目次


IBM LotusLive Meetings の概要

Comments

編集者のメモ: このトピックについて詳しく知っていますか。あなたの専門知識を共有しませんか。いますぐ IBM Lotus ソフトウェア Wiki プログラムに参加しましょう。

はじめに

1980 年代初め、テクノロジーがまだ発展途上にあった頃、会議と言えば人々が 一箇所に集まり、話し合うことを意味していました。多数の人との対話が必要なビジネス・ユーザーにとって、特にメンバーが両者が地理的に分散している場合など、この方法は重荷になっていました。移動に費やされる時間、諸経費、さまざまなストレス、地理的な差異などのすべてを考慮して会議を調整しなければなりませんでした。

音声(電話)会議の登場により、従来の会議の弱点は解消されました。しかし、諸経費を削減できても、会議の最も重要な要素、つまり実際にあったときに生まれる空気を再現するまでには至りませんでした。そこで、この問題を解決するために、Web 会議が考案されました。

Web 会議は比較的新しく、世界中のさまざまな地域の人々が、インターネットを通じて集まることを可能にします。Web 会議というものが使われはじめるうちにいくつかの主要なタイプが生まれました。

  • ウェビナー (Webinar)Web セミナーです。多くの場合発表者から参加者への一方向(1:多)のコミュニケーションで、両者の対話はほとんどありません。
  • Web 会議Web セミナーを拡張したもので、モデレーターと参加者との対話が大幅に増加します。Web 2.0 がユーザー・エクスペリエンスの向上に大きく貢献しています。

この記事では、LotusLive が提供する LotusLive Meetings に焦点を当てます。

LotusLive Meetings

たとえ、同僚が自宅で作業していても、顧客が地球の裏側にいる場合でも、アイデアと情報をシームレスかつリアルタイムに交換することが不可欠です。このニーズを解決するために、LotusLive Meetings が開発されました。以前は IBM Lotus® Sametime® Unyte® Meeting と呼ばれていた LotusLive Meetings は、Web とビデオ会議を統合するフル機能のオンライン・ミーティング・サービスです。ユーザーはこのサービスを使用して、参加者が 1 名~数百名までの規模の Web 会議を素早く開始できます。LotusLive Meetings により、ユーザーは自宅やオフィスから外出することなく、デスクトップの共有や、デモおよびプレゼンテーションを簡単に行えます。

企業によくある、社内外に分散したメンバーから構成されるプロジェクト、そのメンバー間のコラボレーションにLotusLive Meetingsは役にたつでしょう。あるいは、また、IT コストの削減の手段を模索している企業、あるいは SaaS (software as a service) の活用による既存のオンプレミス(自社保有型)ソリューションの拡張を模索している企業も、LotusLive Meetings を利用することでそのニーズを満たすことができます。

LotusLive Meetings が提供するサービス

それでは、営業担当員の Bob を例にご紹介しましょう。Bob はABC 社の社員で、常に多くの顧客や同僚と話をしながら移動しています。Bob は LotusLive Meetings を活用して、会議の苦労を軽減しています。LotusLive Meetings で次のことができるのです。

  • オンライン・ミーティングの主催迅速な意見交換のために、オンライン・ミーティングを主催して同僚や顧客に参加を求めることができます。
  • プレゼンテーションミーティングの参加者にアイデアをより深く理解してもらうために、プレゼンテーションを実施できます。
  • ポインターと蛍光ペンの使用画面の特定の箇所に注意を引くために、ポインターと蛍光ペンを使用できます。
  • デスクトップの共有ファイルを表示するプレゼンテーションだけでなく、デモによってアプリケーションを説明したい場合、Bob はミーティングの他の参加者とデスクトップを共有できます。
  • アンケートの実施ミーティング中に、意見に賛成する人の数を素早く知る必要があるとき、アンケートを実施できます。
  • 参加者の管理ミーティングに対してモデレーター権限を持つユーザーは、ミーティングの制御を他の参加者に渡す、他の参加者をプレゼンターにして、その参加者がホストの役割を果たしてミーティングを継続する、他の参加者から迅速なフィードバックを得る、参加者とファイルを共有する、参加者の連絡先情報を更新するといったことが可能です。
  • 会議のロック会議をロックすることにより、それ以上の参加者が会議に入れないようにすることができます。ロック解除すると、参加が認められます。
  • 参加者とのチャット参加者は、画面右側に統合されたチャット・ウィンドウを使用して相互にチャットできます。また、Q & A チームへの質問の送信、回答の入手、および情報の交換も可能です。
  • 挙手による意思表示ミーティングの参加者は、話を中断せずにプレゼンターの注意を引く上品な方法として、挙手が認められています。Bob は挙手した参加者に注意を向け、質問に応えられます。
  • ビデオの共有パソコンに接続したWeb カメラからの映像を参加者たちに流すことができます。
  • ミーティングの記録記録サービスを使用して、ミーティングの全体または一部を記録できます。
  • オーディオキャストの実行オーディオキャスト・サービスを使用して、電話会議の音声を参加者のパソコンにブロードキャストすることができます。

オンライン・ミーティングの主催

Bob は休暇中に上司から連絡を受け、顧客とのミーティングをすぐに調整するよう依頼されました。Bob は LotusLive Meetings を使用して、会議を主催することにしました。まず、LotusLive Meetings にログインし、図 1 に示す LotusLive Meetings のホーム・ページから Web ミーティングを開始します。

図 1. LotusLive Meetings のページ
LotusLive Meetings のページ
LotusLive Meetings のページ

参加者の招待

図 1 に示すように、Bob は次のオプションを使用して、参加者をミーティングに招待できます。

  • 参加するユーザーは、Bob のミーティング ID を入手し、これを「ミーティングに参加」–「ミーティング ID」というラベルのテキスト・ボックスに入力することにより、ミーティングに参加できます。
  • Bob は、ミーティング URL をコピーしてチャット・ウィンドウに貼り付けるか、電子メールを送信することにより、直接リンクを送ることができます。ゲスト・ユーザーは、このリンクを使用して LotusLive Meetings に参加できます。
  • Bob は、ミーティング ID および URL に関する情報と案内文を含む電子メールを送信することで、参加者を招待できます。これを行うには、「招待の送信」リンクをクリックします。このリンクによってデフォルトのメール・クライアントが起動され、指定された参加者にメールが送信されます。

プレゼンテーション

Bob がミーティングを開始し、すべての参加者が加わりました。Bob は参加者にプレゼンテーションを行う必要があります。LotusLive Meetings の「公開」オプションを使用して、プレゼンテーションを実行できます。

図 2. LotusLive Meetings のプレゼンテーション画面
LotusLive Meetings のプレゼンテーション画面
LotusLive Meetings のプレゼンテーション画面

Bob は自分のコンピューターからファイルをLotusLive Meetings にアップロードできます。複数のファイルをアップロードすることが可能で、プレゼンテーション中にファイルを切り換えられます。プレゼンテーションの各ページを移動するには、ツールバーの右矢印と左矢印を使用します。

複数のファイルをアップロードした後、「公開」オプションのそばにある下矢印をクリックすることで、ファイルを切り換えられます。また、プレゼンテーション・エリアを消去する「ファイルの消去」オプションもあります。

図 3. 「公開」オプションが強調表示されているツールバー
「公開」オプションが強調表示されているツールバー
「公開」オプションが強調表示されているツールバー

ポインターと蛍光ペンの使用

プレゼンテーション中に、プレゼンテーション内の箇所場所を指したり、ハイライト表示したりすることができます。これを行うには、ツールバーの「ポインター」オプションおよび「蛍光ペン」オプションを使用します。「蛍光ペン」オプションにはカスタム・カラーが含まれているので、Bob はセクションごとに異なる色を使用してハイライト表示できます。

デスクトップの共有

Bob は参加者にプレゼンテーションを行いました。続いて扱っている商品の紹介ビデオを見せようと思います。。顧客にビデオを表示するには、ツールバーの「共有」オプションを使用します。このオプションを使用すると、参加者と共有したいアプリケーションを選択できます (図 4 参照)。共有後にアプリケーションが参加者から見えるようになり、Bob はすべての参加者に対してビデオを再生できます。

図 4. アプリケーションの共有
アプリケーションの共有
アプリケーションの共有

アンケート

ミーティング中またはミーティング後、例えばBob が自分の意見に賛成する人の数を知りたいとしましょう。ツールバーの「アンケート」オプションを使用して、迅速なアンケートを実施できます。アンケートの質問を送信すると、その質問が参加者のウィンドウに表示されます。参加者はアンケートの質問に答えられます。回答は Bob の画面に表示され、グラフィカルな表示によって、意見に賛成した参加者の数や、改善が必要と思っている人の数を把握できます。

図 5. アンケート
アンケート
アンケート

参加者の管理

Bob はミーティングのモデレーターとして、ミーティングの流れを制御および整理するために役立つ権限を持っています。モデレーター権限には、次のものがあります。

  • 参加者をプレゼンターにするBob は顧客に対し、同僚の Alice のシステムでセットアップされたアプリケーションのデモを実施したいと考えています。Alice をプレゼンターにすることで、これを実行できます。プレゼンターとなった Alice は、自分のアプリケーション、ファイル、プレゼンテーションを共有することで、顧客に表示できます。Bob はいつでも Alice の権限を取り消して、別の参加者をプレゼンターにすることができます。
  • 参加者とファイルを共有するBob は、顧客からのフィードバックを取り入れてプレゼンテーションを変更しました。この更新済みのバージョンをミーティング中に Alice と共有し、 Alice が後で使用できるようにしたいと考えています。Alice または他の各参加者とファイルを共有することで、これを行うことができます。
  • 制御を参加者に転送するBobは、顧客への設計文書の説明を Alice に任せるつもりです。制御を Alice に渡すことにより、これを実行できます。Alice は Bob と共有したプレゼンテーション・エリアを使用して、設計文書を説明できます。
  • 連絡先情報を更新するBob は連絡先情報を更新するオプションを持っています。このオプションは、参加者がお互いを容易に認識するために役立ちます。
  • 参加者をミーティングから遮断するBob は機密データを特定の参加者だけに見せたいときに、このオプションを使用できます。

Bob はこれらの機能を使用してミーティングの進行を管理し、予定通りの内容をきっちり届けられるでしょう。

参加者とのチャット

ミーティング中に Bob が答えられない質問を受けることがあります。同僚の Alice が回答を知っていれば、Bob は LotusLive Meetings の統合チャット・サービスを使用して Alice と素早くチャットすることで回答を得て、質問に答えられます。また、Bob は参加者を Q & A グループに割り当てることもできます。Q & A グループに向けられた質問は直接このグループに送られるため、 Bob はファイルのプレゼンテーションを中断する必要がありません。指定された Q & A の応答者が、送られたすべての質問に対応します。

挙手

ミーティング中に、参加者 (たとえば、Alice) が話を中断せずに Bob に質問したいときは、挙手によって伝えられます。Alice が挙手すると、「手」のアイコンが Bob のウィンドウで点滅するため、Bob は必要な手段を講じて処理できます。

ビデオの共有

LotusLive Meetings には、ビデオを共有するオプションがあります。Bob はこのオプションを使用して、Web カメラを利用して映像の生中継を行えます。ビデオを開始すると、 Bob (または、プレゼンター) の Web カメラからの映像がすべての参加者に共有されます。より臨場感あふれる会議となることでしょう。

会議のロック

たとえば、会社の方針を議論している経営層のミーティングに Bob が参加しているとします。すべての管理者が参加した後、Bob は会議をロックし、参加者がこれ以上 会議に参加できないようにしないよう禁止できます。この方法により、他のユーザーが Bob のミーティング ID を知っていても、ミーティングのプライバシーを保護できます。機密情報に関する議論が終わった後、再びロック解除し、他の参加者の参加を認めることも可能です。

ミーティングの記録

ミーティング中、Bob はツールバーの記録オプションをクリックすることで、いつでもセッションを記録できます。このオプションをクリックすると、必要な認証情報を求めるウィンドウが表示されます。この認証情報は、Bob がこのサービスに登録したときに受け取ったものです。

図 6. ミーティングの記録
ミーティングの記録
ミーティングの記録

オーディオキャスト

ミーティング中はいつでも、「オーディオキャスト」オプションをクリックすることにより、オーディオキャストを開始できます。Bob がオーディオキャストを開始すると、聞くだけの参加者はそれぞれが電話会議に入らなくても、コンピューターのスピーカーを通じて Bob の音声を聴くことができます。オーディオキャスト・オプションを有効にするために、Bob は必要な認証情報を入力し、「オーディオキャストの開始」ボタンをクリックしなければなりません。

図 7. オーディオキャスト
オーディオキャスト
オーディオキャスト

管理機能

LotusLive Meetingsユーザーのアカウント設定を見ていきましょう。図 8 に示すように、以下の設定があります。

  • 名前
  • 電子メール・アドレス
  • 役割
  • パスワード
図 8. 管理設定
管理設定
管理設定

ユーザーは、表示名やパスワードなどの個人設定を変更できます。

LotusLive Meetings契約企業の管理者になっているユーザーは、図 8 に示す追加の設定も利用できます。これらを使用すると、会社名、会社の連絡先の電子メール、および住所を設定または変更できます。他の管理設定には、以下のものがあります。

  • サブスクリプション会社が購読している LotusLive Meetings のすべてのユーザー・サブスクリプションをリストします。それぞれの詳細を表示することもできます。
  • ユーザー・アカウント管理者が LotusLive Meetings のユーザーを表示するための機能です。管理者はアカウントの編集やパスワードの変更などを行えます。また、ユーザーを会社に追加できます。このアクションにより、LotusLive Meetings への参加を求める電子メールの招待状が新規ユーザーに自動的に送信されます。
  • 注文履歴会社が行ったすべての注文をリストします。

LotusLive Events に関するメモ

LotusLive Events はオンライン・イベント管理サービスおよび Web 会議サービスであり、ユーザーによる Web セミナーの作成、主催、および管理を支援します。LotusLive Meetings によって提供されるフル機能の Web 会議サービスに加え、ユーザーは、参加者の事前登録管理、イベントの主催、およびイベント後の分析やフォローアップに必要なすべてのツールを利用できます。LotusLive Events には、すぐに使用できる招待メールや、通知メールのテンプレートが用意されており、Web セミナーへの参加者数の確保に役立つことでしょう。さらに、簡単なアンケート形式の貴重なフィードバックも収集することができます。


ダウンロード可能なリソース


関連トピック


コメント

コメントを登録するにはサインインあるいは登録してください。

static.content.url=http://www.ibm.com/developerworks/js/artrating/
SITE_ID=60
Zone=Lotus
ArticleID=457540
ArticleTitle=IBM LotusLive Meetings の概要
publish-date=12102009