffnen.
    • Ausschneiden/Kopieren/Einfügen beschränken
      Dadurch wird verhindert, dass Benutzer den Inhalt des Ordners ausschneiden, kopieren oder in eine andere App einfügen können.
    • WorkPlace-Beschränkungen ignorieren
      Es ignoriert die Einschränkungen der Richtlinie „ WorkPlace “ für den Inhalt des Ordners.
    Downloadrichtlinien
    Es werden die Richtlinien angezeigt, die für alle Dokumente in diesem Ordner gelten.
    • Kennwortgeschützt
      Benutzer müssen ein Passwort eingeben, um auf den Ordner zugreifen zu können.
    • Automatischer Download
      Der Inhalt eines Ordners wird automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
    • Vorschau des Dokuments in der App ausblenden
      Dadurch wird die Vorschau des Ordnerinhalts verhindert. Diese Option unterstützt Dateiformate wie iBooks, in denen keine Vorschau unterstützt wird.
    • Download nur bei WiFi
      Es nutzt das WLAN-Netzwerk, um den Inhalt eines Ordners herunterzuladen.
    • Löschen nach Download beschränken
      Dadurch wird verhindert, dass Benutzer eine lokal zwischengespeicherte Kopie des Inhalts eines Ordners löschen.
    Verteilen an
    Es bietet die folgenden Verteilungseinstellungen, die für den Inhalt des Ordners gelten:
    • Ziel
      Hier wird festgelegt, ob der Inhalt des Ordners an alle Geräte oder Benutzer, an eine vordefinierte Gruppe von Geräten oder Benutzern oder an ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Benutzer verteilt werden soll.
    • Startzeit
      Es gibt ein Startdatum und eine Startzeit an, zu denen der Inhalt des Ordners an ein Gerät oder einen Benutzer verteilt werden soll.
    • Verfallszeit
      Es gibt ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit an. Der Inhalt des Ordners wird automatisch aus dem Gerät entfernt, wenn er verfällt.

Dokumente zu einem Ordner in der Inhaltsbibliothek hinzufügen

  1. Wählen Sie „Dokumente “ > „Inhaltsbibliothek “.
  2. Klicken Sie auf den Ordner, dem Sie ein Dokument hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Dokumente hinzufügen.

Dokumente zur Inhaltsbibliothek hinzufügen

  1. Wählen Sie „Dokumente “ > „Inhaltsbibliothek “.
    Anmerkung: Möglicherweise müssen Sie Dokumente löschen, bevor Sie ein weiteres Dokument hinzufügen können. Die Menge an freiem Speicherplatz wird auf dem Bildschirm angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Dokumente hinzufügen, um Dokumente hochzuladen, die an iOS- und Android-Geräte verteilt werden sollen.
  3. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie hinzufügen möchten. Das Fenster Dokumente hinzufügen wird angezeigt.
  4. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen.
    Verfügbar für
    Hier wird festgelegt, welche Gruppe auf das Dokument zugreifen darf.
    Dateien auswählen
    Es wählt die Dokumente aus, die der Inhaltsbibliothek hinzugefügt werden sollen. Verwenden Sie Kommas, um die Dateien zu trennen.
    Dokumentnamen
    Hier wird der Name des Dokuments angegeben. Verwenden Sie Kommas, um die Dateinamen zu trennen.
    Attribut
    Hier werden die Tags angegeben, die zum Auffinden des Ordners verwendet werden. Verwenden Sie Kommas, um die Tags zu trennen.
    Sicherheitseinstellungen
    Es werden die für das Dokument geltenden Sicherheitseinstellungen angezeigt.
    • Export beschränken
      Verhindert, dass Benutzer ein Dokument mit einer anderen App öffnen.
    • Ausschneiden/Kopieren/Einfügen beschränken
      Verhindert, dass Benutzer Inhalte aus einem Dokument ausschneiden, kopieren oder in eine andere App einfügen.
    • WorkPlace-Beschränkungen ignorieren
      Ignoriert Einschränkungen aus der WorkPlace Richtlinie für den Inhalt des Ordners.
    • Zulässige Apps
      Teilt das Dokument mit einer ausgewählten Gruppe von Apps.
    • MaaS360 -E-Mails einschränken
      Verhindert, dass Benutzer ein Dokument aus einer E-Mail-Nachricht öffnen.
    Downloadrichtlinien
    Es werden die Richtlinien angezeigt, die für das Dokument gelten.
    • Automatischer Download
      Ein Dokument wird automatisch auf das Gerät heruntergeladen.
    • Download nur bei WiFi
      Verwendet ein WiFi-Netz zum Herunterladen eines Dokuments.
    • Vorschau des Dokuments in der App ausblenden
      Verhindert eine Vorschau des Dokuments. Diese Option unterstützt Dateiformate wie iBooks, in denen keine Vorschau unterstützt wird.
    • Löschen nach Download beschränken
      Verhindert, dass Benutzer eine lokal zwischengespeicherte Kopie des Dokuments entfernen.
    • Kennwortgeschützt
      Erfordert die Eingabe eines Kennworts durch den Benutzer, damit dieser auf das Dokument zugreifen kann.
    • Auf Gerät speichern
      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Richtlinie auf dem Gerät zu speichern.
    • Speicherpfad
      Geben Sie den Pfad ein, um die Richtlinie auf dem Gerät zu speichern.
      Hinweis: Der Pfad %directory_documents% ist ab Android-Version 9.25 und höher zulässig. Die Dateien können im Documents Ordner auf dem Gerät gespeichert werden.
    Verteilen an
    Es verteilt das Dokument an alle Geräte oder Benutzer, an eine vordefinierte Gruppe von Geräten oder Benutzern oder an ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Benutzer und stellt anschließend die folgenden Verteilungseinstellungen bereit, die für das Dokument gelten:
    • Ziel
      Legt fest, ob das Dokument an alle Geräte oder Benutzer, eine vordefinierte Gruppe von Geräten oder Benutzern oder ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Benutzer verteilt werden soll.
    • Startzeit
      Gibt ein Startdatum und eine Startzeit für die Verteilung des Dokuments an ein Gerät oder einen Benutzer an.
    • Verfallszeit
      Gibt ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit an. Das Dokument wird automatisch aus dem Gerät entfernt, wenn es verfällt.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Geben Sie Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter.

Dokumente oder Ordner aus der Inhaltsbibliothek verteilen

  1. Suchen Sie das Dokument oder den Ordner, den Sie verteilen möchten, und klicken Sie auf Verteilen. Das Fenster Dokument verteilen wird angezeigt.
  2. Konfigurieren Sie im Abschnitt „Ziel “ die folgenden Optionen.
    1. Legen Sie fest, ob ob das Dokument oder der Ordner an alle Geräte oder Benutzer, an eine vordefinierte Gruppe von Geräten oder Benutzern oder an ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Benutzer verteilt werden soll.
    2. Geben Sie ein Startdatum und eine Startzeit für die Verteilung des Dokuments oder Ordners an ein Gerät oder an einen Benutzer an.
    3. Geben Sie ein Ablaufdatum und eine Ablaufzeit an. Das Dokument oder der Ordner wird automatisch aus dem Gerät entfernt, wenn er verfällt.
  3. Klicken Sie auf Verteilen.