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ヒント: Lotus Notes/Domino 7 でメッセージの特記事項を使用する

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メモ: この記事は、Lotus Notes/Domino 7 Beta 2 におけるメッセージの特記事項の実装に基づいて書かれています。このため、記事の内容が Lotus Notes/Domino 7 の Gold バージョンにおける機能と正確に一致しない可能性もあります。

Lotus Notes/Domino 7 で最も期待されている機能の 1 つに、メッセージの特記事項を簡単に生成する機能があります。これまで、メールは主にビジネスの効率を改善し、同僚と情報を共有するための電子的なメッセージング・ツールとして使用されてきました。しかし、受信するスパムの量が増えるにつれ、正当なメールを選別することが困難になりつつあります。このため、企業は、メールの正当性を示す方法の 1 つとして、メッセージに特記事項を含める試みを始めています。Domino に関するこのヒントでは、Lotus Domino 7 でメッセージの特記事項を有効にする方法について解説します。

Lotus Notes/Domino 7 以前は、メッセージに特記事項を追加するには、サードパーティ製の製品を使用するか、technote の『How to add a standard disclaimer into all outgoing SMTP messages in Domino(US)』に記載されている方法でメールボックスのテンプレートを変更しなければなりませんでした。Lotus Domino 6 では、アーカイブ、デスクトップ、登録、セキュリティ、およびセットアップの 5 種類のポリシー設定文書が導入されました。Lotus Domino 7 では、メール設定文書が導入されます。このヒントは、ポリシーに習熟している Lotus Domino のシステム管理者を想定して書かれています。ポリシーの詳細については、記事『Domino 6 でポリシー・ベースのシステム管理を行う』を参照してください。

図 1. メール設定文書の [Message Disclaimers] タブ
メール設定文書の [Message Disclaimers] タブ
メール設定文書の [Message Disclaimers] タブ

メッセージの特記事項は、Lotus Notes Client、Lotus Domino Server、またはその両方で有効にできます。特記事項の追加は、サーバーのオーバーヘッドを削減するために、Lotus Notes Client で有効にすることをお勧めします。[Notes client can add disclaimer] フィールドを有効にすると、受信者のアドレスがインターネット形式の場合に、メッセージの特記事項が追加されます。ポリシーと特記事項は、この動的な設定を介してクライアントに送られます。Notes Client でメッセージの特記事項の追加を無効にしている場合でも、Domino Server で特記事項を追加できます。

通常、特記事項のテキストは、法的な問題から会社を保護するための通知になっています。多くの企業では、メールメッセージが自社の組織から送信されたことを証明し、一部の社員による悪意のあるメールから自らの組織を保護するために、メッセージの特記事項を使用しています。特記事項のテキストは、プレーンテキストまたは HTML で記述できます。HTML を選択したときは、テキストと共に HTML タグを入力します。画像ファイルはサポートされていません。HTTP リンクを挿入できます。HTTP リンクを含む HTTP による特記事項のサンプルを以下に示します。

<html>
<head>
<meta http-equiv="Content-Type">
</head>
<body bgcolor="#FFFFFF>
<em><font size="2" face="Default Sans Serif">
"Disclaimer: This message is intended only for the use of the individual or 
entity to
which it is addressed and may contain information which is privileged, 
confidential, proprietary,
or exempt from disclosure under applicable law. If you are not the intended 
recipient or the person
responsible for delivering the message to the intended recipient, you are 
strictly prohibited from
disclosing, distributing, copying, or in any way using this message. If you 
have received this 
communication in error, please notify the sender and destroy and delete 
any copies you may have
received."
</font></em>
<br/><br/>
<a href="http://www.ibm.com"><font size="2" face="Default Sans 
Serif">
<i>http://www.ibm.com</igt;</fontgt;</a>
</body>
</html>

特記事項のテキストを決めるときは、あらゆる解釈の可能性を考慮し、内容が会社のポリシーに適合していることを確認します。特記事項のテキストは、メールの一番下に追加するか、本文の一番上に挿入します。また、特記事項のテキストは多言語インターネットメールをサポートします。[Multilingual Internet mail] フィールドは、Domino Server によって追加されたメッセージの特記事項にのみ適用されます。受信者のメール・プログラムがユニコード文字セットを読めない場合は、このフィールドで [Use Best Match] オプションを選択します。別の方法として、Unicode (UTF-8) を使用することもできます。これは、複数の言語でメッセージを送信するときに適した方法です。

Notes Client で特記事項を追加しないことを選択した場合でも、router タスクで特記事項を追加するよう Domino Server を設定できます。

図 2. サーバー設定文書の [Message Disclaimers] タブ
サーバー設定文書の [Message Disclaimers] タブ
サーバー設定文書の [Message Disclaimers] タブ

サーバー設定文書でメッセージの特記事項を有効にすると、router タスクはポリシー文書で定義された特記事項のテキストを追加します。[Add disclaimer to S/MIME signed or encrypted messages] オプションは、有効または無効のどちらにも設定できます。メッセージの特記事項を S/MIME メッセージまたは暗号化されたメッセージに追加したいときは、Notes Client で特記事項を追加することをお勧めします。Notes Client は、メッセージの署名または暗号化の前にメッセージの特記事項を追加します。署名されたメッセージまたは暗号化されたメッセージに Domino Server が特記事項を追加すると、メッセージの受信者はメッセージの暗号を解除できないか、電子署名を検証できないことがあります。Domino Server でメッセージの特記事項を追加する場合は、トラブルシューティングのときに役立つように、ログのレベルを上げることもできます。


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Zone=Lotus
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ArticleTitle=LDD Today: ヒント: Lotus Notes/Domino 7 でメッセージの特記事項を使用する
publish-date=10252004