Lotus Notes/Domino 7 での会議室予約の新機能

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以前の developerWorks: Lotus 記事では、Domino 7 より前の会議室予約の設計について簡単に説明しました。また、Domino 7 での新しい会議室予約システムのアーキテクチャーを技術的な面から解説しました。上記の記事は新しい会議室予約システムに慣れるために書かれているので、先に進む前にもう一度お読みになることをお勧めします。なお、技術面ではなく Domino 7 の会議室予約の新機能にだけ興味がある場合は、このままお読みください。

Lotus Domino 7 では、会議室予約テンプレートにおけるこれまでの動作が一部改訂され、新機能が追加されています。また、会議室予約を使いやすくするために、会議室予約に関連する新機能がメール・テンプレートに追加されています。メール・テンプレートでの新機能を除き、この記事で取り上げるすべての変更と追加は新しい会議室予約テンプレートに加えられたものです (メールの新機能については、この記事の後半で説明されています)。

以前の記事でも述べたように、Lotus Domino 7 用の会議室予約に関する新機能のすべては、どのバージョンの Notesクライアントからも使用できます。会議室予約の新しいシステムと機能を使用するために、すべての Notesクライアントをリリース 7 にアップグレードする必要はありません (ただし、Notes クライアントは、使用している Domino Server から 2 つ以内のリリースにしておくことを強くお勧めします)。唯一の例外は、Notes メール・テンプレートのカレンダーとスケジュールに追加された会議室予約関連の新機能です。この機能を利用するには、Notes 7クライアントが必要です。

この記事は、すべての Notes ユーザーとシステム管理者を対象として書かれています。

Domino 7 での会議室予約の新機能

それでは、Domino 7 での会議室予約の新機能について見ていきましょう。前の developerWorks: Lotus 記事で簡単に触れたビュー・レベルの変更に加え、いくつかの新しい機能がテンプレートに追加されています。

会議室予約システムを Domino 7 用に再設計したことにより、会議室を予約するときのユーザー・エクスペリエンスに若干の変更が生じています。新機能の説明に進む前に、この点を理解しておく必要があります。Domino 7 より前の会議室予約テンプレートの設計では、ユーザーは「データベースで予約要求を保存できたのだから、この予約は受け付けられた。会議室/リソースは私だけが使用できる」と考えがちでした。これは、正しい場合も、正しくない場合もありました。再設計により、予約の重複は過去のものになりました。なぜ、どのような方法で会議室予約システムを再設計したのかを理解するには、会議室予約に関する以前の記事を調べる必要があります。この動作変更をユーザーに明確に伝えるために、この点に関する説明が一番上に表示されるよう会議室予約フォームが更新されています (図 1 参照)。

図 1. 新しい予約メッセージ
新しい予約メッセージ
新しい予約メッセージ

メモ: 簡潔な記述にするために、これ以降は「会議室とリソース」という表現を単に「会議室」と表記します。「会議室」と書かれている場合は、常にリソースも含まれるものとします。ただし、会議室とリソースを区別する必要がある場合は、その旨を記載します。

Sametime インテグレーション

Domino 7 の会議室予約システムで最も目立つ追加機能は、会議室予約データベースがビュー・レベルと予約レベルの両方で Sametime 対応になった点です。下図 2 はビュー・レベルを示します。

図 2. Sametime インテグレーション (ビュー・レベル)
Sametime インテグレーション (ビュー・レベル)
Sametime インテグレーション (ビュー・レベル)

下図 3 は予約レベルを示します。

図 3. Sametime インテグレーション (予約レベル)
Sametime インテグレーション (予約レベル)
Sametime インテグレーション (予約レベル)

これは、予約の所有者にメールやインスタント・メッセージをすばやく送信したり、予約の所有者をコンタクトリストに追加できることを意味します。たとえば、特定の会議室を利用したいとき、その会議室がすでに他のユーザーによって予約されている場合、そのユーザーに連絡して会議室の交換を依頼するなどのことが簡単にできます。

自動確認の通知

長い間、メールファイルのカレンダーとスケジュールを使用して会議室を予約することが推奨されてきましたが、多くのユーザーは、会議室を最初に押さえておこうとして、会議室予約データベースで直接予約を作成する傾向がありました。この後、ユーザーはカレンダーとスケジュールを使用して、予約した会議室も含め、すべての参加者に会議招集を送信します。すでに会議室は直接予約してあるので、会議室からの「拒否」返答は単純に無視します (当然、この「新しい」招集は拒否される必要があります)。残念ながらこの操作は、ユーザーのメールファイルにある実際のカレンダーエントリと、会議室予約データベース内の予約との間で、2 つの関係を切り離すことを意味します。つまり、カレンダーエントリに加えられた変更やキャンセルは、会議室予約データベース内の予約要求には適用されません。

この方法を用いると、正しくないのに存在し続ける予約が生じることがあります。以前は、これを解決するために、ユーザーが予約を思い出し、会議室予約データベースを開いて、その予約要求を手動で変更または削除するしか方法はありませんでした。(私たちを含め) 多くのユーザーがこのことに気づき、解決を望んでいました。そして、Domino 7 で、これを解決するための自動確認機能が追加されたのです。この機能は、予約の要求者に送信されるメール通知を生成します。このメールには、近づいている予約についての確認と、会議室予約データベース内の各予約への文書リンクが含まれています。確認メールを受信したユーザーは、予約をそのまま利用する場合は何もする必要はありません。予約が不要になっている場合は、予約への文書リンクをたどり、予約を削除するだけで、他のユーザーにその会議室を簡単に解放できます。

この機能は、会議室予約データベースのサイトプロフィール文書を使用して、サイト単位で設定します。この機能は、システム管理者によって詳細に設定することが可能です。この機能が有効なとき、システム管理者はいくつかのオプションを設定できます。最初のオプションでは、自動確認をサイト内のすべての会議室に関して送信するか、選択した会議室だけに関して送信するのかを指定します。このオプションにより、システム管理者は、使用頻度の高い会議室や特別な注意が必要な会議室の予約だけに自動確認を送信できます。

2 番目のオプションでは、自動確認を誰が受け取るかを指定します。各会議室予約の要求者 ([すべての予約]) または、カレンダーとスケジュールを使用せずにデータベースで直接予約を作成したユーザー ([手動で作成された予約のみ]) を選択できます。カレンダーとスケジュールを使用して作成された予約は要求者のメールファイル内のコピーと同期されるので、近づいている予約を確認する必要はほとんどありません。システム管理者は [手動で作成した予約のみ] を選択し、予約を忘れて放置する可能性の高いユーザーだけに送信するとよいでしょう。

3 番目のオプションでは、自動確認メールを送信する頻度を指定します。デフォルト値は [週] - [日曜日] です。この設定では、毎週日曜日に、月曜から次の日曜までの予約に該当するユーザーに確認通知が生成されます。これは、不要になった予約の削除を忘れているユーザーへの確認で、早めに送信することにより、予約を削除して他のユーザーのために会議室を解放する機会を与えます。しかし、なかなか気づかないユーザーに対しては、[日] を選択してより頻繁に確認を送信することもできます。このオプションを選択すると、確認を送信する間隔を設定できます (図 4 参照)。

図 4. 日数を指定して自動確認を送信する設定
日数を指定して自動確認を送信する設定
日数を指定して自動確認を送信する設定

システム管理者は、各予約ごとに最大 3 回まで自動確認を送信できます。図 4 では、最初の自動確認を 14 日前、2 回目の自動確認を 7 日前、最後の自動確認を 2 日前に、それぞれ送信するよう設定されています。自動確認を 2 回送信する場合は、最後の設定を 0 にします。これで、3 回目の自動確認は送信されません。この機能により、不要になった予約を削除しなかったユーザーは、「6 か月前の予約なので忘れてしまった」という言い訳ができなくなります。自動確認メールにより、予約の情報と予約への文書リンクがユーザーに通知されるからです。

自動確認のサンプルを図 5 に示します。

図 5. 毎週の自動確認のサンプル
毎週の自動確認のサンプル
毎週の自動確認のサンプル

ユーザーは不要になった予約を開き、アクションバーのボタンを使用してその予約を削除できます。これで、他のユーザーがその会議室を予約できるようになります。ある会議室に対し複数の予約を持っているのに、リンクが 1 つしか表示されないことがあります。これは、システム管理者が自動確認を [すべての予約] ではなく、[手動で作成した予約のみ] に設定したためで、他の予約はメールファイルのカレンダーとスケジュール機能を使用して作成されているので表示されません。

将来の予約の制限

ユーザーがどれぐらい先までの予約ができるかを制御する機能も追加されています。お客様からのレポートによると、将来会議室が必要になる可能性を見越して、かなり先の予約をしているユーザーもいるようです。このような行為をすると、実際のニーズがないのに非常に長期間会議室を予約することになり、利用できる会議室が不足してしまいます。このような電子的な「会議室占拠」のような行為を防止するために、Domino 7 では、将来の予約を制限する機能が追加されています。この機能を使用すると、システム管理者は、ユーザーがどれぐらい先まで予約できるかを制限できます。

この機能は、利用可能時間と同様に会議室単位で設定します。リソース文書の [利用可能時間] セクションの下にこの機能が追加されています。設定方法は 2 とおりあり、システム管理者は将来の日数を指定するか、特定の日付を指定することにより、予約を制限できます。日数を指定して制限する方法がデフォルトの設定で、デフォルトの制限は 90 日です。これは、今日から 90 日後までの予約が可能であることを意味します。設定されている日数よりも先の予約を試みると、Rooms and Resource Manager から、日付の超過による拒否の通知が送信されます。あるいは、会議室予約データベース自体で直接予約を試みたときは、要求を保存できません。拒否の返答により、競合のために会議室が利用できないのか、日付が制限を超過しているのかを区別できます。会議室予約データベースで直接予約を試みたユーザーには、どのような制限があるのかを示すより具体的なフィードバックが返されます (図 6 参照)。

図 6. 将来の予約制限による拒否ダイアログ
将来の予約制限による拒否ダイアログ
将来の予約制限による拒否ダイアログ

期間が不明な修理や使用中止などの理由で会議室が使用できなくなる場合は、特定の日付を指定して制限を設定するとよいでしょう。

クイック予約

会議室を検索したりサイトを選択せずに、すばやく予約できる機能を求める要望がユーザーから寄せられています。Notes/Domino 7 より前では、ユーザーは会議室予約フォームで日付と時間を指定した後、サイトと会議室を選択して利用可能な会議室を検索するか、入力した日付に基づいて利用可能な会議室を検索していました。会議室の予約プロセスをスピードアップするために、クイック予約機能が追加されました。クイック予約は、希望する会議室をユーザーが決めていて、目的の日時にその会議室が利用可能であることを把握している場合に使用します。希望する会議室、日付、時刻を入力し、[保存して閉じる] をクリックするだけの操作です。

クイック予約フォームは、変更できる設定がほとんどなく、標準の予約要求フォームに備わっている利用可能な会議室を検索するコントロールもないので、すばやくロードされます。[クイック予約] アクション・ボタンだけでなく、右クリック・メニューにもクイック予約機能が追加されています。クイック予約を作成するとき、クイック予約要求の日付、開始時刻、終了時刻、リソース名は、現在のビューで現在選択されている予約に基づいて入力されます。既存の予約からデータを引き継ぐことにより、予約の要求プロセスがさらに加速されます。ユーザーに必要なのは、要求を保存する前に希望の日付と時刻を入力することだけです。クイック予約要求フォームを図 7 に示します。

図 7. クイック予約
クイック予約
クイック予約

速度を向上させるために検索機能は省略されていますが、デフォルトで入力された会議室を変更する機能は備えられています。[会議室選択] をクリックすると、要求できる会議室のリストが表示されます。要求の保存時に実際に利用可能かどうかを検証する機能は省略されていないので、ユーザーは保存前に利用可能かどうかを確認するよう求められます。

予約の転送

Domino 7 の会議室予約に追加された機能の中で最も人気が高いのは、予約の転送機能でしょう。Domino 7 より前では、予約を譲渡したり、ユーザー間で予約を交換するには、ほぼ同じタイミングで予約をキャンセルし、すぐに予約要求アクションを起こす方法しかありませんでした。この方法では、予約を交換できる保証はなく、他のユーザーが途中で予約を得てしまう可能性もありました。

また、IBM 社内のパワー・ユーザーが、会議室を交換する別の方法を考案したこともわかりました。会議室の交換や譲渡に口頭で合意した後、相手のユーザー名を [予約の詳細] フィールドに入力する方法です。このようなことをするのは、予約を譲渡したり、別のユーザーと安全に交換する唯一の方法だからです。キャンセル/予約についてのこの代替手法は簡単に使用できますが、現在の予約所有者に対しては、予約に関する何の権限も与えられません。オリジナルの要求者が、すべての変更を行わなければなりません。

Domino 7 では、この問題を解決し、予約を譲渡したり、別のユーザーとの間で予約を交換するプロセスを単純かつ容易にすることにしました。そこで考え出されたのが予約転送機能です。予約の所有者は、会議室予約データベースで直接作成した任意の予約で [予約の転送] アクションボタンをクリックすることにより、予約を別のユーザーに迅速かつ容易に転送し、新しい要求の所有者の名前を指定できます (図 8 参照)。

図 8. 予約の転送
予約の転送
予約の転送

[OK] をクリックすると、指定されたユーザーがすぐに予約の所有者となります。このユーザーは、予約のスケジュール変更、キャンセル、他の会議室への移動、さらに別のユーザーへの転送などを実行できます。会議室の交換も簡単になり、ユーザー間で予約を相互に転送しあうだけです。キャンセル/要求の手続きは不要で、他のユーザーに会議室の予約を横取りされることなく、変更を速やかに行うことができます。

予約の所有者が他のユーザーとの間で予約を交換できるだけでなく、システム管理者にも同様に予約を他のユーザーに転送できる機能が与えられます。予約の所有者が休暇や退職により社内にいないとき、または何らかの理由で転送操作を実行できないときに、この機能が役立ちます。システム管理者が退職したユーザーの ID を使用して予約を削除する必要もなくなるので、新たなユーザーが独自に予約を作成できます。この機能は、Domino 7 Beta プログラムで社内および外部ユーザーから寄せられたフィードバックに基づくものであり、Domino 7 の会議室予約機能に追加された機能の中でも特に要望が高かったものです。

カレンダーとスケジュールでの会議室予約

Notes 7 のカレンダーとスケジュールも、会議室予約との関連で注目されています。社内に多くの会議室やリソースがあっても、ほとんどのユーザーはそのうちの一部だけを日常的に使用します。一般的によく使用されるのは、ユーザーに最も近い場所や便利なところにある会議室です。会議室を選択する操作を簡単にするために、優先会議室の機能が Notes 7 メール・テンプレートに追加されました。優先会議室の機能には、ユーザーが会議でよく使用する会議室の名前が保存されていて、ユーザーが会議室の選択をするときに、利用可能なすべての会議室とリソースのリストの前に、これらのリストが表示されます。

ユーザーは会議招集フォームで会議室ピッカーを使用するときに、図 9 に示されるようなリストを最初に見ます。ピッカーのボタンをクリックして表示されるダイアログには、優先会議室だけが表示されています。

図 9. 優先会議室を選択するダイアログ
優先会議室を選択するダイアログ
優先会議室を選択するダイアログ

希望する会議室がリストにないときは、[予約する部屋] から別のアドレス帳/ディレクトリに切り替え、目的の会議室を選択します。この機能は、各ユーザーが優先する会議室を学習するよう設計されています。優先会議室のリストにない会議室が会議招集に含まれていると、その会議室を追加するかどうかの確認を求められます (図 10 参照)。

図 10. 優先会議室を自動的に追加するダイアログ
優先会議室を自動的に追加するダイアログ
優先会議室を自動的に追加するダイアログ

このダイアログで、ユーザーはこの会議室を優先会議室のリストに追加するかどうかを指定したり、今後の予約でシステムが学習を継続するかどうかを指定できます。また、優先会議室の機能は、メールファイルのプリファレンスで、[カレンダーとタスク]- [会議室/リソース] タブを選択し、手動で設定することもできます (図 11 参照)。このタブの下半分で、優先会議室とリソースを設定します。

図 11. 優先会議室の設定
優先会議室の設定
優先会議室の設定

[会議室リストの管理] をクリックすると、現在のリストを自由に変更できます。会議室が利用できなくなった (または、優先しなくなった) 場合は、リストから簡単に削除できます。会議室の追加も簡単で、ピッカーで会議室の名前をダブルクリックし、[OK] をクリックすると [プリファレンス] ダイアログに戻ります。また、以前に [今後メッセージを表示しない] (図 10 参照) を選択していた場合は、ここでその設定を元に戻すことができます。[会議招集時に会議室のリストへの追加を確認する] (図 11 参照) をクリックすると、機能がリセットされ、デフォルトの動作に戻ります。

優先会議室の設定は、[会議室/リソースの検索] アクションボタンの [会議室の検索] アクションまたは [リソースの検索] アクションでも使用されています。利用可能な会議室の検索に使用される [スケジューラ] ダイアログボックスに、新しいオプションの [検索をこの場所の優先会議室に制限する] が追加されました。[検索] をクリックする前にこのチェックボックスをオンにすると、指定されたサイトに含まれる優先会議室のリスト内でのみ会議室の検索が行われます。それ以外の場合は、指定されたサイト内の利用可能なすべての会議室が検索されます。このフィルタ機能により、ユーザーは会議に必要な会議室を選択するときに、使用しない会議室を無視することができます。たとえば、優先会議室のフィルタがないと、特定の会議室が空いているかどうかを確認するために、利用可能なすべての会議室のリストを (比較的小さなウィンドウで) スクロールしなければなりません。しかし、最初にチェックボックスをオンにしておくと、検索の範囲をより扱いやすいリストに制限することができます。

優先会議室の機能により、企業環境における会議室予約システムの使い方が容易になります。また、選択肢が少なく、その一部しか使用しない小規模な環境にも、この機能は適しています。

これ以外にも、Notes 7クライアントでの会議室予約関連の新機能として、会議室選択ダイアログに機能が追加されています。会議室の選択のためにアドレス帳を選択するときに、より多くの情報が表示されるようになりました (図 12 参照)。

図 12. 会議室選択ダイアログ
会議室選択ダイアログ
会議室選択ダイアログ

所有者によって会議室に何らかの制限が設定されている場合、会議室の名前の前に禁止アイコン (赤い円に斜めの線) が表示されます (図 12 参照)。このアイコンにより、所有者の制限が会議室に設定されていることがすぐにわかります。このような場合は、要求が自動的に処理されず、承認/拒否をすぐに得られない可能性があります。また、マウスのカーソルを会議室の名前の上に移動するだけで、会議室の定員や説明などの情報が表示されます (ダイアログのペイン内をスクロールする必要はありません)。会議室に関する詳細な情報が会議室選択ダイアログの上部にポップアップ表示されるので、ユーザーはスクロールせずに詳しい情報を得られ、仕事に適した会議室を以前よりもすばやく見つけることができます。

まとめ

Domino 7 の会議室予約機能は全面的な見直しを受け、改良されました。基本となるアーキテクチャー全体の再設計に加え、いくつかの新機能が会議室予約に追加されると共に、カレンダーとスケジュールも機能強化されています。追加された新機能の多くは、ユーザーからのフィードバックや要望に基づくだけでなく、IBM 内部での会議室予約デプロイメントの分析や、よりアクティブなユーザーからの意見にも基づいています。これらの新機能のほとんどは、Notes 7クライアントおよびそれ以前のバージョンの Notesクライアントの両方で使用できます。つまり、インストールされているクライアントをアップグレードしなくても、会議室予約の優れた機能を活用できます。

ユーザーの使いやすさと、システム管理者が会議室予約システムを制御する機能の両方が改善され、機能強化されています。


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ArticleTitle=Lotus Notes/Domino 7 での会議室予約の新機能
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