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連載 IBM Notes/Domino の「検索」を使いたおす! 第 5 回「全文検索以外の便利な検索機能」

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第 5 回目となる今回の IBM Notes/Domino の検索に関する連載記事は、今まで解説してきた IBM Notes/Domino の全文検索以外の便利な検索機能を紹介します。具体的には参照している Notes アプリケーションのビューから即座にビュー上に表示されている文字列の検索を行い目的の文書を探す機能、目的の Notes アプリケーションを Notes クライアントのワークスペースから検索する機能、IBM Domino 上に存在するアプリケーションをアプリケーション名から検索する機能、そして IBM Notes/Domino 外のインターネット上の情報を Notes クライアントから即座に検索する機能を鬼わかりやすく解説します。今回解説する検索機能と今まで解説した全文検索と今回紹介する検索機能との組み合わせで IBM Notes/Domino がいかに効率的な検索の機能を提供しているかご理解いただけるようになっています。なお、今までの全文検索に関しての復習は以下の過去の連載を参照してください。

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クイック検索

Notes アプリケーション内の文書を検索する

Notes クライアント上で現在参照中のビューのすべての列に表示されている文字列から指定した文字列を含む文書を検索できます。

Notes アプリケーションを参照中、ビューをクリックしたが選択された状態でキーボードからキーワードの入力を始めると、検索ダイアログが自動的に立ち上がり、キーワードを含む文書をクイックに検索できます。

この操作がわかりにくいという方は、Control+Fキー(Mac の場合は command+Fキー)でも同じように検索ダイアログが起動します。

図 1. メールアプリケーションで Notes/Domino を含む文書のみを表示した例

 

この機能では、オプションとして検索キーワードを大文字小文字の区別を指定等で結果を絞り込むことも可能です。

列単位で検索範囲を絞り込むことで、ビュー上で目的の文書をクイックに見つけられます。

図 2. クイック検索ダイアログのオプション

 

図 3. 検索範囲の列の指定(メールアプリケーションの例)

 

この検索機能は、1つ以上のソート済みの列がビューで表示されている場合に動作します。列が非表示の場合はその列の情報を利用した検索はできません。

ワークスペース内のアプリケーションを検索する

Notes クライアントでワークスペースを表示中に、キーボードで文字を入力すると、その文字から始まる Notes アプリケーションが選択されます。

図 4. ワークスペース画面

 

上記の状態で「W」を押すと、W で始まる Notes アプリケーションが選択されます。

図 5. ワークスペースから「W」で始まる Notes アプリケーションを選択

 

もう一度「W」を押すと、「W」で始まる別の Notes アプリケーションへと選択が移ります。

アクセスしたい Notes アプリケーションの最初の文字を入力することで、クイックに目的の Notes アプリケーションを見つけることができます。

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Notes アプリケーションの検索

アプリケーションカタログ検索

Notes アプリケーションのタイトルはなんとなく覚えているがどのサーバー上にあるか分からない、または、こういう Notes アプリケーションが無いだろうか?という場合には、「アプリケーションカタログ検索」が有効です。

(ただし、アプリケーションカタログを利用するには、Catalog タスクの稼働やアプリケーションがカタログ対象の設定がされていること、利用中のロケーション文書のカタログサーバーフィールドにサーバー名が設定されていることなどの前提条件があります)

アプリケーションカタログ検索を利用するには、図 6 に示すように Notes クライアントの右上 ① の ▽ アイコンからメニューを開き、② 詳細検索(M)、③ アプリケーションの検索(K)をクリックします。

図 6. アプリケーションカタログ検索の開始場所

 

そうすると、図 7 のような「アプリケーションカタログの検索」画面が開きます。

図 7 のフィールド ④ に Notes アプリケーションの名前の全部もしくは一部を入力し、⑤ の検索をクリックすると、ヒットした Notes アプリケーション一覧が ⑥ に表示されます。リンクアイコンからは該当のアプリケーションを開くことが出来るようになっています。

なお、アプリケーションカタログ検索は、ローカル PC 上の Notes アプリケーションについても利用可能です。

図 7. アプリケーションカタログ検索画面

 

ワークスペース上のアプリケーションアイコンの検索

Notes クライアントのワークスペースにアプリケーションアイコンが多すぎて整理していない場合、どこに目的の Notes アプリケーションがあるかすぐ探せないことはないでしょうか?

その際には、タイトルを検索し、目的の Notes アプリケーションをすぐ開くことができる便利機能があります。

ワークスペース上の Notes アプリケーションを名前から検索するには 図 8 に示すように、Notes クライアント左上にある ⑦ Open ボタンをクリックし、検索バーに探したい Notes アプリケーションのタイトルの全部または一部を入力します。

図 8. アイコン検索の開始場所

 

⑧ のフィールドに検索キーワードを入力すると、⑨ のように該当するタイトルを持つアイコンのタイトル一覧が表示されます。表示された結果から直接 Notes アプリケーションを開くことができます。

図 9. アイコン検索結果

 

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インターネット検索

Notes クライアントから、Yahoo!もしくは Google を通して、インターネット上のコンテンツを検索することができます。

ツールバーにある検索ドロップダウンから、[Yahoo!検索] または [Google Web 検索] を選択します。

図 10. インターネット検索の開始

 

検索したい文字列を入力し、[検索] ボタンを押すことで、Yahoo!や Google の検索結果が表示されます。

図 11. Yahoo!検索の結果を Notes クライアントのタブに表示

 

図 12. Google 検索の結果を Web ブラウザに表示

 

Notes クライアントの [Web ブラウザー] のプリファレンスが、[このオペレーティング・システムのデフォルトとして設定しているブラウザーを使用する] 設定の場合、検索結果は Notes クライアント内のタブではなく、OS のデフォルトに設定されている Web ブラウザに表示されます。

このとき、検索結果を Notes クライアントのタブとして表示したい場合には、[ファイル] [プリファレンス] の [検索] をクリックして、[組み込みブラウザを使用して検索センターの Web 検索結果を表示] を選択します。

図 13. [組み込みブラウザを使用して検索センターの Web 検索結果を表示] オプション

 

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まとめ

今回は IBM Notes/Domino が提供する Notes アプリケーションに格納されているコンテンツをキーワードで検索をする全文検索以外の便利な検索機能を紹介しました。クイック検索ではビュー上に表示されている情報から目的の文書が識別できる場合には全文検索よりもよりクイックかつ簡単に目的に文書を探すことができます。目的の文書が格納されているアプリケーション名は把握しているが、ワークスペース上からその目的のアプリケーションが見つからない場合、または IBM Domino 上にあるのはわかっているが Notes アプリケーションへのパスがわからない場合などはワークスペース検索およびカタログ検索が便利です。そして、業務中にインターネット上の情報を検索する必要に迫られることは頻繁にありますが、Notes クライアントから直接 Web 上のコンテンツを検索する事もできます。今回はこれらの便利検索機能を鬼わかりやすく解説しましたので、みなさまご理解いただけたかと思います。

さて、連載の第 6 回は Notes ウィジェットを利用した便利な検索について鬼わかりやすく解説します。お楽しみに!


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