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新人 SE が学ぶ IBM Connections

第6回 Filesを使って変わる!~ソーシャルを使って嬉しい4つのこと~

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このコンテンツは全#シリーズのパート#です: 新人 SE が学ぶ IBM Connections

このシリーズの続きに乞うご期待。

このコンテンツはシリーズの一部分です:新人 SE が学ぶ IBM Connections

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前回からの流れ

太った。

お久しぶりです。早いもので連載開始から1年が過ぎました。折角なので、まず第1回~第5回の復習をしておきたいと思います。

よくご意見頂くことがあるのですが、特に多いのが
「記事はともかく、やっぱまだIBM Connections ってよくわかんない」
という意見です。というわけで今回は一旦その話に戻ります。

改めて IBM Connections とは(よしぃ目線)

前にも申しましたが簡単に言えば「社内SNS」です(IBMではエンタープライズ・ソーシャルと呼びます)。…と言ってもこれだけで具体的なイメージを持てる方は、残念ながらまだそう多くありません。

一般的には、SNSというと遊びのようなイメージでビジネスにはそぐわないと思われる方が多いようです。
ご存知のように、最近の企業、特に日本の企業ではコンプライアンスが厳しい所が増えています。そんな昨今の企業で情報を”撒き散らかす”かのようなツールには抵抗があるからです。

でもちょっと待って!とあえてよしぃは言います(言わせてください)、例えばチームに知識もない・仕事のスキルもない・コミュ力もない最悪の新入社員がいたとして、彼には老け顔だという誰にも言えない(?)悩みがあるとして、その人はそのままでも大丈夫でしょうか。きっと辛い人生を送る(かもしれません)周りもずっと迷惑なままです。涙が出ますね。
しかし、わからないことをわからないと声をあげる手段と勇気さえあれば、周りも助けようがあります。老け顔という悩みも、まあ…慰めてもらえるかもしれません。

これは企業も同じことです。秘匿性を持ったままにすべき情報はあるにせよ(個人情報等)、その中には周りに言った方がより良くなる情報があります。例えば、製品の資料をより良いわかりやすいものにしたり、失敗体験を共有して成功体験に変えたり、新しい企画のアイディアを持ち寄ったり。

IBM Connections (以下: Connections ) はこのように人という資産を使って「今あるものを皆でより良く、今までなかったものを皆でひねり出す」ことに最適なツールなのです。

さて、小難しい話はここまでにし、よしぃの日々に戻って Connections が企業にどんな効果をもたらすか、”よしぃレベル”の小さな世界から見ていきましょう。

大容量メールを送りつける僕

新人といえば、何が仕事だろうか。
朝早くに出社。机の上を拭き、軽く清掃・ゴミ出し、花瓶の水を入れ替え。出社してきた先輩に元気よく挨拶、日中はお茶くみ、肩もみ、カバン持ちまで際限なき仕事(?)が僕らを待っている、かもしれない。

業務に近い話だと、先輩の業務を目で奪うことも仕事のうちだ。もっと言うと、今のうちに失敗し怒られておくのも仕事のうち。いつかは糧になる、なればいいと思う。
今回については後者。

原因は大容量の資料ファイルをメールで何通も送りつけたことにある。
1回ならまだ苦笑で許してもらえた。
その後、その資料が間違っていることに気づいた。大容量をもう一度送り直す。
その後、やっぱり資料が合っていたことに気づいた。ただし、足りない資料もあったので送った。
その後、追加した資料が数日前にアップデートしたばかりと気づいた。念の為古いのも送っておいた。
最後に、「これで足りますでしょうか?」と確認メール。返信には丁寧に添付ファイルの履歴も全てつけた。

物凄く重いメールを4通送ったあたりで、ジワリと汗が吹き出てきたが送ってしまったメールは取り返しがつかない。謝罪の電話(留守電)とメールも入れたので多分、おそらくは、大丈夫、と信じたい。

結果、出先の先輩のPCと先輩自身が火を吹いた(比喩です)出先の細い回線で100MBのメールのダウンロードに半日程かかったのだから、当然といえば当然かもしれない。
後日、とあるまとめサイトを見ると「使えない!最近の新人!」の項目に『大容量の添付メールを送る奴なんなの?』とあったので泣いた。

ファイルサーバーの存在を知った僕

IBM社内ではファイル保管庫系のサービスがいくつかある。誰がどのような目的で使い分けているか謎であるが大別するとこんな感じだ。

  • 大容量アップロード用ファイルサーバー → 普通のファイルサーバーA
  • グループウェア → IBM Notes/Domino 内のDB
  • 社内SNS → Connections のファイル機能

これは怒られ、しょげているのを哀れに思ったのかメンターが教えてくれた。

とりあえずファイルサーバーAから使ってみることにした。
ファイルサーバーAは個人スペースから共有スペースが確保されていることは勿論、セキュリティ権限の付与、共有通知もありごくごく一般的なファイルサーバーだ。
練習も兼ねて研修で作ったプレゼンテーションファイルをアップロードしてみた。ここで「宜しければレビューください」と部署の人にメールもすることで、『僕頑張ってますよ』アピール。セコい。

するとファイルを見たのか、上司がツカツカやってきた。

「それは賢くないな(ボソリ)」

ええっ!

理由を教えてくれればいいのにそのまま行ってしまった。何しに来たのか。

同じくメールをみたメンターからも返信を頂く。

「そういえば Connections でファイルを100ダウンロードしてもらう目標やってる?」

ギクリ。

でもファイルサーバーが既にあるのに Connections でファイルをあげる意味ってなんだろうか。

久しぶりの実践をしてみる僕

上司の意味深な発言はともかく研修である。

ちなみにIBMでは研修時に Connections を使って作業しなさい、というルールはない。
ないので、目標を達成するために研修を開始するやいなや、「Connections (のファイル共有)を研修で使ってみようぜ!」と発案。

驚く皆。自分のやる気ある感じに少しずつリア充オーラを感じてきたに違いない。しかし、

「おい、資料ファイルが見つからないぞ」
「ファイル乱立してどれが最新版かわからんねぇ」
「ねぇ、よしぃの資料ファイル使いづらい」
「パン買ってこい」etc...

研修で殺気立っている中、「は、ただいま!」とさながらパシリ。誰だリア充なんて言ったのは。
パンは無視。

Connections は基本的にコンシューマー向けのSNSとそう変わらない。が、ビジネス用に作られているので慣れない機能もいくつかある。
研修でこれだから、実際の現場では相当なものかもしれない。

果たして、本当に Connections は今日のような事態が解決できないのだろうか気になった。

ソーシャルのファイル共有のHow toを学ぶ僕

先輩に急いでメール、解決策を夜まで聞いた。話は逸れますがわからないことあったら、すぐに聞くのも新人の仕事ですよね。えっへん。

問題は使い方だったのだ。それも単純な。
それまで僕らはただファイルをアップロードしていた、それでもいいがそれだけだと Connections を真の意味で使いこなしたことにはならないのだ。

Q1. 資料が見つからない

この場合前提として検索ができるファイルサーバーだとすると、大きく考えて検索する側・される側とで1つずつ理由がある。1つ目は検索する側が適切な検索ワードを使えていないこと。2つ目は検索される側が該当のファイル名を適切なワードにしていないこと。
例えば、製品紹介のセミナーがあったとして「六本木6月セミナー.pptx」のようにプレゼンテーションファイル名をセミナー名にしたとする。これではセミナーで紹介している製品名がわからないので探しようがない。

かといって「六本木6月セミナー(IBM_NotesDomino , IBM_Connections , IBM_Sametime , WebSphere_Portal ).pptx」も長ったらしい。

A1. これはファイルにタグ付けをすることで解決できる可能性がある。ファイル名とは別に「製品名」や「比較」「2014」のように関連ワードをつけるのである。検索時に条件を明確にする為に、複数のタグ検索が出来ると尚良いだろう。

Q2. ファイルの最新版がわからない

一般的にファイルが最新かどうかわかる手っ取り早い方法は更新日時がわかることだ。ただ、更新日時は別のサービスを使ったり、メール等で送ると消えてしまうこともある。よしぃのフォルダを見ても「◯◯_最新版.pptx」にしても、「◯◯_最終版.pptx」「◯◯_アップロード版.pptx」「◯◯_セミナー版.pptx」のように自分でどれが最新かわからないファイル群がある。「◯◯_v8.pptx」のようにバージョンをつけてもこれが最新版と知る方法はどこにもない。作った僕でさえ覚えていない可能性がある。さらにそのファイルが共有されていたら、他の人が訂正の為にv9、v10を作っている可能性もある。

A2. 更新日時もファイル名も使えないとなると、残るのはバージョン、版管理である。
該当のファイルを古いものから新しいものまでソフトが管理できれば、名前や更新日時に惑わされることはない。古いバージョンが復元できれば、仮に最新版が間違っていても取り返しがつくメリットもある。

 

 

Q3. (僕の)資料が使いづらい

僕がただ頑張るだけでも解決するが、この場合怖いのは作成した資料が使いづらいということを、そもそも僕自身が知らないことだ。
別の人が作り替えたとしても、作成者が作り替えられたことも知らなければ、その人の周りは今後も使いづらい資料を使い続けることになる。

A3. この場合はファイルにコメントをつければ良い。コメントをつけることにより、ファイルの中身にコメントを挿入する方法もあるが、出来たらコメントの履歴がわかると尚良い。どこがどう直っていったかわかるからだ。上記の版管理と合わせて、ファイルの編集を複数人で行えるようセキュリティ権限を設定できれば、より資料の精度があがる。よしぃの資料はまだまだなので正直いろんな人に直してもらえる方が嬉しい。

 

 

Q4. パンを買ってこないといけない。

こんなときは是非発想を変えてみたい。彼らはパンそのものを要求したとは限らない。もしかしたら代用品でも事足りるかもしれない。

A4. Connections のファイルを探してみよう。パンが見つかるかもしれない。

 

 

ほら。

こんな感じにマーマレードを塗った食パンが見つかることもある。タグ付けもバッチリだ。
彼らも僕を泣かせるほど喜んでくれた。

うまく使う僕

Connections はこんな感じでこれら全てを解決できる。

「単純なファイルサーバーはファイルの保管庫としてはいいけれどそれは保存をする側にとって都合がいいだけ。本当に保管したファイルを活用したいなら、探し出すことやファイルをより良く叩き上げる機能が必要。ソーシャルならその『見てもらう』という大事な部分が出来るわけ。じゃないと無駄な資料が大量に膨れ上がるよ」
とは先輩の談。

上司の発言はこのことを言っていたのだ。僕が保存したことに満足したままだったら、メールで一時的に皆に共有できてもある期間を過ぎたら、放置されたままになっていただろう。

結果、メールと Connections を掛け合わせることで研修はうまくいった。ファイルをメールから探したりする時間が圧倒的に消えたので、資料作りに専念出来たというわけだ。メールが行ったり来たりした量も、以前あった研修の頃より圧倒的に減ったと思う。

それにしても同じ会社から出ているのだから IBM Notes のメールと Connections が上手く連携する仕組みはないのだろうか。これだと単純にグループウェアが使われなくなるだけな気がする。

後日、「研修の報告出しといて」と言われたのでドキリ。全体の評価は良かったのだが、僕個人の評価は比例していない。資料が良かったらプレゼンも良くなる…良くなったらいいですね、残念ながらそううまくはいきませんでした。
言い訳のしようもないので、素直に Connections にアップロードして通知もしておいた。

後日、しばらく何も呼び出しをくらわなかったので恐る恐るファイルの履歴を見てみた。

『0 download』

僕は今日も平和です。

現在の繋がり人数:104人(14人UP)

目標人数:201人(9月時部署内 暫定1位の繋がり)

ファイルのダウンロード数:25 ダウンロード(25ダウンロードUP)

IC研究所 「ファイル機能について」

お久しぶりです!別当です。
今回は Connections のファイル機能についてです。
文中では目的のファイルが複数ある場合について例がなかったのでこちらでご紹介します。
必要な資料を探す時、もし文中のようなタグ付け等がきっちりされたファイルが複数検索に引っかかった時、一体どれを使えばベストなのでしょうか。
Connections では検索時に「ダウンロード数」や「いいね数」が検索時に表示されるのでどれが一番使われているファイルかでソートすることが出来ます。どれが良いファイルか一つ一つダウンロードして確認するという手間が減るわけです。いわゆる、口コミ効果というやつですね。

 

 

またタグの活用も便利です。タグは複数検索出来る他、関連タグが自動的に追加されるため、より目的のファイルにたどり着きやすくなります。

 

 

次回はよしぃ君が疑問に思った点、 IBM Notes と Connections についての連携についてです。
グループウェア IBM Notes と Connections でも住み分けの考え方はどうなっているのか、どうやって使い分けるのかを中心にしたお話になります。
ではでは。

上司から一言

「パン。。。」


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