目次


新人 SE が学ぶ IBM Connections

第7回 IBM Notesと組み合わせて使って変わる!~ストックとフローを使いわけよう~

Comments

コンテンツシリーズ

このコンテンツは全#シリーズのパート#です: 新人 SE が学ぶ IBM Connections

このシリーズの続きに乞うご期待。

このコンテンツはシリーズの一部分です:新人 SE が学ぶ IBM Connections

このシリーズの続きに乞うご期待。

前回からの流れ

ちょっと痩せた。

唐突だが世の中には凄い人がいる、ということを僕はよく知っている。
とあるSNSの若いCEO然り、最近会長職を退いたIT業界の大金持ち然りである。
彼らは皆、一般人とは違う境地にあるということは多くの人が感じているのではないだろうか。

ちなみに僕はリンゴマークの髭の人の一時期ファンで、学生時代の研究発表はジーパンとタートルネックで臨んだ(直前恥ずかしくなり上にジャケットを羽織ってしまった)
たまに友人と飲みに行くと「あ、ジョブ◯スタイルだ」と言われる。

弊社も同様に脱電子メールという異業を成し遂げた人物がいる。
『脱電子メールの4年間:IBM社員のワークスタイル』
この人はコミュニケーションの大半を IBM Connections (以下、Connections )と一般のSNSで済ませ、メールはお客様とのやり取りにほんの少し使うだけだという。

しかし、しかしである。弊社の人間であろうがなかろうが極端なのは良くないと僕は思う。
過ぎたるは及ばざるがごとし、いくら健康の為といってもサプリメントを食べ過ぎてはいけないのと同じである。 おわかりいただけただろうか。

メールについても同じことが言える。
確かにここまでの記事でソーシャル推進派のような記事を書いてきたつもりだ。
しかし、メールだけのコミュニケーションではただ受信ボックスが肥大化していくだけだし、ソーシャルツールだけのコミュニケーションも働き方を変えずに移すことは得策とはいえない。どのツールもバランスよく、つまりハイブリッドで徐々に切り替えていくのが望ましい。
だから市場でも未だ完全なるEV車よりもハイブリッド車が売れているのである。
おわかりいただけただろうか、僕は書いててちょっとよくわからない。

大事な要件は"ストック"でも見逃す

「ちょっと来なさい」

家庭だろうが学校だろうが会社だろうがこのセリフで呼ばれた当事者があまり良い思いをしたのを聞いたことがない。漫画ならジトっと汗が出るところですが、現実でも出ました。
怒られた理由は再三言われていたのに社内の申請を行っていなかったというもの。

実は前にも何度か勤怠報告を怠っており、早くもダラシない新人というのがバレてしまった。デキる新人ということを入社早々に見せつける予定だったのだが思わぬ落とし穴だった。

「ちゃんと IBM Notes で自分のスケジュールを管理しなさい」

「うーはい。でもConnections じゃ駄目ですか。僕頑張って使ってます」

「努力は認めるが、オススメしないな。うまく使い分けなよ」

「そもそも IBM Notes ってなんですか。使い分けとか意味がわかりませんー」

直球!直球が来たよ、ホームラン狙えるよ!
言ってしまった後に後悔。後に悔やむと書いて後悔。まさにコレ。

またかーと溜息をつく上司。またでーすと溜息をつく僕。呼び出されるメンター。
教えてやれ、と手で振って合図。またかーと溜息をつくメンター。
息が合ってますね。

「"ストック"と"フロー"について教えてあげて」

ストック?フロー?どうやらこれが今回のキーワードのようだ。

IBM Notesとは

実は弊社では新人にはある関門が待っている。IBM Notes (以下、Notes)の存在である。

 

別にNotesに限らない話だが、目的ごとの単一ツールを使いわけて使ってきた学生たちにとってグループウェアはあまり馴染みがない存在だった。
別に使い方がわからないとかそういうことではなく、何故こんなものがあるのか、と疑問に思う。組織で動いた事がなかった人特有の疑問だ。僕だけだったらごめんなさい。

なので、グループウェアに関しては便利だけど、なんでこれじゃなきゃいけないのだろうとよく考えた。

そこで例のごとく、先輩に聞いてみる。

『Q. Notes って何がいいんですか』
『A. Notes は優れたセキュリティを維持しながら業務に応じたアプリケーションを簡単かつ柔軟に開発できるという特色を持っているよ。メールやカレンダーと言ったPIM機能はもちろんのこと、Notes外部にあるスプレッドシートなどのオフィスソフトやRDBなどと連携して必要なメンバーをつないで業務に利用する情報基盤としては最強のツールと言われているよ。オフラインでも利用できるし、外出先からWebブラウザやモバイルからの利用など色々な使い方ができるのも特徴だね。
...このへんでいいですか。ああ、はい、上に確認を取ったけどこれで大丈夫だって』

大分組織がらみの脚色があったように感じるが、間違ったことは言ってないようだ。(*回答は個人の意見によるものです)

ちなみに Notes の最大の特徴は Notes DB と呼ばれる文書型のDBを開発・運用・管理できることにあるという。

 

これらアプリケーションで情報を貯めこんでいく。メールも見た目は若干違うが概念としては Notes DB と同じような設計でできているらしい。
多少の違いはあれどグループウェアは組織で使う上での情報を貯めこみ、管理する。

「この情報が所謂”ストック”。この情報は恣意的に削除しない限りは消えたりしないよね。貯めこんで活用していく情報が”ストック”と思えばいいわ」

「はい、”ストック”はわかりますけど、でも情報って基本的に定期的に削除していくもんじゃないですよね。そういうツールもあるにはありますけど、ストレージを圧迫させないとかそういう理由で決して前向きな理由じゃない気がします」

「そうね、ではここで問題。Connections のようなソーシャルツールは”フロー”に属するんだけど何故でしょう」

「え、”貯めこむ”の逆だから貯めこまないんですよね。いやなんのためのツール…あ、タイムライン」

「そう、ソーシャルツールでほとんど実装されているタイムラインの機能は基本的に情報の鮮度が高いものが浮き出されるようになってる。それは溜め込まないというより、新しい情報に押されて流されていっちゃうわけ」

「でもそれだと大事な情報が見えなくなりますよね」

「その通り!でも Connections はその弱点を補うストックの概念にも属するツールだから第4回のブログや第6回のFilesも更新情報はタイムラインに流れるけど、基本的にある場所に溜め込まれてるわよね。Connections はソーシャルツールだから”フロー”が基本、でも”ストック”も持ってるのよ。あと皆にとって価値ある情報は何度も出てくる。例えばこれは昨日のタイムライン」

「あ、僕が見逃した社内申請のことを皆が呟いている。何度もシェアもされてる…昨日これみてれば」

「そう、”ストック”の情報と違って”フロー”は大事な情報も出してくれる。勿論それは流れていっちゃうけど、こうやって”ストック”で取りこぼされた君みたいな子を”フロー”が救ってくれるのよ。逆に”フロー”を見ないで済む人もいるわ。これが使い分けね」

 

なるほど、しかし”ストック”情報のように大事な情報はいつだって引き出したいものもあるし、Notes とConnections で使い分けるのもいささか面倒な気がする。
でもそのためにNotes と Connections はコラボしていると、先輩は言う。

Notes と Connections による“ストック”と”フロー”のハイブリッド

「"IBM Greenhouse" って検索してみなさい。そこのSolution Catalogってところからプラグインをダウンロードしてきて」

ダウンロードしてきたのは"IBM Connections Plug-ins for IBM Notes"
Notes を一度終了し、インストールしてみる。失敗。何度か試すが失敗。僕憤慨。

「もしかして、もうPlug-inがインストールされてるんじゃない?」

インストールした記憶はないが特に画面に変化はなかった気がする。起動したら花火のFlashくらい出るかと思ったのが期待にはそぐわなかった。
しかし、よくよく見てみると右のサイドバーにいくつか項目が追加されているのに気づいた。

増えた項目は

 
  • ファイル
  • 状況の更新

なにこれ凄い。怖い。

Connections 上の自分のファイルが表示されている。
ただのビュワーかと思ったら違った。ファイルの詳細(ダウンロード数、バージョン管理、最終更新日時)もプロバティでチェックできるし、なによりクリックしてみるとドラッグ&ドロップが出来る事に気づいた。

「なにこれ凄い。怖い。あ、怖いです」

「メール文書にそのままファイルをドラッグ&ドロップもできるよ」

 

「おお!でもこれって普通にファイル貼り付ければ、いいだけじゃないんですか?」

「きみ、前回もそれで怒られたでしょ(第6回)。普通にファイル貼り付けたらメールが重すぎてかなわないでしょ。これなら送る時に Connections 上でアップされたファイルのリンクを貼るだけな上、仮に誰かにメールを転送されても Connections上でアクセス権限をつけてあるから関係ない人は参照できないってわけ」

「なにこれ凄い、です。怖い、です」

状況の更新では Connections 上のタイムラインも表示されてる。

 

「あと、メールの送信者とかにカーソルをあててご覧。ビジネスカードが出るよ...というよりこれは第2回の頃にやったよね。さっきインストール出来なかったのって、あの時インストールしてたんじゃない...?」

「なにこれ凄いです。先輩、近いです、怖いです!」

Notesで出来る事、Connectionsで出来る事

Connections では主にフロー、Notesでは主にストックという使い分けが大事ということが今回よくわかった。
例えば前者では皆が価値ある情報は何度もタイムライン上で見ることができるし、後者では普段仕事をするチームで必要な手続きや承認の履歴などを柔軟な Notes DB等で溜め込めるのだ。

「繰り返すけど、Connections の製品の強みは"フロー"だけじゃなく"ストック"にも対応していることだからね。ファイルしかり、今度やるコミュニティやアクティビティ然り、情報を貯めこむ事にも優れてるわけ。今回はあくまで Notes のようなグループウェアの方がストックに優れているってだけ」

「なるほどー」
「で、個人のスケジュール管理は、やっぱり細かく参照権限を管理できるNotesにストックするべきでしょ」
「はーい」

今回もよく理解できた。

理解できたが今後の物忘れ改善の為、例によって2時間会議室が上司も含めて予約された。

おかわりいただけるだろうか。いえ、皆さんももうおわかりですね?よしぃでした。

現在の繋がり人数:128人(24人UP)

目標人数:201人(10月時部署内 暫定1位の繋がり)

ファイルのダウンロード数:47 ダウンロード(22ダウンロードUP)

IC研究所

こんにちは、別当です!いかがでしたでしょうか、今回の”ストック”・”フロー”のお話は。
少し抽象的な話が出ましたが簡単に言うと “Notes は価値ある情報を貯めこむ” と “Connections は価値ある情報を流す”、それだけの話です。

また、今回 Connections と Notes との連携機能のお話がありましたが、ファイル・ビジネスカード・状況の更新(マイクロブログ)機能については、Connections をご購入頂かずに Notes のライセンスのみでご使用頂けます。対象はバージョンが Notes 8.5 以降になりますので、新規に Connections を導入しようか迷っている、もしくは古い Notes を使っているという方はまず Notes をバージョンアップしてソーシャルを体感されても良いかもしれません。
他にも今回ご紹介しませんでしたが、Notes との連携にはActivity Stream (アクティビティ・ストリーム)やアクティビティ機能があります。簡単に言うと前者はタイムラインがよりパワーアップしたもの、後者はチームでTo do管理できるものです。今回は Notes との連携が主でしたが、またいずれ Connections 単一の記事として取り上げさせて頂くかもしれませんので、登場したら注目してみてくださいね。
ではでは。

上司から一言

「ツールをできない言い訳にするのはやめようね」
「(僕)厳しい!」


ダウンロード可能なリソース


コメント

コメントを登録するにはサインインあるいは登録してください。

static.content.url=http://www.ibm.com/developerworks/js/artrating/
SITE_ID=60
Zone=Lotus
ArticleID=971881
ArticleTitle=新人 SE が学ぶ IBM Connections: 第7回 IBM Notesと組み合わせて使って変わる!~ストックとフローを使いわけよう~
publish-date=05232014